Czy którakolwiek z tych nowomodnych aplikacji kalendarza jest warta Twojego czasu?

Jest rok 2024 i mamy teraz znacznie więcej aplikacji kalendarza niż kiedykolwiek wcześniej . Ich kampanie marketingowe sprawiają wrażenie, jakby były niezbędne dla Twojej produktywności. Ale które z nich tak naprawdę pomogą Ci zrobić więcej każdego dnia i w czym są lepsze niż istniejąca konfiguracja kalendarza?

W przypadku większości osób domyślne kalendarze systemowe, takie jak Kalendarz Google , Kalendarz Outlook i Kalendarz Apple, wykonają zadanie. Jednak nowy zestaw aplikacji kalendarza dostępny na rynku obiecuje pomóc w różnych kwestiach, od planowania po koordynację i zarządzanie zadaniami. Poprowadzimy Cię przez ten rozległy wszechświat narzędzi i zobaczymy, jak może wyglądać Twój niezwykle zorganizowany harmonogram.

Więcej aplikacji kalendarza, niż możesz zliczyć

Przyjrzymy się rozległemu krajobrazowi narzędzi kalendarza, dzieląc je na cztery odrębne kategorie:

• Kalendarze skupiające się na przypomnieniach : dla osób, które często mają w swoim harmonogramie wiele spotkań, a także dla tych, które żonglują wieloma kalendarzami. Przykładami są TimeOS i Beams.
• Narzędzia do planowania : dla użytkowników, którzy organizują wiele spotkań lub koordynują działania z wieloma osobami na całym świecie. Przykładami są Calendly, Cal.com i SavvyCal.
• Kalendarze do zarządzania zadaniami : dla osób, które pracują w domu lub wykonują prace hybrydowe. Aplikacje w tej kategorii służą do zarządzania życiem osobistym i zawodowym. Przykładami są: Notion Calendar, Amie, Rise, Routine, Sunsama, Vimcal i Daybridge.
• Funkcje i dodatki oparte na sztucznej inteligencji : dla osób, które chcą szybszego dostępu do informacji o nadchodzących wydarzeniach w kalendarzu lub potrzebują pomocy w zorganizowaniu dnia z uwzględnieniem czasu na odpoczynek. Przykładami są Reclaim, Clara i Trevor.

Chociaż Twój zespół w pracy może podczas spotkań korzystać z wewnętrznych narzędzi i kalendarzy, niektóre aplikacje innych firm mogą Ci pomóc osobiście, jeśli zintegrujesz je z narzędziami do pracy.

Natywne aplikacje kalendarza, takie jak Kalendarz Outlook i Kalendarz Google, również zostały wyposażone w takie funkcje, jak udostępnianie dostępności, udostępnianie lokalizacji i możliwość rezerwowania płatnych spotkań. Jednak te aplikacje mają tak wiele funkcji, że znalezienie ich może być trudne – i wtedy dedykowane narzędzia innych firm mają sens.

Należy pamiętać, że te aplikacje innych firm są zintegrowane z Twoim kalendarzem Google, Outlook lub Apple. Nawet jeśli używasz wielu aplikacji do różnych celów, nadal możesz zobaczyć swój harmonogram w wybranej domyślnej aplikacji kalendarza.

PSA – darmowe wersje aplikacji kalendarza są wystarczająco dobre

Większość użytkowników znajdzie wszystkie potrzebne funkcje planowania w bezpłatnych poziomach tych nowych aplikacji kalendarza, co oznacza, że ​​nie trzeba od razu kupować subskrypcji.

Jeśli więc zdecydujesz się zapłacić za narzędzie kalendarza, poszukaj dodatkowych funkcji, które naprawdę uzasadniają koszt, takich jak transkrypcja spotkań i podsumowywanie z nich notatek.

Doładowane przypomnienia

Większość aplikacji kalendarza domyślnie powiadamia Cię o nadchodzących spotkaniach, ale jeśli nie zachowasz ostrożności, możesz łatwo przeoczyć te powiadomienia. Wielu z nas wciąż zapomina o konkretnym spotkaniu, ponieważ nie ma telefonu w pobliżu lub w ogóle wyciszyliśmy powiadomienia.

Jednym z najbardziej przydatnych narzędzi do wykorzystania w takiej sytuacji jest rozszerzenie przeglądarki o nazwie TimeOS . Wyświetla informację o następnym spotkaniu po otwarciu nowej karty w przeglądarce, więc jest jak ciągłe przypomnienie dla Twojego mózgu.

