Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Excel-Anwesenheitsblatts

Schritt 1: Daten für den Monat eingeben

Geben Sie zunächst die Daten für den jeweiligen Monat in Ihre Excel-Tabelle ein. Klicken Sie auf eine Zelle und geben Sie das Datum im Format TT-MM-JJJJ ein. Wenn Sie beispielsweise eine Anwesenheitsliste für Oktober 2024 erstellen, geben Sie das Datum als ein 01/10/2024.

Schritt 2: Entsprechende Tagesnamen anzeigen

Geben Sie unter der Datumszelle den entsprechenden Tag an, indem Sie in der Zelle direkt unter dem Datum die folgende Formel verwenden: =TEXT(B1, "dddd"). Passen Sie B1 an, um die Adresse der Zelle darzustellen, in der sich Ihr Datum befindet.

Schritt 3: Zellen zur besseren Übersicht formatieren

Formatieren Sie das Datum so, dass nur die Tageszahl angezeigt wird. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datumszelle, wählen Sie „Zellen formatieren“, „Benutzerdefiniert“ und wählen Sie das Format TT-MM-JJ. Entfernen Sie den Teil „MM-JJ“ aus diesem Format und klicken Sie auf „OK“.Um Abkürzungen für die Tage anzuzeigen, passen Sie die Formel wie folgt an: =TEXT(B1, "ddd").

Schritt 4: Anwesenheitsetiketten einrichten

Markieren Sie die Zellen mit den Datums- und Wochentagsnamen und ziehen Sie sie mithilfe des Ausfüllkästchens nach rechts. Nachdem Sie alle Daten für den Monat eingetragen haben, geben Sie die folgenden Beschriftungen in die angrenzenden Zellen ein:

• Gegenwärtig
• Abwesend
• Feiertage
• Arbeitstage
• Anwesenheitsprozentsatz

Verwenden Sie „H“ für Sonntage, „P“ für aktuelle Tage und „A“ für abwesende Tage.

Schritt 5: Bedingte Formatierung anwenden

Um die Sichtbarkeit zu verbessern, wenden Sie die bedingte Formatierung für Ihre Anwesenheitsanzeigen (Anwesenheit, Abwesenheit, Feiertage) an. Verwenden Sie Grün für Anwesenheitstage, Gelb für Abwesenheiten und Rot für Feiertage. Markieren Sie alle Zellen mit P, A und H. Navigieren Sie zu Start > Bedingte Formatierung > Regeln zum Hervorheben von Zellen > Gleich. Geben Sie P in das dafür vorgesehene Feld ein und wählen Sie die gewünschte Formatierungsoption. Wiederholen Sie diesen Vorgang für Feiertage und Abwesenheitstage und passen Sie die Farben nach Bedarf an.

Schritt 6: Zählen Sie die gegenwärtigen Tage

Um die Anwesenheitstage eines Mitarbeiters zu zählen, wählen Sie die entsprechende Zelle aus und verwenden Sie die folgende Formel: =COUNTIF(cell range, "P"). Stellen Sie sicher, dass Sie für jeden Mitarbeiter den richtigen Bereich für die Gesamtzahl der Tage angeben. Beispielsweise würde die Anwesenheit von B3 bis AF3 lauten: =COUNTIF(B3:AF3, "P").

Schritt 7: Fehltage zählen

Um die Abwesenheitstage eines Mitarbeiters zu erfassen, wenden Sie diese Formel an: =COUNTIF(cell range, "A"). Um Fehler zu vermeiden, ist es wichtig, in dieser Formel den richtigen Zellbereich einzugeben.

Schritt 8: Feiertage berechnen

Um Feiertage (Sonntage) im Monat zu zählen, verwenden Sie den Bereich mit den Wochentagen und die Formel: =COUNTIF(cell range, "Sun"). Stellen Sie sicher, dass Sie den genauen Bereich festgelegt haben. Verwenden Sie die $ -Funktion, um Zellreferenzen zu sperren. Wenn Ihre Wochentage die Zellen B2 bis AF2 belegen, lautet die Formel: =COUNTIF($B$2:$AF$2, "Sun").

Schritt 9: Arbeitstage festlegen

Arbeitstage werden als Summe der Anwesenheits- und Abwesenheitstage berechnet, wobei Folgendes verwendet wird: =SUM(cell range). Wenn sich beispielsweise die Anwesenheits- und Abwesenheitstage eines Mitarbeiters in den Zellen AG3 und AH3 befinden, lautet die Formel: =SUM(AG3:AH3).

Schritt 10: Anwesenheitsprozentsatz berechnen

Um die Anwesenheitsquote eines Mitarbeiters zu berechnen, verwenden Sie: = Present days / Working days. Ersetzen Sie die Platzhalter durch die korrekten Zellbezüge. Das Ergebnis wird als Dezimalzahl angezeigt. Konvertieren Sie es mit der Formatoption „%“ Ctrl + Shift + % oder dem Tastaturkurzbefehl in einen Prozentsatz. Denken Sie daran, den Füllpunkt für andere Zellen zu ziehen.

Schritt 11: Für zukünftige Monate duplizieren

Ihre Anwesenheitsliste für den angegebenen Monat ist nun vollständig! Um eine neue für den nächsten Monat zu erstellen, kopieren Sie einfach die gesamten Daten in ein neues Excel-Blatt und aktualisieren Sie die Daten entsprechend, sodass die Tage automatisch aktualisiert werden. Geben Sie die P-, A- und H-Werte für den neuen Monat manuell ein.

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