Sind diese neuen Kalender-Apps Ihre Zeit wert?

Wir schreiben das Jahr 2024 und wir haben jetzt viel mehr Kalender-Apps als je zuvor . Ihre Marketingkampagnen erwecken den Eindruck, dass sie alle für Ihre Produktivität unerlässlich sind. Aber welche helfen Ihnen tatsächlich dabei, jeden Tag mehr zu erledigen, und was können sie besser als Ihr bestehender Kalender?

Für die meisten Leute reichen Standardsystemkalender wie Google Kalender , Outlook Kalender und Apple Kalender aus. Aber eine neue Reihe von Kalender-Apps auf dem Markt verspricht, Ihnen bei Dingen zu helfen, die von der Terminplanung über die Koordination bis hin zur Aufgabenverwaltung reichen. Wir führen Sie durch dieses riesige Universum an Tools und sehen, wie Ihr überaus organisierter Zeitplan aussehen kann.

Mehr Kalender-Apps, als Sie zählen können

Wir werden uns die riesige Landschaft der Kalendertools ansehen, indem wir sie in vier verschiedene Kategorien einteilen:

• Erinnerungsorientierte Kalender : Für Leute, die häufig viele Besprechungen auf ihrem Terminkalender haben, sowie für diejenigen, die mehrere Kalender jonglieren. Beispiele hierfür sind TimeOS und Beams.
• Planungstools : Für Benutzer, die viele Besprechungen organisieren oder mit mehreren Personen auf der ganzen Welt koordinieren. Beispiele hierfür sind Calendly, Cal.com und SavvyCal.
• Aufgabenverwaltungskalender : Für Menschen, die von zu Hause aus arbeiten oder hybride Jobs haben. Die Apps in dieser Kategorie sind für die Verwaltung Ihres Privat- und Arbeitslebens konzipiert. Beispiele hierfür sind Notion Calendar, Amie, Rise, Routine, Sunsama, Vimcal und Daybridge.
• KI-gestützte Funktionen und Extras : Für Personen, die schneller auf Informationen zu ihren bevorstehenden Kalenderereignissen zugreifen möchten oder Hilfe bei der Strukturierung ihres Tages benötigen, um Zeit zum Entspannen zu haben. Beispiele hierfür sind Reclaim, Clara und Trevor.

Während Ihr Team bei der Arbeit möglicherweise interne Tools und Kalender für Besprechungen verwendet, können einige dieser Apps von Drittanbietern Ihnen persönlich helfen, wenn Sie sie in Arbeitstools integrieren können.

Auch native Kalender-Apps wie Outlook-Kalender und Google Kalender haben mit Funktionen wie Verfügbarkeitsfreigabe, Standortfreigabe und der Möglichkeit, kostenpflichtige Termine zu buchen, aufgeholt. Allerdings verfügen diese Apps über so viele Funktionen, dass es schwierig sein kann, sie zu finden – und dann sind dedizierte Tools von Drittanbietern sinnvoll.

Denken Sie daran, dass diese Drittanbieter-Apps in Ihren Google-, Outlook- oder Apple-Kalender integriert sind. Selbst wenn Sie also mehrere Apps für unterschiedliche Zwecke verwenden, können Sie Ihren Zeitplan immer noch in der Standardkalender-App Ihrer Wahl sehen.

PSA – die kostenlosen Versionen der Kalender-Apps sind gut genug

Die meisten Leute finden in den kostenlosen Stufen dieser neuen Kalender-Apps alle Planungsfunktionen, die sie benötigen, sodass Sie nicht sofort ein Abonnement abschließen müssen.

Wenn Sie sich also dazu entschließen, für ein Kalendertool zu bezahlen, achten Sie auf zusätzliche Funktionen, die die Kosten wirklich rechtfertigen, wie zum Beispiel die Transkription Ihrer Besprechungen und das Zusammenfassen von Notizen daraus.