TimeOS posiada również funkcję automatycznego dołączania, którą możesz włączyć, aby mieć pewność, że łącze do wideokonferencji zostanie otwarte bez ingerencji człowieka.

Jeśli jesteś użytkownikiem komputera Mac, możesz także skorzystać z narzędzia o nazwie Beams , które znajduje się na pasku menu i informuje Cię o nadchodzących spotkaniach. Za pomocą jednego kliknięcia możesz także zobaczyć harmonogram na bieżący i następny dzień.

Jeśli przypomnienia to jedyny sposób, dzięki któremu możesz punktualnie pojawić się na spotkaniach, warto sprawdzić aplikację do zarządzania zadaniami Any.do. Oferuje WhatsApp i przypomnienia oparte na lokalizacji za 5 USD miesięcznie.

Harmonogram i dostępność

Praktycznie każda dostępna aplikacja kalendarza umożliwia dodanie wydarzenia, ale narzędzia do planowania umożliwiają udostępnianie przedziałów czasowych innym osobom. Mogą zaoszczędzić czas, wysyłając tam i z powrotem e-maile ze swoimi kontaktami w celu wynegocjowania odpowiedniego miejsca.

Jeśli chcesz podać możliwy termin spotkania, Calendly jest jednym z najpopularniejszych narzędzi, które pozwala to łatwo zrobić i nie musisz wydawać na to ani grosza.

W warstwie bezpłatnej możesz określić dzienne godziny pracy i ustawić jeden typ wydarzenia, na przykład 15-, 30- lub 60-minutowy przedział czasowy spotkania. Możesz udostępnić link dowolnej osobie, a ona będzie mogła zarezerwować przedział czasowy bez pytania. Zobaczą wolne terminy w Twoim harmonogramie i zarezerwują miejsce bez żadnych zmian. Istnieje także możliwość dostosowania godzin pracy w danym dniu.

Vimcal , który jest dostępny bezpłatnie na iOS, umożliwia układanie stref czasowych na pasku bocznym, co jest bardzo przydatne, jeśli masz współpracowników lub współpracowników w tej strefie czasowej. Oszczędza to mentalnej matematyki związanej z patrzeniem na zegar światowy i próbami ustalenia najlepszego czasu dla Ciebie i Twojego kontaktu w innym miejscu na świecie.

Nowo wprowadzony Kalendarz Notion , będący ulepszoną wersją Cron Calednar, umożliwia także przeglądanie wielu stref czasowych na jednym ekranie.

Ponadto obsługuje konflikty między kalendarzem osobistym i służbowym oraz automatycznie blokuje przedziały, które oznaczyłeś jako zajęte.

Dodatkowo Vimcal, Notion Calendar i TimeOS umożliwiają udostępnianie swojej dostępności poprzez przeciąganie przedziałów czasowych pomiędzy datami. Przypomina to zaznaczanie wielu komórek kolumn w arkuszu kalkulacyjnym. Jak to działa, możesz zobaczyć na krótkim filmie . Jest to przydatne, gdy godziny pracy nie są stałe i chcesz udostępnić innym osobom określone przedziały czasowe na konkretne spotkanie. To odpowiednik powiedzenia: „W czwartek w godzinach 15–18 oraz w piątek w godzinach 10–11 rano mogę zadzwonić”.

Głosowanie na najlepszy moment na spotkanie

Są sytuacje, w których Ty i Twoi współpracownicy zgodziliście się na trzygodzinny blok w każdym tygodniu na powtarzające się 30-minutowe spotkania, ale chcecie zachować elastyczny czas. Najlepszym sposobem na to jest głosowanie.

Doodle to przydatne narzędzie umożliwiające głosowanie nad proponowanymi terminami spotkań, dzięki czemu można uniknąć konieczności przełączania się między wieloma osobami w celu uzyskania zgody na odpowiedni przedział czasowy. Umożliwia także utworzenie łącza podobnego do Calendly do spotkań jeden na jednego z poziomem bezpłatnym, a także umożliwia tworzenie nieograniczonej liczby ankiet grupowych.

Oddzielnie TimeOS umożliwia także użytkownikom tworzenie ankiet grupowych w celu głosowania w określonym przedziale czasowym spotkania.

Aby uzyskać bardziej osobisty charakter, Daybrige , który ma być kalendarzem społecznościowym, umożliwia łatwe tworzenie i udostępnianie linków do wydarzeń znajomym, aby mogli odpowiedzieć.

