Stapsgewijze handleiding voor het maken van een Excel-aanwezigheidsblad

Belangrijkste opmerkingen

  • Stroomlijnt aanwezigheidsregistratie en rapportage.
  • Automatiseert de berekening van aanwezigheidspercentages.
  • Aanpasbaar aan verschillende gebruikersbehoeften, waaronder scholen en bedrijven.

Beheers de kunst van aanwezigheidsbeheer met Excel

In deze gids laat ik zien hoe je een aanwezigheidsblad maakt met Microsoft Excel. Deze stapsgewijze tutorial is ontworpen om je aanwezigheidsregistratieproces digitaal te stroomlijnen. Door dit geautomatiseerde Excel-aanwezigheidsblad te gebruiken, kun je moeiteloos het percentage dagen berekenen dat je werknemers aanwezig zijn, wat van onschatbare waarde is tijdens prestatiebeoordelingen of evaluaties.

Stappen om een ​​aanwezigheidsblad in Excel op te stellen

Deze tutorial helpt u bij het opzetten van een effectieve aanwezigheidslijst in Excel, geschikt voor zowel onderwijsinstellingen als bedrijven.

Ik heb een sjabloon voorbereid met een lijst met namen van werknemers. Als u een aanwezigheidslijst voor een school maakt, verwisselt u gewoon de secties Werknemersnamen voor Studentennamen. Daarnaast kunt u de opdrachten Tekst omslaan en Samenvoegen en centreren gebruiken om tekst netjes in de cellen te ordenen.

Stap 1: Voer de datums voor de maand in

Begin met het invoeren van de datums voor de specifieke maand in uw Excel-sheet. Klik op een cel en voer de datum in het formaat DD-MM-JJJJ in. Als u bijvoorbeeld een aanwezigheidsblad voor oktober 2024 maakt, moet de datum worden ingevoerd als 01/10/2024.

Stap 2: Geef de bijbehorende dagnamen weer

Geef onder de datumcel de bijbehorende dag aan door de volgende formule te gebruiken in de cel direct onder de datum: =TEXT(B1, "dddd"). Pas B1 aan om het adres van de cel weer te geven waarin uw datum zich bevindt.

Stap 3: Cellen opmaken voor duidelijkheid

Voor compactheid, formatteer de datum zodat alleen het dagnummer wordt weergegeven. Klik met de rechtermuisknop op de datumcel, selecteer Cellen opmaken, kies Aangepast en kies de stijl dd-mm-jj. Verwijder het mm-jj- gedeelte uit deze notatie en klik op OK. Om afkortingen voor de dagen weer te geven, past u de formule aan naar: =TEXT(B1, "ddd").

Stap 4: Aanwezigheidslabels instellen

Markeer de cellen met de datums en dagnamen en sleep ze naar rechts met de vulgreep. Nadat u alle datums voor de maand hebt ingevuld, voert u de volgende labels in aangrenzende cellen in:

  • Cadeau
  • Afwezig
  • Vakantie
  • Werkdagen
  • Aanwezigheidspercentage

Gebruik ‘H’ voor zondagen, ‘P’ voor huidige dagen en ‘A’ voor afwezige dagen.

Stap 5: Voorwaardelijke opmaak toepassen

Om de zichtbaarheid te verbeteren, past u voorwaardelijke opmaak toe op uw aanwezigheidsindicatoren (aanwezig, afwezig, vakanties).Gebruik groen voor huidige dagen, geel voor afwezigen en rood voor vakanties. Selecteer alle cellen met P, A en H. Navigeer naar Home > Voorwaardelijke opmaak > Markeer celregels > Gelijk aan. Voer P in het opgegeven veld in en selecteer de gewenste opmaakoptie. Herhaal dit voor vakanties en afwezige dagen en pas de kleuren indien nodig aan.

