Een Excel-aanwezigheidsblad maken: een stapsgewijze handleiding

In deze gids laat ik zien hoe je een aanwezigheidsblad maakt met Microsoft Excel . Deze stapsgewijze tutorial is ontworpen om je aanwezigheidsregistratieproces digitaal te stroomlijnen. Door gebruik te maken van dit geautomatiseerde Excel-aanwezigheidsblad, kun je moeiteloos het percentage dagen berekenen dat je werknemers aanwezig zijn, wat van onschatbare waarde is als het tijd is voor prestatiebeoordelingen of beoordelingen.

Stappen om een ​​aanwezigheidsblad in Excel te maken

Deze tutorial helpt u bij het opzetten van een effectieve aanwezigheidslijst in Excel, geschikt voor zowel onderwijsinstellingen als bedrijven.

Ik heb een sjabloon voorbereid met een lijst met namen van werknemers. Als u een aanwezigheidslijst voor een school maakt, verwisselt u gewoon de secties Werknemersnamen voor Studentennamen. Daarnaast kunt u de opdrachten Tekst omslaan en Samenvoegen en centreren gebruiken om tekst netjes in de cellen te ordenen.

De eerste taak is om de datums voor een specifieke maand in uw Excel-sheet in te voeren. Klik op een cel en voer de datum in het formaat DD-MM-JJJJ in. Als u bijvoorbeeld een aanwezigheidsblad voor oktober 2024 maakt, wordt de datum ingevoerd als 01/10/2024. Onder de datumcel moet u de bijbehorende dag aangeven met behulp van de volgende formule in de cel die zich direct onder de datum bevindt:

=TEXT(B1, "dddd")

Pas in deze formule B1 aan zodat het het adres is van de cel waarin uw datum zich bevindt.

De volgende stap is om de datum te formatteren zodat alleen het dagnummer wordt weergegeven, wat de compactheid van uw aanwezigheidsblad verbetert. Klik met de rechtermuisknop op de datumcel, selecteer Cellen opmaken , kies Aangepast en kies de stijl dd-mm-jj . Verwijder het mm-jj- gedeelte uit deze opmaak en klik op OK. Als u afkortingen voor de dagen wilt weergeven, past u de vorige formule aan naar:

=TEXT(B1, "ddd")

Markeer de cellen met de datums en dagnamen en sleep ze naar rechts met de vulgreep. Zodra u alle datums voor de maand hebt ingevuld, voert u de volgende labels in de aangrenzende cellen in:

• Cadeau
• Afwezig
• Vakantie
• Werkdagen
• Aanwezigheidspercentage

Geef zondagen aan met een ‘H’, markeer huidige dagen met een ‘P’ en markeer afwezige dagen met een ‘A’.

Pas vervolgens Conditional Formatting toe op uw aanwezigheidsindicatoren (aanwezig, afwezig, vakanties), waarbij u groen gebruikt voor huidige dagen, geel voor afwezigen en rood voor vakanties. U kunt kleuren naar eigen voorkeur kiezen.

Selecteer alle cellen die P, A en H bevatten. Navigeer naar Home > Voorwaardelijke opmaak > Markeer celregels > Gelijk aan . Voer P in het opgegeven veld in en kies de gewenste opmaakoptie uit het vervolgkeuzemenu. Herhaal dit proces voor de cellen die feestdagen en afwezige dagen vertegenwoordigen en overweeg om kleuren aan te passen via de optie Aangepaste opmaak.

Om de huidige dagen van een werknemer te berekenen, selecteert u de juiste cel en voert u de volgende formule in:

=COUNTIF(cell range, "P")

Zorg ervoor dat u in deze formule het juiste bereik voor het totaal aantal dagen voor elke werknemer opgeeft. Als een werknemer bijvoorbeeld aanwezig was van B3 tot AF3, gebruikt u de formule:

=COUNTIF(B3:AF3, "P")

Gebruik de vulgreep om deze formule naar andere cellen te kopiëren. Om de afwezige dagen van een werknemer te tellen, gebruikt u deze formule:

=COUNTIF(cell range, "A")

Zorg ervoor dat u het juiste celbereik in de formule invoert om fouten te voorkomen.

Dit Excel-blad telt feestdagen op basis van het totale aantal zondagen in een maand. Geef hiervoor het bereik op dat de dagen bevat en gebruik de volgende formule:

=COUNTIF(cell range, "Sun")

Wees voorzichtig met het instellen van het exacte bereik. Om hetzelfde celbereik te behouden terwijl u aangrenzende cellen vult met de vulgreep, gebruikt u de $ -functie om de celverwijzingen te vergrendelen.

Als de dagnamen de cellen B2 tot en met AF2 beslaan, ziet de formule er als volgt uit:

=COUNTIF($B$2:$AF$2, "Sun")

Werkdagen zijn simpelweg de som van de aanwezige en afwezige dagen. U kunt dit als volgt berekenen:

=SUM(cell range)

Als bijvoorbeeld de aanwezige en afwezige dagen van een werknemer respectievelijk in de cellen AG3 en AH3 worden genoteerd, gebruikt u de volgende formule:

=SUM(AG3:AH3)

Om het aanwezigheidspercentage van een werknemer te berekenen, past u de volgende formule toe:

= Present days / Working days

Vervang de tijdelijke aanduidingen in de formule door de juiste celverwijzingen. De uitkomst verschijnt in decimale notatie. U kunt deze omzetten naar een percentage via de % -opmaakoptie op het tabblad Start, of de sneltoets Ctrl + Shift + % gebruiken . Vergeet niet de vulgreep te slepen voor de resterende lege cellen.

Uw aanwezigheidsblad voor de opgegeven maand is klaar! Om een ​​nieuw blad te maken voor de volgende maand, kopieert u eenvoudigweg de volledige gegevens naar een nieuw Excel-blad en wijzigt u de datums dienovereenkomstig, zodat de dagen automatisch worden bijgewerkt. Voer handmatig de P-, A- en H-waarden in voor de nieuwe maand.

En dat is alles. Ik vertrouw erop dat u deze informatie nuttig vindt!

Hoe kan ik een controlelijst maken in Excel?

De Checklist-functie is beschikbaar in Microsoft Office 365 en Excel voor het web. Om een ​​checklistvak te maken, navigeert u naar het tabblad Invoegen en selecteert u de optie Selectievakje. Hiermee voegt u een selectievakje in uw geselecteerde cel of cellenbereik in.

In eerdere versies van Office vond u twee soorten selectievakjes: selectievakjes voor ActiveX-besturingselementen en selectievakjes voor formulierbesturingselementen. Deze verschillen van de selectievakjes in Microsoft Office 365.

Wat zijn de stappen om een ​​Excel-sheet af te drukken?

Om uw Excel-blad af te drukken, opent u het gewenste blad en navigeert u naar Bestand > Afdrukken of gebruikt u de sneltoets Ctrl + P. Kies uw printer, pas de instellingen indien nodig aan en klik op Afdrukken .