Outlook で定期的なメールを設定して送信するためのガイド
主な注意事項
- Outlook で定期的なメールを構成するための複数の方法を調べます。
- 利便性のために組み込み機能とサードパーティツールを活用します。
- 日常的なコミュニケーションを自動化することで生産性を向上させます。
Outlookで定期的なメール送信をマスターしてコミュニケーションを強化
Outlook で定期的なメールを設定すると、毎回手動で操作する必要なく重要なメッセージが確実に宛先に届くため、貴重な時間を節約し、ワークフローを強化できます。
Outlook で定期的なメールを設定するためのステップバイステップガイド
ステップ1：定期的なメールにカレンダーの予定を活用する
Outlook のカレンダーを使用して定期的なメールを設定するには、まずメール テンプレートを作成します。
- Outlook を開き、[新しい電子メール]を選択します。
- [ファイル]タブに移動して、[名前を付けて保存]をクリックします。
- テンプレートを送信せずに保存します。
次に、カレンダーの予定を作成します。
- カレンダービューを開き、目的の日付をダブルクリックします。
- 件名を入力し、必要に応じて出席者を追加します。
- 頻度 (毎日、毎週など) を設定するには、[繰り返し]ボタンにアクセスします。
- 終日を選択するか、特定の時間を設定して保存します。
- [挿入] > [アイテムの添付] > [Outlook アイテム]を使用して電子メール テンプレートを添付します。
プロのヒント:予定内に自分自身にリマインダーを設定し、手動で電子メールを送信するように促します。
ステップ2: Boomerang for Outlookを使用してメールをスケジュールする
スケジュール設定に Boomerang を使用するには、電子メールを作成し、「後で送信」をクリックします。
ドロップダウンから「定期的なメッセージのスケジュール」を選択し、最初のメールの時間を設定し、繰り返し頻度を選択します。
確認してスケジュールを設定すると、追加の操作を必要とせずに、指定どおりに電子メールが自動的に送信されます。
ステップ3：自動フォローアップ機能付きの定期メールを作成する
Outlookが自動フォローアップをサポートしている場合は、その機能にアクセスしてください。
「自動フォローアップ」タブから「定期メッセージ」を選択し、メッセージを作成してその頻度を設定します。
コミュニケーションをさらに効率化するために、必要に応じて添付ファイルを追加することを検討してください。
ステップ4:スケジュールされたメールの配信遅延を実装する
Outlook 365 ユーザーの場合:
- [新しいメール]を選択し、電子メールを設定します。
- [オプション]をクリックし、[遅延配信]を選択します。
- 希望の配達時間を設定し、定期配達オプションを選択します。
- プロパティ ウィンドウを閉じて、[送信]をクリックします。
ステップ5： Power Automateで定期的なメールを自動化する
簡単なセットアップには Power Automate をご利用ください。
Outlook にサインインし、Power Automateを開いて、新しいスケジュールされたクラウド フローを作成します。
スケジュールの頻度を定義し、Office 365 Outlookを選択し、必要な詳細を含む電子メール (V2) を送信するように設定してから、 [保存]をクリックします。
注意:タスクが完了したら、定期的な設定を必ず無効にしてください。
まとめ
Outlookで様々な革新的な方法で定期的なメールを設定することで、ユーザーは効率性を高め、重要なコミュニケーションをタイムリーに配信できるようになります。カレンダーの予定、Boomerangなどのツール、Power Automateを使った自動化など、メール管理における手作業を最小限に抑えるためのアプローチはいくつかあります。
結論
Outlookのワークフローに自動送信メールを組み込むことで、生産性を大幅に向上させ、コミュニケーションプロセスを効率化できます。上記の方法を参考に、ご自身のニーズに最適な方法を選び、すぐに時間を節約しましょう。
FAQ（よくある質問）
Outlook でメールの自動スケジュールを設定するにはどうすればよいですか?
自動メールをスケジュールするには、メッセージを作成し、「後で送信」オプションを使用して送信の日付と頻度を設定します。
Outlook で複数の電子メールを自動化するにはどうすればよいですか?
リンクされた連絡先リストで Word の差し込み印刷機能を使用して、パーソナライズされた大量の電子メールを効率的に送信します。