Microsoft Outlookでメールを整理するための効果的なテクニック

ステップ1: Outlookでフォルダーを構成する

フォルダーを設定すると、受信トレイを効率的に整理できます。

1.1 Outlook デスクトップ アプリケーション

1. キーを押して Windows 、Outlookと入力して開きます。
2. [フォルダー]タブをクリックし、[新しいフォルダー]を選択します。
3. フォルダーに「Unified Inbox」という名前を付けて、[OK]をクリックします。

1.2 Outlook Web バージョン

1. Web 上の Outlookにログインします。
2. 受信トレイを右クリックし、[新しいフォルダーの作成] を選択します。
3. フォルダ名を入力して を押します Enter。

プロのヒント:フォルダーを見逃さないように、フォルダー ペインが常に展開されていることを確認してください。

ステップ2:メールをフォルダに移動する

メールを適切なフォルダに移動して整理します。

2.1 手動によるメールの再配置

1. メールを選択し、「移動先」をクリックして、作成したフォルダーを選択します。
2. あるいは、メールをフォルダーにドラッグ アンド ドロップすることもできます。

2.2 メールの自動転送

1. メールを右クリックし、[ルールの作成]を選択します。
2. [メッセージ]を選択し、[ルール]をクリックします。
3. [差出人 (送信者)]オプションをチェックし、その送信者からの今後のメールを保存するフォルダーを選択します。
4. Windows +を使用して既存のルールをクリアし R、outlook.exe /cleanrulesと入力して、を押します Enter。

2.3 メールフォルダをアルファベット順に整理する

1. Microsoft Outlook を開きます。
2. フォルダータブに移動します。
3. [すべてのフォルダを表示] (AZ)を選択します。

ステップ3: Outlookカテゴリを実装する

カテゴリを使用すると、さらに階層を分けて整理することができます。

3.1 デスクトップクライアント

1. Outlook デスクトップ アプリケーションを開きます。
2. 「タグ」セクションで、「分類」を選択します。
3. ドロップダウンメニューから「すべてのカテゴリ」を選択します。
4. [色分類] ボックスで[新規]をクリックします。
5. 名前を入力し、色を選択し、ショートカット キーを割り当てて、[OK]をクリックします。

3.2 ウェブアプリ

1. Outlookにログインします。
2. [設定]をクリックします。
3. [全般]を選択し、次に[カテゴリ]を選択します。
4. + Create Categoryを押して名前を付け、色を選択してSaveをクリックします。

3.3 カテゴリによる並べ替えとフィルタリング

1. メール ヘッダーの[カテゴリ] 列をクリックします。
2. カテゴリ ヘッダーの横にある三角形を使用して、カテゴリを展開または折りたたみます。

ステップ4:自動返信を有効にする

自動返信を設定して、オフィス外にいる間の期待を管理します。

1. Outlook を開き、[ファイル] > [情報] > [仕分けルールと通知の管理]に移動します。
2. 「電子メール ルール」タブに移動して、アカウントを選択します。
3. [新しいルール]をクリックします。
4. [受信したメッセージにルールを適用する]を選択します。
5. [宛先] ボックスで自分の名前がどこにあるかを確認し、 [次へ]をクリックします。
6. 特定のテンプレートを使用して返信を選択します。
7. ファイル システムのユーザー テンプレートを検索先として設定し、テンプレートを選択します。
8. 自動返信の場合は除くのオプションをチェックします。
9. ルールに名前を付けて、[このルールを有効にする]ボックスをオンにします。
10. [完了]をクリックし、[OK] をクリックします。

ステップ5: Outlookでタスクを作成する

実行可能な電子メールをタスクに変換すると、生産性が向上します。

5.1 タスクの設定

1. Outlook のメイン画面で、[クイック操作]の [ホーム] タブに移動します。
2. [新規作成]をクリックするか、[新しいクイック ステップ]を選択して、[カスタム]を選択します。
3. クイック ステップに名前を付け、タスク関連のアクションを選択します。
4. 必要に応じてショートカット キーを割り当て、[完了]をクリックします。
5. このクイック ステップは、受信トレイから選択できるようになります。

5.2 リマインダーの設定

1. Outlook を開き、[To Do]アイコンをクリックします。
2. 「リマインダー」を選択し、希望するリマインダー時間を設定します。
3. 変更を保存します。

ステップ6：定期的なクリーンアップをスケジュールする

定期的なクリーンアップを設定して受信トレイを維持します。

1. Outlook.comにアクセスします。
2. ログインして[設定]に移動します。
3. [全般]を選択し、[ストレージ]を選択します。
4. 各フォルダーがメールボックス内で使用しているスペースを確認します。
5. 保持期間を 3 か月、6 か月、または 12 か月に設定し、削除アイコンをクリックして不要なメールを削除します。

プロのヒント:受信トレイを一貫して管理すると、ストレージ容量不足を防ぐことができます。

Outlook で削除されたフォルダーを復元するにはどうすればよいですか?

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