Aufgeladene Erinnerungen

Die meisten Kalender-Apps benachrichtigen Sie standardmäßig über bevorstehende Besprechungen – es ist jedoch leicht, diese Benachrichtigungen zu verpassen, wenn Sie nicht aufpassen. Viele von uns vergessen immer noch ein bestimmtes Meeting, entweder weil unser Telefon nicht da ist oder weil wir die Benachrichtigungen ganz stummgeschaltet haben.

Eines der praktischsten Tools für diese Situation ist eine Browsererweiterung namens TimeOS . Es zeigt Informationen zu Ihrem nächsten Meeting an, wenn Sie einen neuen Tab in Ihrem Browser öffnen, und ist somit wie eine ständige Erinnerung für Ihr Gehirn.

TimeOS verfügt außerdem über eine Funktion zur automatischen Teilnahme, die Sie aktivieren können, um sicherzustellen, dass die Videokonferenzverbindung ohne menschliches Eingreifen geöffnet wird.

Wenn Sie ein Mac-Benutzer sind, können Sie auch ein Tool namens Beams verwenden , das sich in Ihrer Menüleiste befindet, um Sie über bevorstehende Besprechungen zu informieren. Mit nur einem Klick können Sie auch Ihren Zeitplan für den aktuellen Tag und den nächsten sehen.

Wenn Erinnerungen die einzige Möglichkeit sind, pünktlich zu Terminen zu erscheinen, ist die Task-Manager-App Any.do einen Blick wert. Es bietet WhatsApp und standortbasierte Erinnerungen für 5 US-Dollar pro Monat.

Terminplanung und Verfügbarkeit

In praktisch jeder verfügbaren Kalender-App können Sie ein Ereignis hinzufügen. Planungstools bieten Ihnen jedoch die Möglichkeit, Zeitfenster mit anderen zu teilen. Sie können Ihnen Zeit sparen, wenn Sie E-Mails mit Ihren Kontakten hin- und herschicken, um einen geeigneten Termin auszuhandeln.

Wenn Sie mögliche Termine für ein Meeting mitteilen müssen, ist Calendly eines der beliebtesten Tools, mit denen Sie dies ganz einfach erledigen können, und Sie müssen keinen Cent dafür ausgeben.

Mit dem kostenlosen Kontingent können Sie Ihre täglichen Arbeitsstunden angeben und einen Veranstaltungstyp festlegen, beispielsweise einen 15-, 30- oder 60-minütigen Besprechungszeitraum. Sie können einen Link mit jedem teilen und dieser kann ein Zeitfenster buchen, ohne Sie zu fragen. Sie sehen freie Zeiten in Ihrem Terminkalender und buchen ohne langes Hin und Her einen Termin. Es besteht auch die Möglichkeit, die Arbeitszeiten an einem bestimmten Tag anzupassen.

Mit Vimcal , das kostenlos für iOS verfügbar ist, können Sie Zeitzonen in der Seitenleiste stapeln, was sehr nützlich ist, wenn Sie Kollegen oder Mitarbeiter in der gesamten Zeitzone haben. Das erspart Ihnen den Kopfzerbrechen, auf die Weltzeituhr zu schauen und zu versuchen, die beste Zeit für Sie und Ihren Kontakt anderswo auf dem Planeten herauszufinden.

Mit dem neu eingeführten Notion Calendar , der überarbeiteten Version von Cron Calednar, können Sie auch mehrere Zeitzonen auf einem Bildschirm anzeigen.

Darüber hinaus werden Konflikte zwischen Ihren persönlichen und geschäftlichen Kalendern behoben und die Termine, die Sie als belegt markiert haben, automatisch blockiert.

