これらの新しいカレンダー アプリの中に、時間をかけてみる価値のあるものはありますか?

2024 年になり、これまでよりもはるかに多くのカレンダー アプリが登場しました。彼らのマーケティング キャンペーンは、それらがすべて生産性に不可欠であるかのように聞こえます。しかし、実際に毎日の作業量を増やすのに役立つのはどれでしょうか?また、既存のカレンダー設定よりも優れている点は何でしょうか?

ほとんどの人にとって、Google カレンダー、Outlook カレンダー、Apple カレンダーなどのデフォルトのシステム カレンダーで十分です。しかし、市場に出回っている新しいカレンダー アプリは、スケジュール設定から調整、タスク管理に至るまで、さまざまな分野で役立つことを約束しています。この広大なツールの世界をガイドして、超計画的なスケジュールがどのようなものになるかを見てみましょう。

数えきれないほどのカレンダー アプリ

カレンダー ツールを 4 つの異なるカテゴリに分類して、その広大な状況を見ていきます。

• リマインダー重視のカレンダー: スケジュールに多くの会議が含まれることが多い人や、複数のカレンダーをやりくりする人向け。例には、TimeOS や Beams が含まれます。
• スケジュール ツール: 多数の会議を開催したり、世界中の複数の人々と調整したりするユーザー向け。例としては、Calendly、Cal.com、SavvyCal などがあります。
• タスク管理カレンダー: 在宅勤務またはハイブリッド ジョブで働く人向け。このカテゴリのアプリは、個人生活と仕事生活の両方を管理するために設計されています。例としては、Notion Calendar、Amie、Rise、Routine、Sunsama、Vimcal、Daybridge などがあります。
• AI を活用した機能と追加機能: 今後のカレンダー イベントに関する情報にすばやくアクセスしたい人、またはリラックスする時間を確保して 1 日を組み立てるのにサポートが必要な人向け。例としては、Reclaim、Clara、Trevor などがあります。

職場のチームは会議に社内ツールやカレンダーを使用しているかもしれませんが、これらのサードパーティ アプリの一部は、仕事ツールと統合できれば個人的に役立ちます。

Outlook カレンダーや Google カレンダーなどのネイティブ カレンダー アプリも、空き状況の共有、位置情報の共有、有料の予定を予約する機能などの機能を備えています。ただし、これらのアプリには機能が多すぎるため、見つけるのが難しい場合があります。そのような場合には、専用のサードパーティ ツールが意味を持ちます。

これらのサードパーティ アプリは、Google、Outlook、または Apple Calendar と統合されていることに留意することが重要です。そのため、目的に応じて複数のアプリを使用している場合でも、選択したデフォルトのカレンダー アプリからスケジュールを確認できます。

PSA – カレンダー アプリの無料版で十分です

ほとんどの人は、これらの新しいカレンダー アプリの無料枠で必要なスケジュール機能をすべて見つけることができるため、すぐにサブスクリプションを購入する必要はありません。

したがって、カレンダー ツールにお金を払うことに決めた場合は、会議の文字起こしやメモの要約など、本当にコストに見合った追加機能を探してください。

強力なリマインダー

ほとんどのカレンダー アプリは、デフォルトで今後の会議について通知しますが、注意していないと、これらのアラートを見逃してしまう可能性があります。私たちの多くは、携帯電話が近くにないか、通知を完全にミュートしているため、特定の会議を忘れてしまいます。

このような状況で使用する最も便利なツールの 1 つは、TimeOSと呼ばれるブラウザ拡張機能です。ブラウザで新しいタブを開くと、次の会議に関する情報が表示されるため、常に脳にリマインダーを与えてくれるようになります。

TimeOS には自動参加機能もあり、これを有効にすると、人間の介入なしにビデオ会議リンクが開くようになります。

Mac ユーザーの場合は、メニュー バーにあるBeamsと呼ばれるツールを使用して、今後の会議について警告することもできます。クリックするだけで、その日と翌日のスケジュールを確認することもできます。

リマインダーが約束に時間どおりに行く唯一の方法である場合は、タスク マネージャー アプリAny.do を試してみる価値があります。 WhatsApp と位置情報に基づくリマインダーを月額 5 ドルで提供します。

スケジュールと空き状況

事実上、世の中にあるすべてのカレンダー アプリでイベントを追加できますが、スケジュール ツールには他のユーザーとタイムスロットを共有するオプションが用意されています。適切なスロットを交渉するために連絡先とメールをやり取りする時間を節約できます。

