在 Outlook 中新增電子郵件簽名的逐步指南

重點

  • 了解如何在各種 Outlook 平台上新增簽名。
  • 使用富文本格式選項自訂您的簽名。
  • 管理預設訊息和回覆的簽名設定。

在 Outlook 中製作簽名：綜合指南

建立有效的電子郵件簽名可以提升您的專業通訊能力。本指南將引導您完成跨 Outlook 的各種平台（Web、Windows、Mac 和行動裝置）無縫新增和自訂簽名的步驟。

步驟 1：在 Outlook.com 和 Outlook PWA 中新增簽名

步驟 1： 造訪 Outlook.com 中的簽名設定

使用任何網頁瀏覽器登入您的 Outlook 帳戶。登入後，點擊右上角的 「設定」 （齒輪圖示）開啟設定選單。

第 2 步： 建立您的簽名

導覽至 「郵件」→「撰寫並回覆」→「電子郵件簽名」 。如果未列出簽名，請在下方輸入名稱 請輸入簽名名稱 ，否則按一下 「新簽名」 以建立一個。

第 3 步： 編輯您的簽名

在富文本編輯器中，輸入所需的簽名文字。對於進階選項，請點擊三點圖示以存取上標、表格和圖像等功能。

第 4 步： 完成您的簽名

滿意後，按一下 「儲存」 以儲存您的新簽名。您可以透過點擊電子郵件撰寫視窗中的「簽名」圖示將此簽名插入任何電子郵件中。

第5步： 設定預設簽名

從簽名框下方對應的下拉式選單中選擇 新郵件 和 回覆/轉寄的 預設簽章。

步驟 2：在 Outlook for Windows 中插入簽名

第6步： 開啟簽名設定

在 Windows 版 Outlook 應用程式中，按一下 「新電子郵件」 ，然後導覽至 「簽章」 以開啟 「簽名和信紙」 彈出視窗。

第 7 步： 建立並編輯您的簽名

如果不存在簽名，請選擇 「新建」 來建立簽名。為您的簽名命名，然後輸入簽名內容，包括文字、圖像和超連結。

第 8 步： 完成並儲存

如果可用，請利用 「取得簽名」範本 以獲得更多選項。請務必記住按一下 “確定” 以儲存變更。

步驟 3：在 Outlook for Mac 中設定簽名

步驟 9： 存取 Outlook for Mac 中的簽名

開啟 Outlook 應用程序，然後從選單中按一下 Microsoft Outlook → 設定 → 簽章 開始。

第 10 步： 建立您的簽名

在簽名視窗中，按一下 + 按鈕新增簽名。使用 編輯 選項在編輯器中設定簽名格式。

第 11 步： 儲存並選擇預設值

完成簽名後請記得按一下 「儲存」 。在撰寫電子郵件期間，透過點擊 「簽名」 從選單中選擇您的簽名。

步驟 4：在 Outlook 行動應用程式中實作簽名

第12步： 開啟行動應用程式中的設置

在 Outlook 行動應用程式（適用於 Android 和 iOS ）上，點擊左上角的 Outlook 符號，向下捲動至 「設定」 ，然後選擇 「簽章」 。

第 13 步： 建立純文字簽名

您只能在行動應用程式中建立純文字簽名。輸入所需的文字後，按一下 「確定」 按鈕進行儲存。

第 14 步： 跨裝置同步

您的電子郵件簽章將在所有外寄郵件中預設為自動同步；但是，請注意，某些功能可能無法在裝置之間傳輸。

有效簽名的其他技巧

  • 保持你的簽名簡潔但資訊豐富。
  • 合併相關鏈接，例如您的 LinkedIn 個人資料或公司網站。
  • 避免過多的圖像，堅持使用簡單的 HTML 以確保相容性。

概括

在 Outlook 中新增簽名可以增強您的電子郵件專業水平。本指南詳細介紹了跨不同平台的流程，確保您可以建立適合您的風格並符合業務標準的客製化簽名。

結論

在 Outlook 中建立精心設計的簽名是完善電子郵件通訊的重要步驟。請按照上述步驟操作，以確保您的簽名在描繪您的職業形象時脫穎而出。

FAQ（常見問題）

我可以將圖像新增至 Outlook 中的電子郵件簽名嗎？

是的，如果您使用的是桌面版本，則可以將映像插入 Outlook 簽名中。但是，Outlook 行動應用程式僅限於純文字簽名。

我的簽名是否在所有裝置上同步？

您的純文字簽名將在所有裝置上同步，但富文本功能可能不會自動傳輸。