Guide étape par étape pour créer une feuille de présence Excel

Étape 1 : Saisissez les dates du mois

Commencez par saisir les dates du mois concerné dans votre feuille Excel. Cliquez sur une cellule et saisissez la date au format JJ-MM-AAAA. Par exemple, si vous créez une feuille de présence pour octobre 2024, la date doit être saisie au format 01/10/2024.

Étape 2 : Afficher les noms des jours correspondants

Sous la cellule de date, indiquez le jour correspondant en utilisant la formule suivante dans la cellule directement sous la date : =TEXT(B1, "dddd"). Ajustez B1 pour représenter l’adresse de la cellule où se trouve votre date.

Étape 3 : formater les cellules pour plus de clarté

Pour plus de compacité, formatez la date pour n’afficher que le numéro du jour. Faites un clic droit sur la cellule de date, sélectionnez « Format de cellule », puis « Personnalisé », puis choisissez le style jj-mm-aa. Supprimez la partie mm-aa de ce format et cliquez sur « OK ».Pour afficher les abréviations des jours, ajustez la formule à =TEXT(B1, "ddd") :

Étape 4 : Configurer les étiquettes de présence

Sélectionnez les cellules contenant les dates et les noms des jours, puis faites-les glisser vers la droite à l’aide de la poignée de recopie. Après avoir renseigné toutes les dates du mois, saisissez les libellés suivants dans les cellules adjacentes :

• Présent
• Absent
• Vacances
• Jours ouvrables
• Pourcentage de présence

Utilisez « H » pour représenter les dimanches, « P » pour les jours présents et « A » pour les jours d’absence.

Étape 5 : Appliquer la mise en forme conditionnelle

Pour améliorer la visibilité, appliquez la mise en forme conditionnelle à vos indicateurs de présence (présent, absent, congés).Utilisez le vert pour les jours présents, le jaune pour les absents et le rouge pour les jours fériés. Sélectionnez toutes les cellules contenant P, A et H. Accédez à Accueil > Mise en forme conditionnelle > Règles de mise en surbrillance des cellules > Égal à. Saisissez P dans le champ prévu à cet effet et sélectionnez l’option de mise en forme souhaitée. Répétez cette opération pour les jours fériés et les jours d’absence, en personnalisant les couleurs selon vos besoins.

Étape 6 : Compter les jours présents

Pour compter les jours présents d’un employé, sélectionnez la cellule appropriée et utilisez la formule suivante : =COUNTIF(cell range, "P"). Assurez-vous de spécifier la plage correcte pour le nombre total de jours de chaque employé. Par exemple, la présence de B3 à AF3 serait : =COUNTIF(B3:AF3, "P").

Étape 7 : Comptabiliser les jours d’absence

Pour enregistrer les jours d’absence d’un employé, appliquez cette formule : =COUNTIF(cell range, "A"). Il est essentiel de saisir la plage de cellules correcte dans cette formule pour éviter les erreurs.

Étape 8 : Calculer les jours fériés

Pour compter les jours fériés (dimanches) du mois, utilisez la plage contenant les noms des jours et la formule : =COUNTIF(cell range, "Sun"). Assurez-vous d’avoir défini la plage exacte. Utilisez la fonction $ pour verrouiller les références de cellule : si vos noms de jours occupent les cellules de B2 à AF2, la formule serait : =COUNTIF($B$2:$AF$2, "Sun").

Étape 9 : Déterminer les jours ouvrables

Les jours ouvrables sont calculés comme la somme des jours présents et absents, en utilisant : =SUM(cell range). Par exemple, si les jours présents et absents d’un employé se trouvent dans les cellules AG3 et AH3, la formule serait : =SUM(AG3:AH3).

Étape 10 : Calculer le pourcentage de présence

Pour calculer le pourcentage de présence d’un employé, utilisez : = Present days / Working days. Remplacez les espaces réservés par les références de cellule correctes. Le résultat s’affichera sous forme décimale. Convertissez-le en pourcentage à l’aide du format % ou du Ctrl + Shift + % raccourci. N’oubliez pas de faire glisser la poignée de recopie pour les autres cellules.

Étape 11 : Dupliquer pour les mois à venir

Votre feuille de présence pour le mois spécifié est maintenant terminée ! Pour en créer une pour le mois suivant, copiez simplement l’intégralité des données dans une nouvelle feuille Excel et mettez à jour les dates en conséquence, ce qui permettra aux jours de s’actualiser automatiquement. Saisissez manuellement les valeurs P, A et H pour le nouveau mois.

Comment puis-je créer une liste de contrôle dans Excel ?

Quelles sont les étapes pour imprimer une feuille Excel ?