Zarządzanie zadaniami

Twój harmonogram prawdopodobnie nie ogranicza się tylko do spotkań. Prawdopodobnie potrzebujesz przypomnienia o określonej godzinie, aby kupić artykuły spożywcze, uporządkować przygotowanie posiłku lub zrobić pranie. Na szczęście są do tego aplikacje.

Wiele aplikacji hybrydowych pozwala na przeglądanie harmonogramu spotkań, a także zapisywanie codziennych zadań, a nawet planów długoterminowych.

Te aplikacje do zarządzania zadaniami pomagają również w blokowaniu określonej ilości czasu na każde zadanie, dzięki czemu nie czujesz się przytłoczony przeglądaniem listy zadań do wykonania i spotkań.

Routine to jedna z takich aplikacji – dostępna w Internecie, na iOS i macOS, z planami uruchomienia na Androidzie – która łączy w sobie wszystkie powyższe.

W przeciwieństwie do innych aplikacji opartych na wydarzeniach mających określone przedziały czasowe, Rutyna traktuje zadania jak zwykłego obywatela. Interfejs umożliwia łatwe zanotowanie zadań przed przypisaniem ich do określonej daty i godziny.

Świetnie sprawdza się także w przypadku zadań powtarzalnych. Ponadto ma prosty widok „Agenda”, który pokazuje dzisiejsze spotkania i zadania.

Ale Rutine ma dużą konkurencję w tej kategorii. Istnieje wspomniana wyżej Any.do, która łączy zadania i kalendarz. Jest też Amie, która niedawno zrezygnowała z listy oczekujących i oferuje lepsze narzędzia do planowania, w tym spersonalizowany link dla Twoich kontaktów, umożliwiający rezerwację czasu u Ciebie.

Sunsama , która oferuje wyłącznie płatne plany, pomaga w świadomym planowaniu, prosząc o określenie, ile czasu chcesz przeznaczyć na zadanie. Aplikacja pokazuje także, ile czasu spędziłeś na wykonywaniu różnych zadań danego dnia, gdy oznaczysz je jako wykonane, a nawet namawia Cię do napisania codziennego podsumowania/zakończenia pracy.

Daybridge oferuje wiele widoków, takich jak Skupienie, Plan i Relaks, które pomogą Ci spojrzeć na swój harmonogram przez pryzmat osobisty i służbowy. Dodatkowo narzędzie z łatwością pomaga kategoryzować zadania – przypisując im tagi, takie jak Rozrywka, Społeczności, Fitness i Opieka osobista, podczas ich zapisywania. Chodzi o to, aby umożliwić Ci znalezienie najlepszego czasu na różnego rodzaju zadania poprzez zapewnienie widoków i przełączników bez angażowania sztucznej inteligencji.

Czy sztuczna inteligencja może zarządzać Twoim harmonogramem?

Nowoczesne aplikacje kalendarza wykorzystują sztuczną inteligencję przede wszystkim po to, aby zoptymalizować czas: sugerować przedziały czasowe lub automatycznie tworzyć harmonogram w sposób zapewniający wystarczającą ilość przestojów każdego dnia.

Na przykład bot AI firmy Vimcal pomoże Ci automatycznie znaleźć odpowiedni czas. Możesz opublikować link do Calendly drugiej osoby (lub inną dostępność), a Vimcal automatycznie podświetli wspólne terminy, gdy obie strony będą dostępne na spotkanie. Ponadto możesz wklejać zdania z e-maili, takie jak „Jestem wolny jutro między 15:00 a 17:00 czasu wschodniego”, aby sztuczna inteligencja znalazła miejsce.

Pamiętaj, że sztuczna inteligencja nie może uzgodnić przedziału czasowego w Twoim imieniu. Może znaleźć dla Ciebie najlepszy moment i zaoszczędzić kłopotów z ręcznym przeglądaniem automatu poprzez analizowanie tekstu lub linków.

Vimcal ma również przydatną funkcję, która informuje Cię o firmie, z której pochodzi uczestnik spotkania, na podstawie jego domeny e-mail.

Co więcej, wiele aplikacji pozwala zdefiniować preferencje dotyczące przestojów lub zajęć fitness, a ich sztuczna inteligencja dostosuje Twój harmonogram do Twoich osobistych aktywności.

