在 Outlook 中建立和使用電子郵件和訊息模板

重點

  • 建立電子郵件範本可以提高電子郵件效率。
  • Outlook 應用程式和 Web 版本具有不同的範本功能。
  • 使用草稿作為電子郵件範本的替代方案。

使用 Outlook 中的電子郵件範本簡化您的通信

在 Microsoft Outlook 中建立和使用電子郵件範本可以顯著提高管理重複通訊時的工作效率。無論是行銷、商務信函或個人訊息，範本都可以節省時間並確保訊息傳遞的一致性。本指南將引導您完成在 Outlook 應用程式和 Web 版本中輕鬆建立和使用電子郵件範本的步驟。

在 Outlook App 中建立電子郵件範本的逐步指南

步驟 1： 啟動 Outlook 並開始傳送新電子郵件

首先，開啟裝置上的 Microsoft Outlook 應用程式。若要開始傳送新電子郵件，請按一下「首頁」標籤上的 「新電子郵件」 Ctrl + Shift + M 按鈕，或只需按開啟新訊息視窗即可。

第 2 步： 設計您的電子郵件模板

在新訊息視窗中，撰寫電子郵件範本。您可以根據需要添加文字、連結、圖像、簽名和任何其他相關內容。請隨意添加您經常附加到定期電子郵件中的文件。

第 3 步： 儲存模板

範本準備好後，導覽至 「檔案」 選單並選擇 「另存為」 。在儲存對話方塊中，將 儲存類型 設為 Outlook 範本 (.oft) ，命名文件，然後按一下 儲存 。預設位置是：

C:\Users\ \AppData\Roaming\Microsoft\Templates

專業提示： 您可以選擇其他位置以便稍後存取。

第 4 步： 存取您已儲存的模板

要使用儲存的模板，只需雙擊.oft 檔案即可在需要時在 Outlook 中將其開啟。

其他提示和技巧

  • 發送前請先驗證您的範本是否是最新的。
  • 將範本用於不同的收件者時，請考慮在範本正文中加入個人風格。
  • 讓您的範本目錄井井有條，以便於存取。

概括

在 Microsoft Outlook 中建立和使用電子郵件範本可以提高您的效率並確保電子郵件通訊的一致性，無論您使用的是桌面應用程式還是 Outlook 網頁版。

結論

透過遵循本指南中概述的步驟，您可以輕鬆地在 Microsoft Outlook 中設定和使用電子郵件範本。利用這項強大的功能可以節省時間並改善您的電子郵件管理。

FAQ（常見問題）

如何在 Outlook 中建立帶有附件的電子郵件範本？

若要建立附有附件的電子郵件模板，請撰寫新電子郵件，前往「插入」選項卡，然後選擇「 附加檔案 或 圖片」 。附加檔案後，使用 「檔案」 > 「另存為」 選項以 Outlook 範本格式儲存電子郵件。

如何使用 Outlook 草稿作為電子郵件範本？

您可以使用草稿作為範本。當您將未完成的電子郵件儲存為草稿時，請造訪「草稿」資料夾，將其內容複製到新電子郵件中，然後根據需要進行修改。請注意，發送電子郵件後，它就不再可用作草稿範本。