会議の可能時間を連絡する必要がある場合、Calendly はそれを簡単に行うための最も人気のあるツールの 1 つであり、1 円も費やす必要はありません。

無料利用枠を使用すると、毎日の勤務時間を指定し、15 分、30 分、60 分の会議枠などの 1 つのイベント タイプを設定できます。リンクは誰とでも共有でき、尋ねることなく時間帯を予約できます。彼らはあなたのスケジュールの空き時間を確認し、前後関係なくスロットを予約します。特定の日の勤務時間をカスタマイズするオプションもあります。

iOS で無料で利用できるVimcal を使用すると、タイムゾーンをサイドバーに積み重ねることができます。これは、タイムゾーンを越えて同僚や共同作業者がいる場合に非常に便利です。これにより、世界時計を見て、自分と地球上の他の場所で連絡を取るのに最適な時間を計算するという暗算の手間が省けます。

Cron Calednar の改良版である新しくリリースされたNotion Calendar を使用すると、1 つの画面で複数のタイムゾーンを確認することもできます。

さらに、個人用カレンダーと仕事用カレンダーの間の競合を処理し、ビジーとマークしたスロットを自動的にブロックします。

さらに、Vimcal、Notion Calendar、TimeOS では、日付をまたいでタイムスロットをドラッグすることで、空き状況を共有できます。これは、スプレッドシート上の複数の列セルを選択するのと似ています。それがどのように機能するかを簡単なビデオで確認できます。これは、勤務時間が固定されておらず、特定の会議のために特定のタイムスロットを他の人々と共有したい場合に役立ちます。これは、「木曜日の午後 3 時から午後 6 時までと金曜日の午前 10 時から午前 11 時までは通話が可能です」と言うのと同じです。

会うのに最適な時間に投票する

あなたとあなたの共同作業者が、毎週 3 時間のブロックで 30 分間の会議を定期的に開催することに合意したが、正確なタイミングは柔軟に保ちたいという状況があります。投票することが最善の方法です。

Doodle は、会議の提案された時間帯に投票するための優れたツールです。そのため、適切な時間枠について合意を得るために複数の人の間を行ったり来たりする必要がなくなります。また、無料枠で 1 対 1 の会議用の Calendly のようなリンクを作成したり、無制限のグループ投票を作成したりすることもできます。

これとは別に、TimeOS では、ユーザーが会議のタイムスロットに投票するためのグループ投票を作成することもできます。

より個人的なタッチとして、ソーシャル カレンダーを目的としたDaybrige を使用すると、友人が RSVP できるようにイベント リンクを簡単に作成して共有できます。

タスク管理

あなたのスケジュールはおそらく会議だけではありません。おそらく、食料品を買ったり、食事の準備をしたり、洗濯をしたりするために、特定の時間のリマインダーが必要になるでしょう。ありがたいことに、そのためのアプリがあります。

多くのハイブリッド アプリを使用すると、会議のスケジュールを確認したり、日々のタスクや長期的な計画を書き留めたりすることができます。

これらのタスク管理に重点を置いたアプリは、タスクごとに一定の時間をブロックすることにも役立つため、ToDo リストや会議を見て圧倒されることはありません。

Routineはそのようなアプリの 1 つで、Web、iOS、macOS で利用可能で、Android でもリリースされる予定であり、上記のすべてを組み合わせたものです。

特定の時間枠を持つイベントを中心に構築された他のアプリとは異なり、ルーティンはタスクを主要住民のように扱います。このインターフェイスを使用すると、タスクを特定の日時に割り当てる前に、まずタスクを簡単に書き留めることができます。

繰り返しのタスクにも最適です。さらに、今日の会議とタスクを表示するシンプルな「アジェンダ」ビューもあります。

しかし、Routine にはこのカテゴリで多くの競争があります。前述の Any.do は、To-Do とカレンダーを組み合わせたものです。最近待機リストを廃止した Amie もあり、連絡先があなたと時間を予約するためのパーソナライズされたリンクなど、より優れたスケジュール ツールを提供しています。

Sunsamaは有料プランのみを提供しており、タスクに費やす時間を定義するよう求めることで、意識的な計画を立てるのに役立ちます。また、このアプリは、タスクを完了としてマークすると、その日にさまざまなタスクに費やした時間を表示し、毎日のまとめ/終了の概要を書くよう促します。

Daybridge には、「集中」、「計画」、「リラックス」などの複数のビューがあり、個人用と仕事用の両方の視点からスケジュールを確認するのに役立ちます。さらに、このツールは、タスクを書き留めるときに、エンターテイメント、ソーシャル、フィットネス、パーソナルケアなどのタグを割り当てることで、タスクを簡単に分類するのに役立ちます。 AI を介さずにビューと切り替えを提供することで、さまざまな種類のタスクに最適な時間を見つけられるようにするというアイデアです。

AI はあなたのスケジュールを実行できますか?