Reclaim AI ma funkcję o nazwie Nawyki, która dostosowuje powtarzające się zadania lub nawyki, które chcesz włączyć do swojej codziennej rutyny. Podobnie jak w przypadku postanowień noworocznych, ludzie często po pewnym czasie zapominają o zadaniach budujących nawyki. Dlatego Reclaim umieszcza te nawyki w Twoim kalendarzu, a nawet mądrze dostosowuje do nich harmonogram, abyś ich nie przegapił.

Na poziomie bezpłatnym możesz zdefiniować trzy nawyki; istnieje kilka szablonów, takich jak pisanie, badanie klientów i popołudniowe nadrabianie zaległości, dzięki którym szybko zaczniesz. Szablony te są oparte na roli wybranej podczas wdrażania.

Chociaż Trevor AI nie obsługuje automatycznego planowania, sugeruje najlepsze możliwe przedziały dla Twoich zadań, a nawet szacuje czas trwania każdego z nich podczas ich wpisywania.

Pamiętacie TimeOS, o którym wspominaliśmy wcześniej? Umożliwia robienie notatek podczas spotkania i wyciąganie ich później w celach informacyjnych. Oznacza to, że możesz przygotować się do spotkania bezpośrednio z widoku kalendarza, prosząc asystenta AI o podsumowanie informacji o poprzednich spotkaniach – i nie będziesz musiał ręcznie zbierać tych szczegółów za pośrednictwem wątków e-maili i innych źródeł.

Czy warto płacić za aplikacje kalendarza?

Nie ma bezpośredniej odpowiedzi na pytanie, jaka jest „najlepsza aplikacja kalendarza”, ale istnieje sposób, aby dowiedzieć się, czy warto za nią zapłacić. Wiele aplikacji kalendarza może mieć podobne do siebie funkcje, ale interfejs jednej aplikacji, łatwość obsługi i przełączniki mogą Ci się spodobać.

Dobrym sposobem na zastanowienie się nad płatnym poziomem jest to, że po wypróbowaniu narzędzia kalendarza zadaj sobie pytanie, czy zaoszczędziło to czas lub pomogło lepiej zorganizować życie.

Aplikacje takie jak Akiflow i Sunsama pobierają opłatę, ponieważ oferują szeroką gamę funkcji, od planowania, przez zarządzanie zadaniami, po budowanie nawyków. Jeśli więc chcesz skupić różne części swojego życia pod jednym parasolem, zamiast korzystać z wielu aplikacji, jest to świetny sposób – i być może warto za niego zapłacić. Jeśli chodzi o funkcje płatne, niektóre rzeczy są łatwiejsze do oceny. Na przykład, jeśli w przepływie pracy masz zadania cykliczne lub wiele kalendarzy, warto zapłacić za aplikację, która je obsługuje.

W tej chwili trudniej jest ocenić funkcje oparte na sztucznej inteligencji i inteligentne planowanie. Dzieje się tak, ponieważ musisz je wypróbować przez jakiś czas, aby zrozumieć, czy algorytm sztucznej inteligencji działa dla Ciebie i pasuje do Twojego harmonogramu.

Kilka narzędzi, takich jak TimeOS, Amie, Notion Calendar i Hey Calendar, oferuje więcej funkcji poza światem kalendarza, takich jak nagrywanie spotkań, transkrypcja i lepsza integracja z pocztą e-mail lub systemem baz danych. Narzędzia te oferują poziomy premium, które są nastawione na współpracę ze współpracownikami z różnych zespołów – więc mimo że są potężne, prawdopodobnie będziesz chciał rozważyć opłacenie ich tylko wtedy, gdy będziesz ich używać w połączeniu z innymi.

Podsumowanie

Jako osoba, która stale wypróbowuje aplikacje zwiększające produktywność, często migruję między produktami. Vimcal jest obecnie moim ulubionym narzędziem do dzielenia się swoją dostępnością, ponieważ ułatwia znalezienie odpowiednich godzin spotkań z osobami w różnych strefach czasowych.

Tymczasem rutyna była moją ulubioną bronią do łączenia zadań do wykonania i kalendarza. Widok planu dnia pomaga mi łatwo przydzielać zadania, takie jak wysyłanie ważnych e-maili lub badanie określonych tematów.

Biorąc jednak pod uwagę, że Amie jest teraz publicznie dostępna bez miejsca na liście oczekujących i ma wbudowaną integrację z pocztą e-mail, możesz przeciągać e-maile, aby zaplanować je jako zadania w kalendarzu, planuję też spróbować.