Créer une feuille de présence Excel : un guide étape par étape

Dans ce guide, je vais vous montrer comment créer une feuille de présence à l’aide de Microsoft Excel . Ce didacticiel étape par étape est conçu pour rationaliser numériquement votre processus de suivi des présences. En utilisant cette feuille de présence Excel automatisée, vous pouvez facilement calculer le pourcentage de jours de présence de vos employés, ce qui est inestimable au moment des évaluations ou des évaluations de performances.

Étapes pour créer une feuille de présence dans Excel

Ce tutoriel vous aidera à créer une feuille de présence efficace dans Excel, adaptée aussi bien aux établissements d’enseignement qu’aux entreprises.

J’ai préparé un modèle qui comprend une liste de noms d’employés. Si vous créez une feuille de présence pour une école, remplacez simplement les sections Noms des employés par les sections Noms des élèves. De plus, vous pouvez utiliser les commandes Renvoyer le texte à la ligne et Fusionner et centrer pour organiser soigneusement le texte dans les cellules.

La première tâche consiste à saisir les dates d’un mois spécifique dans votre feuille Excel. Cliquez sur une cellule et saisissez la date au format JJ-MM-AAAA. Par exemple, si vous créez une feuille de présence pour octobre 2024, la date sera saisie sous la forme 01/10/2024. Sous la cellule de date, vous devez indiquer le jour correspondant en utilisant la formule suivante dans la cellule située directement sous la date :

=TEXT(B1, "dddd")

Dans cette formule, ajustez B1 pour représenter l’adresse de la cellule où se trouve votre date.

L’étape suivante consiste à formater la date pour afficher uniquement le numéro du jour, améliorant ainsi la compacité de votre feuille de présence. Cliquez avec le bouton droit sur la cellule de date, sélectionnez Format de cellule , choisissez Personnalisé , puis sélectionnez le style jj-mm-aa . Supprimez la partie mm-aa de ce format et cliquez sur OK. Si vous souhaitez afficher des abréviations pour les jours, ajustez la formule précédente à :

=TEXT(B1, "ddd")

Mettez en surbrillance les cellules contenant les dates et les noms des jours, puis faites-les glisser vers la droite à l’aide de la poignée de remplissage. Une fois que vous avez rempli toutes les dates du mois, saisissez les libellés suivants dans les cellules adjacentes :

• Présent
• Absent
• Vacances
• Jours ouvrables
• Pourcentage de présence

Représentez les dimanches avec « H », notez les jours présents avec « P » et marquez les jours d’absence avec « A ».

Ensuite, appliquez la mise en forme conditionnelle à vos indicateurs de présence (présent, absent, vacances), en utilisant le vert pour les jours présents, le jaune pour les absents et le rouge pour les vacances. N’hésitez pas à choisir les couleurs selon vos préférences.

Sélectionnez toutes les cellules qui contiennent P, A et H. Accédez à Accueil > Mise en forme conditionnelle > Règles de mise en surbrillance des cellules > Égal à . Saisissez P dans le champ prévu à cet effet et choisissez l’option de mise en forme souhaitée dans le menu déroulant. Répétez ce processus pour les cellules qui représentent les jours fériés et les jours d’absence, et envisagez de personnaliser les couleurs via l’option Format personnalisé.

Pour comptabiliser les jours actuels d’un employé, choisissez la cellule appropriée et saisissez la formule suivante :

=COUNTIF(cell range, "P")

Dans cette formule, assurez-vous de spécifier la plage correcte pour le nombre total de jours pour chaque employé. Par exemple, si un employé a travaillé de B3 à AF3, utilisez la formule :

=COUNTIF(B3:AF3, "P")

Utilisez la poignée de remplissage pour copier cette formule dans d’autres cellules. Pour compter les jours d’absence d’un employé, utilisez cette formule :

=COUNTIF(cell range, "A")

Assurez-vous de saisir la plage de cellules correcte dans la formule pour éviter les erreurs.

Cette feuille Excel compte les jours fériés en fonction du nombre total de dimanches dans un mois. Pour cela, spécifiez la plage contenant les jours et utilisez la formule suivante :

=COUNTIF(cell range, "Sun")

Veillez à définir la plage exacte. Pour conserver la même plage de cellules tout en remplissant les cellules adjacentes avec la poignée de remplissage, utilisez la fonction $ pour verrouiller les références de cellule.

Si les noms des jours occupent les cellules de B2 à AF2, la formule serait :

=COUNTIF($B$2:$AF$2, "Sun")

Les jours ouvrables sont simplement la somme des jours présents et absents, et vous pouvez calculer cela avec :

=SUM(cell range)

Par exemple, si les jours de présence et d’absence d’un employé sont notés respectivement dans les cellules AG3 et AH3, utilisez la formule :

=SUM(AG3:AH3)

Pour calculer le pourcentage de présence d’un employé, appliquez la formule :

= Present days / Working days

Remplacez les espaces réservés dans la formule par les références de cellule correctes. Le résultat s’affichera au format décimal. Vous pouvez le convertir en pourcentage via l’ option de format % dans l’onglet Accueil, ou utiliser le raccourci Ctrl + Maj + % . N’oubliez pas de faire glisser la poignée de remplissage pour les cellules vides restantes.

Votre feuille de présence pour le mois spécifié est prête ! Pour en créer une nouvelle pour le mois suivant, copiez simplement l’intégralité des données dans une nouvelle feuille Excel et modifiez les dates en conséquence, ce qui permet aux jours de se mettre à jour automatiquement. Saisissez manuellement les valeurs P, A et H pour le nouveau mois.

Et c’est tout. J’espère que vous trouverez ces informations utiles !

Comment puis-je créer une liste de contrôle dans Excel ?

La fonctionnalité Liste de contrôle est disponible dans Microsoft Office 365 et Excel pour le Web. Pour créer une liste de contrôle, accédez à l’onglet Insérer et sélectionnez l’option Case à cocher. Cela insérera une case à cocher dans la cellule ou la plage de cellules sélectionnée.

Dans les versions précédentes d’Office, vous trouverez deux types de cases à cocher : les cases à cocher de contrôle ActiveX et les cases à cocher de contrôle de formulaire, qui diffèrent de celles de Microsoft Office 365.

Quelles sont les étapes pour imprimer une feuille Excel ?

Pour imprimer votre feuille Excel, ouvrez la feuille souhaitée, puis accédez à Fichier > Imprimer ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + P. Choisissez votre imprimante, ajustez les paramètres si nécessaire et cliquez sur Imprimer .