最新のカレンダー アプリは、主に時間を最適化するために AI チョップを適用します。時間帯を提案したり、毎日十分なダウンタイムが得られるような方法でスケジュールを自動的に作成したりします。

たとえば、Vimcal の AI ボットは、適切な時間を自動的に見つけるのに役立ちます。相手の Calendly リンク (またはその他の空き情報) を投稿すると、双方が会議に参加できる場合、Vimcal が自動的に相互のスロットを強調表示します。さらに、「明日の東部時間午後 3 時から午後 5 時までは空いています」のような電子メールの文を貼り付けて、AI にスロットを見つけさせることもできます。

AI はお客様に代わって時間枠について合意することはできないことに注意してください。最適なタイミングを見つけて、テキストやリンクを解析して手動でスロットを確認する手間を省きます。

Vimcal には、電子メール ドメインに基づいて、会議出席者の出身会社について概要を説明する優れた機能もあります。

さらに、多くのアプリでは、ダウンタイムやフィットネス ルーチンの設定を定義でき、AI が個人的なアクティビティに合わせてスケジュールを変更します。

Reclaim AI には習慣と呼ばれる機能があり、定期的なタスクや習慣を毎日のルーチンに組み込むことができます。新年の抱負と同じように、人は習慣を身につけるタスクをしばらくすると忘れてしまうことがよくあります。そこで、Reclaim はこれらの習慣をカレンダーに組み込み、それに合わせてスケジュールをスマートに移動させて、忘れないようにすることもできます。

無料枠では 3 つの習慣を定義できます。すぐに始められるように、ライティング、顧客調査、午後の近況報告などのテンプレートがいくつかあります。これらのテンプレートは、オンボーディング中に選択したロールに基づいています。

Trevor AI は自動スケジュールを処理しませんが、タスクに最適なスロットを提案し、タスクを入力すると各タスクの期間を推定します。

前に述べた TimeOS を覚えていますか?会議中にメモを取り、後で参照するためにそれを呼び出すことができます。つまり、AI アシスタントに以前の会議に関する概要情報を提供するように依頼することで、カレンダー ビューから会議の準備を直接行うことができ、電子メール スレッドやその他のソースから手動で詳細を収集する必要がなくなります。

カレンダーアプリにお金を払うべきですか?

「最高のカレンダー アプリ」とは何かということに対する直接の答えはありませんが、お金を払うべきかどうかを判断する方法はあります。多くのカレンダー アプリは互いに似た機能を備えていますが、あるアプリのインターフェイス、使いやすさ、切り替えの方が他のアプリよりも気に入っている場合があります。

有料枠について考える良い方法は、カレンダー ツールを試した後、それによって時間が節約できたか、それとも生活をよりよく整理できたかを自問することです。

Akiflowや Sunsamaなどのアプリは、スケジュールからタスク管理、習慣づくりまで幅広い機能を提供するため、プレミアム料金がかかります。したがって、複数のアプリを使用するのではなく、生活のさまざまな部分を 1 つの傘の下にまとめたい場合、それは素晴らしい方法であり、お金を払う価値があるかもしれません。有料機能に関しては、評価しやすいものもあります。たとえば、ワークフローに定期的なタスクや複数のカレンダーがある場合、それらをサポートするアプリに料金を支払うのは理にかなっています。

現時点で評価が難しいのは、AI を活用した機能とスマート スケジューリングです。 AI アルゴリズムが自分にとって機能し、スケジュールの立て方に合っているかどうかを理解するには、しばらくこれらを試してみなければならないからです。

TimeOS、Amie、Notion Calendar、Hey Calendar などのいくつかのツールは、会議の記録、文字起こし、電子メールやデータベース システムとの統合の強化など、カレンダーの枠を超えた機能を提供します。これらのツールは、チーム全体で同僚と共同作業することを目的としたプレミアム層を提供します。そのため、強力ではありますが、他のツールと併用して使用する場合にのみ料金を支払うことを検討することをお勧めします。

まとめ

私は生産性向上アプリを常に試しているので、製品間を頻繁に移行します。 Vimcal は現在、自分の空き状況を共有するためのお気に入りのツールです。タイムゾーンを超えた人々との会議に適した時間を簡単に見つけることができるからです。

一方、ルーティンは、やるべきこととカレンダーを統合するために私が選んだ武器です。毎日の予定表ビューを使用すると、重要な電子メールの送信や特定のトピックの調査などのタスクを簡単に割り当てることができます。

ただし、Amie は現在、待機リストに登録されていない状態で一般公開されており、電子メール統合が組み込まれているため、電子メールをドラッグしてカレンダーのタスクとしてスケジュールすることができます。私もそれを試してみるつもりです。