Darüber hinaus können Sie mit Vimcal, Notion Calendar und TimeOS Ihre Verfügbarkeit teilen, indem Sie Zeitfenster auf mehrere Daten ziehen. Dies ähnelt der Auswahl mehrerer Spaltenzellen in einer Tabelle. Wie das funktioniert, sehen Sie in einem kurzen Video . Dies ist hilfreich, wenn Ihre Arbeitszeiten nicht festgelegt sind und Sie bestimmte Zeitfenster für eine bestimmte Besprechung mit anderen Personen teilen möchten. Es ist das Äquivalent zu sagen: „Ich bin am Donnerstag zwischen 15 und 18 Uhr und am Freitag zwischen 10 und 11 Uhr für einen Anruf frei.“

Abstimmung über die besten Zeiten für ein Treffen

Es gibt Situationen, in denen Sie und Ihre Mitarbeiter jede Woche einen dreistündigen Block für ein wiederkehrendes 30-minütiges Meeting vereinbart haben, den genauen Zeitpunkt jedoch flexibel halten möchten. Abstimmung ist der beste Weg, dies zu erreichen.

Doodle ist ein praktisches Tool, mit dem Personen über vorgeschlagene Termine für ein Meeting abstimmen können. So vermeiden Sie, dass mehrere Personen hin und her wechseln müssen, um sich auf ein geeignetes Zeitfenster zu einigen. Außerdem können Sie mit der kostenlosen Stufe einen Calendly-ähnlichen Link für Einzelgespräche erstellen und unbegrenzt Gruppenumfragen erstellen.

Unabhängig davon können Benutzer mit TimeOS auch Gruppenumfragen erstellen , um über einen bestimmten Zeitrahmen für ein Meeting abzustimmen.

Für eine persönlichere Note können Sie mit Daybrige , das ein sozialer Kalender sein soll, ganz einfach einen Veranstaltungslink erstellen und mit Ihren Freunden teilen, damit diese antworten können.

Aufgabenmanagement

In Ihrem Zeitplan geht es wahrscheinlich nicht nur um Besprechungen. Sie benötigen wahrscheinlich eine Erinnerung für eine bestimmte Zeit, um Lebensmittel einzukaufen, Ihre Essenszubereitung zu erledigen oder Ihre Wäsche zu waschen. Zum Glück gibt es dafür Apps.

Mit vielen Hybrid-Apps können Sie Ihren Besprechungsplan einsehen und auch Ihre täglichen Aufgaben und sogar längerfristige Pläne aufschreiben.

Diese auf die Aufgabenverwaltung ausgerichteten Apps helfen Ihnen auch dabei, für jede Aufgabe eine feste Zeitspanne einzuplanen, damit Sie beim Durchsehen Ihrer To-Do-Liste und Besprechungen nicht überfordert werden.

Routine ist eine solche App – verfügbar im Web, iOS und macOS, mit Plänen zur Einführung auf Android – die alle oben genannten Funktionen vereint.

Im Gegensatz zu anderen Apps, die auf Ereignissen mit bestimmten Zeitfenstern basieren, behandelt Routine Aufgaben wie einen Hauptbürger. Über die Benutzeroberfläche können Sie zunächst ganz einfach Aufgaben notieren, bevor Sie sie einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit zuordnen.

Es eignet sich auch hervorragend für wiederkehrende Aufgaben. Darüber hinaus verfügt es über eine einfache „Agenda“-Ansicht, die Ihnen die heutigen Besprechungen und Aufgaben anzeigt.

Aber Routine hat in dieser Kategorie viel Konkurrenz. Es gibt das bereits erwähnte Any.do, das Aufgaben und Ihren Kalender kombiniert. Es gibt auch Amie, das kürzlich seine Warteliste abgeschafft hat und bessere Planungstools bietet, einschließlich eines personalisierten Links für Ihre Kontakte, über den sie Zeit bei Ihnen buchen können.