Stap 6: Tel de huidige dagen

Om de huidige dagen voor een werknemer te tellen, kiest u de juiste cel en gebruikt u de volgende formule: =COUNTIF(cell range, "P"). Zorg ervoor dat u het juiste bereik voor het totale aantal dagen voor elke werknemer opgeeft. Bijvoorbeeld, aanwezigheid van B3 tot AF3 zou zijn: =COUNTIF(B3:AF3, "P").

Stap 7: Tel de afwezige dagen

Om de afwezige dagen van een werknemer te registreren, past u deze formule toe: =COUNTIF(cell range, "A"). Het is essentieel om het juiste celbereik in deze formule in te voeren om fouten te voorkomen.

Stap 8: Bereken vakanties

Om feestdagen (zondagen) in de maand te tellen, gebruikt u het bereik met de dagnamen en de formule: =COUNTIF(cell range, "Sun"). Zorg ervoor dat u het precieze bereik hebt ingesteld. Gebruik de $ -functie om celverwijzingen te vergrendelen. Als uw dagnamen cellen van B2 tot AF2 beslaan, zou de formule zijn: =COUNTIF($B$2:$AF$2, "Sun").

Stap 9: Werkdagen bepalen

Werkdagen worden berekend als de som van de huidige en afwezige dagen, met behulp van: =SUM(cell range). Als de huidige en afwezige dagen van een werknemer bijvoorbeeld in de cellen AG3 en AH3 staan, is de formule: =SUM(AG3:AH3).

Stap 10: Bereken het aanwezigheidspercentage

Om het aanwezigheidspercentage van een werknemer te berekenen, gebruikt u: = Present days / Working days. Vervang de tijdelijke aanduidingen door de juiste celverwijzingen. Het resultaat wordt weergegeven als een decimaal. Converteer het naar een percentage met de optie % -opmaak of met de Ctrl + Shift + % sneltoets. Vergeet niet de vulgreep voor andere cellen te slepen.

Stap 11: Dupliceren voor toekomstige maanden

Uw aanwezigheidsblad voor de opgegeven maand is nu compleet! Om er een te maken voor de volgende maand, kopieert u eenvoudigweg de volledige gegevens naar een nieuw Excel-blad en werkt u de datums dienovereenkomstig bij, zodat de dagen automatisch worden vernieuwd. Voer handmatig de P-, A- en H-waarden in voor de nieuwe maand.

Extra tips om uw aanwezigheidsblad te verbeteren

  • Controleer uw formules regelmatig om ervoor te zorgen dat ze nauwkeurig zijn.
  • Overweeg om dropdownmenu’s te gebruiken voor snelle invoer van aanwezigheidsstatussen (P, A, H).
  • Maak een back-up van uw Excel-bestand om gegevensverlies te voorkomen.

Samenvatting

Deze uitgebreide gids heeft stappen gegeven voor het maken van een geautomatiseerd aanwezigheidsblad in Excel. Met de mogelijkheid om aanwezigheid efficiënt te volgen en te berekenen, kunt u nu eenvoudig de aanwezigheid van werknemers of studenten beheren.

Conclusie

Door deze stappen te volgen, krijgt u een volledig functioneel aanwezigheidsblad dat is afgestemd op uw specifieke behoeften. Experimenteer gerust met extra functies en formules in Excel om uw trackingmogelijkheden verder te verbeteren!

FAQ (Veelgestelde vragen)

Hoe kan ik een controlelijst maken in Excel?

De Checklist-functie is beschikbaar in Microsoft Office 365 en Excel voor het web. Om een ​​checklistvak te maken, navigeert u naar het tabblad Invoegen en selecteert u de optie Selectievakje. Hiermee voegt u een selectievakje in uw geselecteerde cel of cellenbereik in.

Wat zijn de stappen om een ​​Excel-sheet af te drukken?

Om uw Excel-sheet af te drukken, opent u het gewenste sheet en navigeert u naar Bestand > Afdrukken of gebruikt u de Ctrl + P sneltoets. Kies uw printer, pas de instellingen indien nodig aan en klik op Afdrukken.