Stapsgewijze handleiding voor het instellen van een geplande afwezigheidsstatus in Microsoft Teams

Belangrijkste opmerkingen

  • U kunt een afwezigheidsstatus vanaf twee locaties plannen.
  • Automatische antwoorden kunnen worden aangepast met een specifiek bericht.
  • Outlook heeft ook een vergelijkbare planningsfunctie voor afwezigheidsberichten.

Out-of-Office-planning in Microsoft Teams onder de knie krijgen

Communicatie beheren tijdens uw vakantie is essentieel voor de balans tussen werk en privé. Microsoft Teams biedt gebruikers de mogelijkheid om een ​​Out-of-Office-status in te plannen, zodat uw collega’s op de hoogte zijn van uw onbeschikbaarheid. Deze gids beschrijft de stappen om dit efficiënt in te stellen, zodat u tijdens uw vrije tijd de verbinding kunt verbreken.

Hoe u een afwezigheidsstatus in Microsoft Teams kunt plannen

U kunt een afwezigheidsstatus op twee manieren plannen:

  1. Uw profielfoto gebruiken
  2. Via Teams-instellingen

Stap 1: Plan via je profielfoto

Begin door te klikken op je profielfoto bovenaan het Teams-venster. Selecteer Set status message in het dropdownmenu.

Stap 2: Out-of-Office-instellingen starten

Selecteer Schedule out of office onderaan het menu dat verschijnt. Deze actie opent de Out of Office -instellingen.

Stap 3: Automatische antwoorden inschakelen

Schakel de schakelaar Automatische antwoorden inschakelen in om deze te activeren. U kunt vervolgens uw afwezigheidsbericht typen en ervoor kiezen om alleen antwoorden te verzenden gedurende een bepaalde periode.

Pro Tip: Een goed geformuleerd bericht zorgt voor duidelijkheid voor uw collega’s. Vermeld indien mogelijk uw terugkomstdatum.

Stap 4: Geef data en tijden op

Selecteer de begin- en einddatum van uw afwezigheid. Nadat u uw schema hebt ingesteld, klikt u op Opslaan om uw instellingen te bevestigen.

Stap 5: Bevestig de bezorging van het bericht

Zodra u de functie heeft geactiveerd, ontvangt iedereen die u in deze periode een bericht stuurt, de afwezigheidsmelding die u hebt ingesteld.

Stap 6: Plannen via Teams-instellingen

U kunt ook op de drie puntjes bovenaan klikken om naar Instellingen te gaan.

Stap 7: Navigeer naar de afwezigheidsinstelling

Ga in het menu Instellingen naar Algemeen, scrol omlaag naar het gedeelte Afwezig en klik op Planning.

Stap 8: Automatische antwoorden verzenden

In het nieuwe tabblad vinkt u het vakje aan voor Automatische antwoorden verzenden. Stel de datums en tijden in, typ uw antwoordbericht en klik op Opslaan om het proces te voltooien.

Extra tips

  • Controleer altijd de data die u hebt gepland om er zeker van te zijn dat ze correct zijn.
  • Overweeg om herinneringen in te stellen zodat u de afwezigheidsstatus weer kunt uitschakelen wanneer u terugkomt.
  • Bij langdurige afwezigheid informeert u uw team door vóór vertrek een e-mail te sturen.

Samenvatting

Het instellen van een Out-of-Office-status in Microsoft Teams is eenvoudig en kan worden uitgevoerd via uw profiel of Teams-instellingen. Met deze functies kunt u effectief verwachtingen beheren terwijl u niet op het werk bent.

Conclusie

Door uw Out-of-Office-status in te plannen, kunt u professionaliteit behouden terwijl u geniet van uw vrije tijd zonder onderbrekingen. Zorg ervoor dat u de tools in Microsoft Teams gebruikt om uw communicatiepraktijken te verbeteren.

FAQ (Veelgestelde vragen)

Kun je een gepland afwezigheidsbericht instellen in Outlook?

Ja, Outlook staat u toe om afwezigheidsberichten te plannen. Navigeer naar Bestand > Automatische antwoorden om deze functie in te schakelen.

Kan iemand mijn status op Teams volgen?

Nee, Microsoft Teams biedt anderen niet de mogelijkheid om uw status te volgen, tenzij u rechtstreeks met hen communiceert.