Sunsama , das nur kostenpflichtige Pläne anbietet, hilft Ihnen bei der bewussten Planung, indem es Sie auffordert, festzulegen, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe aufwenden möchten. Die App zeigt Ihnen auch an, wie viel Zeit Sie mit der Erledigung verschiedener Aufgaben an einem Tag verbracht haben, wenn Sie diese als erledigt markiert haben, und fordert Sie sogar dazu auf, eine tägliche Zusammenfassung/Abschlussbesprechung zu verfassen.

Daybridge bietet mehrere Ansichten wie „Fokus“, „Planen“ und „Entspannen“, damit Sie Ihren Zeitplan aus persönlicher und geschäftlicher Sicht betrachten können. Darüber hinaus hilft Ihnen das Tool dabei, Aufgaben einfach zu kategorisieren, indem Sie ihnen beim Aufschreiben Tags wie Unterhaltung, Soziales, Fitness und Körperpflege zuweisen. Die Idee besteht darin, Ihnen die Möglichkeit zu geben, die besten Zeiten für verschiedene Arten von Aufgaben zu finden, indem Ihnen Ansichten und Umschaltmöglichkeiten bereitgestellt werden, ohne dass KI beteiligt sein muss.

Kann KI Ihren Zeitplan ausführen?

Moderne Kalender-Apps nutzen KI-Funktionen in erster Linie, um die Zeit für Sie zu optimieren: Sie schlagen Zeitfenster vor oder erstellen automatisch einen Zeitplan, der es Ihnen ermöglicht, jeden Tag genügend Ausfallzeit zu haben.

Der KI-Bot von Vimcal hilft Ihnen beispielsweise dabei, automatisch den richtigen Zeitpunkt zu finden. Sie können den Calendly-Link der anderen Person (oder eine andere Verfügbarkeit) posten, und Vimcal markiert automatisch gegenseitige Termine, wenn beide Parteien für ein Meeting verfügbar sind. Außerdem können Sie Sätze aus E-Mails wie „Ich habe morgen zwischen 15 und 17 Uhr ET frei“ einfügen, damit die KI einen Platz findet.

Bedenken Sie, dass sich die KI nicht in Ihrem Namen auf ein Zeitfenster einigen kann. Es kann den besten Zeitpunkt für Sie finden und erspart Ihnen die Mühe, manuell nach dem Slot zu suchen, indem Sie Text oder Links analysieren.

Vimcal verfügt außerdem über eine praktische Funktion, die Sie anhand der E-Mail-Domäne über das Unternehmen informiert, aus dem Ihr Besprechungsteilnehmer stammt.

Darüber hinaus können Sie in vielen Apps Ihre Präferenzen für Ausfallzeiten oder Ihr Fitnessprogramm festlegen, und ihre KI passt Ihren Zeitplan an Ihre persönlichen Aktivitäten an.

Reclaim AI verfügt über eine Funktion namens „Habits“, mit der wiederkehrende Aufgaben oder Gewohnheiten angepasst werden, die Sie in Ihren Tagesablauf integrieren möchten. Genau wie bei Neujahrsvorsätzen neigen Menschen oft dazu, nach einer Weile zu vergessen, Aufgaben zur Gewohnheitsbildung zu erledigen. Reclaim trägt diese Gewohnheiten also in Ihren Kalender ein und verschiebt Ihren Zeitplan sogar intelligent um sie herum, damit Sie sie nicht verpassen.

Sie können im kostenlosen Kontingent drei Gewohnheiten definieren; Es gibt verschiedene Vorlagen wie Schreiben, Kundenrecherche und Nachholen am Nachmittag, damit Sie schnell loslegen können. Diese Vorlagen basieren auf der Rolle, die Sie beim Onboarding auswählen.

Während Trevor AI keine automatische Planung für Sie übernimmt, schlägt es die bestmöglichen Zeitfenster für Ihre Aufgaben vor und schätzt sogar die Dauer jeder einzelnen Aufgabe, während Sie sie eingeben.

