建立 Excel 考勤表：逐步指南

2024/12/10

在本指南中，我將示範如何使用 Microsoft Excel 建立出勤表。本逐步教學旨在以數位方式簡化您的出勤追蹤流程。透過使用此自動 Excel 出勤表，您可以輕鬆計算員工出勤天數的百分比，這在進行績效審查或評估時非常有用。

在 Excel 中建立考勤表的步驟

本教學將協助您在 Excel 中設定有效的出席表，適用於教育機構和企業。

我準備了一個模板，其中包含員工姓名清單。如果您要為學校製作出勤表，只需將「員工姓名」部分替換為「學生姓名」即可。此外，您可以利用「文字換行」和「合併並居中」指令來整齊地組織儲存格內的文字。

初始任務是在 Excel 工作表中輸入特定月份的日期。按一下儲存格並以 DD-MM-YYYY 格式輸入日期。例如，如果您要建立 2024 年 10 月的出勤表，則日期將輸入為 01/10/2024。在日期儲存格下方，您應該在日期正下方的儲存格中使用下列公式來指示對應的日期：

=TEXT(B1, "dddd")

在此公式中，調整 B1 以表示日期所在儲存格的位址。

下一步是將日期格式化為僅顯示天數，從而增強考勤表的緊湊性。右鍵點選日期儲存格，選擇「設定儲存格格式」，選擇「自訂」，然後選擇「dd-mm-yy」樣式。從此格式中刪除mm-yy部分，然後按一下「確定」。如果您希望顯示日期的縮寫，請將前面的公式調整為：

=TEXT(B1, "ddd")

反白顯示包含日期和日期名稱的儲存格，然後使用填滿手柄將它們拖曳到右側。填寫完該月的所有日期後，請在相鄰儲存格中輸入以下標籤：

用“H”表示星期日，用“P”記錄當前日期，並用“A”標記缺席日期。

接下來，對出勤指標（出席、缺席、假期）套用條件格式，使用綠色表示當天，使用黃色表示缺勤，使用紅色表示假期。您可以根據自己的喜好隨意選擇顏色。

選取包含P、A 和 H 的所有儲存格。在提供的欄位中輸入P ，然後從下拉式選單中選擇所需的格式選項。對代表假期和缺勤日的單元格重複此過程，並考慮透過「自訂格式」選項自訂顏色。

若要統計員工的目前天數，請選擇適當的儲存格並輸入下列公式：

=COUNTIF(cell range, "P")

在此公式中，請確保為每位員工指定正確的總天數範圍。例如，如果員工從 B3 參加到 AF3，請使用以下公式：

=COUNTIF(B3:AF3, "P")

使用填充柄將此公式複製到其他儲存格中。若要計算員工的缺勤天數，請使用下列公式：

=COUNTIF(cell range, "A")

確保在公式中輸入正確的儲存格範圍以避免錯誤。

此 Excel 工作表會根據一個月中的星期日總數來計算假期。為此，指定包含天數的範圍並使用下列公式：

=COUNTIF(cell range, "Sun")

請謹慎設定準確的範圍。若要在使用填滿句柄填充相鄰儲存格時保持相同的儲存格範圍，請使用$函數鎖定儲存格參考。

如果日期名稱佔據從 B2 到 AF2 的儲存格，則公式為：

=COUNTIF($B$2:$AF$2, "Sun")

工作日只是出勤天數和缺勤天數的總和，您可以透過以下方式計算：

=SUM(cell range)

例如，如果員工的出席天數和缺勤天數分別記錄在儲存格 AG3 和 AH3 中，請使用下列公式：

=SUM(AG3:AH3)

若要計算員工的出勤率，請套用下列公式：

= Present days / Working days

將公式中的佔位符替換為正確的儲存格參考。結果將以十進制格式顯示。您可以透過「首頁」標籤中的%格式選項將其轉換為百分比，或使用快速鍵Ctrl + Shift + %。不要忘記拖曳剩餘空白單元格的填充手柄。

您指定月份的考勤表已準備好！要為下個月建立新的數據，只需將整個數據複製到新的 Excel 工作表並相應地修改日期，即可自動更新日期。手動輸入新月份的 P、A 和 H 值。

這就是全部內容。我相信您會發現這些資訊很有幫助！

Microsoft Office 365 和 Excel for the Web 中提供了核對錶功能。若要建立清單框，請導覽至「插入」標籤並選擇「複選框」選項。這將在您選擇的儲存格或儲存格範圍中插入一個複選框。

在先前版本的 Office 中，您會發現兩種類型的複選框：ActiveX 控制項複選框和表單控制項複選框，這與 Microsoft Office 365 中的複選框不同。

若要列印 Excel 工作表，請開啟所需的工作表，然後導覽至「檔案」>「列印」，或使用Ctrl + P鍵盤快速鍵。選擇您的印表機，根據需要調整設置，然後按一下「列印」。