Erinnern Sie sich an TimeOS, das wir bereits erwähnt haben? Damit können Sie während einer Besprechung Notizen machen und diese später als Referenz abrufen. Das bedeutet, dass Sie sich direkt aus der Kalenderansicht auf ein Meeting vorbereiten können, indem Sie den KI-Assistenten bitten, Ihnen zusammengefasste Informationen zu früheren Meetings zu geben – und Sie müssen diese Details nicht manuell über E-Mail-Threads und andere Quellen zusammensuchen.

Sollten Sie für Kalender-Apps bezahlen?

Es gibt keine direkte Antwort auf die Frage, was die „beste Kalender-App“ ist, aber es gibt eine Möglichkeit herauszufinden, ob Sie für eine bezahlen sollten. Viele Kalender-Apps verfügen vielleicht über ähnliche Funktionen, aber vielleicht gefallen Ihnen die Benutzeroberfläche, die Benutzerfreundlichkeit und die Umschaltmöglichkeiten einer App viel besser als die der anderen.

Der beste Weg, über eine kostenpflichtige Stufe nachzudenken, besteht darin, sich nach dem Ausprobieren eines Kalendertools zu fragen, ob Ihnen das Zeit gespart oder Ihnen geholfen hat, Ihr Leben besser zu organisieren.

Apps wie Akiflow und Sunsama verlangen einen Aufpreis, weil sie eine breite Palette an Funktionen bieten, die von der Terminplanung über die Aufgabenverwaltung bis hin zum Aufbau von Gewohnheiten reichen. Wenn Sie also verschiedene Bereiche Ihres Lebens unter einem Dach zusammenfassen möchten, anstatt mehrere Apps zu verwenden, ist das eine gute Möglichkeit – und es kann sich lohnen, dafür zu bezahlen. Wenn es um kostenpflichtige Funktionen geht, sind einige Dinge einfacher zu bewerten. Wenn Sie beispielsweise wiederkehrende Aufgaben oder mehrere Kalender in Ihrem Workflow haben, ist es sinnvoll, für eine App zu bezahlen, die diese Aufgaben unterstützt.

Was derzeit schwieriger zu bewerten ist, sind KI-gestützte Funktionen und intelligente Planung. Das liegt daran, dass Sie diese eine Weile ausprobieren müssen, um zu verstehen, ob der KI-Algorithmus für Sie funktioniert und zu Ihrem Zeitplan passt.

Einige Tools wie TimeOS, Amie, Notion Calendar und Hey Calendar bieten mehr Dinge außerhalb des Kalenderuniversums, wie z. B. die Aufzeichnung von Besprechungen, Transkription und eine bessere Integration in Ihr E-Mail- oder Datenbanksystem. Diese Tools bieten Premium-Stufen, die auf die teamübergreifende Zusammenarbeit mit Kollegen ausgerichtet sind. Obwohl sie leistungsstark sind, möchten Sie wahrscheinlich nur dann in Betracht ziehen, dafür zu bezahlen, wenn Sie sie gemeinsam mit anderen verwenden.

Einpacken

Als jemand, der ständig Produktivitäts-Apps ausprobiert, wechsle ich häufig zwischen Produkten. Vimcal ist derzeit mein Lieblingstool zum Teilen meiner Verfügbarkeit, da es die Suche nach geeigneten Zeiten für Besprechungen mit Personen aus verschiedenen Zeitzonen ganz einfach macht.

Mittlerweile ist Routine meine bevorzugte Waffe zum Zusammenführen von To-Dos und meinem Kalender. Dank der täglichen Agenda-Ansicht kann ich problemlos Aufgaben wie das Versenden wichtiger E-Mails oder die Recherche zu bestimmten Themen erledigen.

Da Amie jedoch jetzt ohne Platz auf der Warteliste öffentlich verfügbar ist und über eine integrierte E-Mail-Integration verfügt, können Sie E-Mails per Drag-and-Drop verschieben, um sie als Aufgaben in Ihrem Kalender einzuplanen. Ich habe vor, auch das auszuprobieren.