Excel 出勤簿シートを作成するためのステップバイステップガイド

ステップ1：月の日付を入力する

まず、Excelシートに特定の月の日付を入力します。セルをクリックし、DD-MM-YYYYの形式で日付を入力します。例えば、2024年10月の出勤簿を作成する場合は、日付を と入力します 01/10/2024。

ステップ2:対応する曜日名を表示する

日付セルの下に、次の数式を使用して対応する日を指定します。日付 =TEXT(B1, "dddd")が配置されているセルのアドレスを表すように B1 を調整します。

ステップ3:セルの書式を設定して見やすくする

簡潔にするために、日付の書式設定を「日」のみにしてください。日付セルを右クリックし、「セルの書式設定」 → 「カスタム」を選択し、「dd-mm-yy」形式を選択します。この形式から「mm-yy」部分を削除し、「OK」をクリックします。日付を省略形で表示するには、数式を次のように変更します =TEXT(B1, "ddd")。

ステップ4:出席ラベルを設定する

日付と曜日名を含むセルを選択し、フィルハンドルを使って右にドラッグします。月のすべての日付を入力したら、隣接するセルに以下のラベルを入力します。

• 現在
• 不在
• 休日
• 営業日
• 出席率

日曜日を表すには「H」、当日を表すには「P」、欠席日を表すには「A」を使用します。

ステップ5:条件付き書式を適用する

視認性を高めるために、出欠状況（出席、欠席、休日）に条件付き書式を適用します。出席日は緑、欠席日は黄色、休日は赤で表示します。P、A、Hを含むすべてのセルを選択します。「ホーム」>「条件付き書式」>「セルの強調表示ルール」>「等しい」に移動します。指定されたフィールドに「P」と入力し、必要な書式設定オプションを選択します。休日と欠席日についてもこれを繰り返し、必要に応じて色をカスタマイズします。

ステップ6：現在の日数を数える

従業員の現在の勤務日数をカウントするには、適切なセルを選択し、次の数式を使用します =COUNTIF(cell range, "P")。各従業員の合計日数に正しい範囲を指定してください。例えば、B3からAF3までの勤務日数は次のように計算されます =COUNTIF(B3:AF3, "P")。

ステップ7：欠勤日数を集計する

従業員の欠勤日数を記録するには、次の数式を適用します =COUNTIF(cell range, "A")。エラーを防ぐため、この数式に正しいセル範囲を入力することが重要です。

ステップ8:休日を計算する

月内の祝日（日曜日）を数えるには、曜日名を含む範囲と数式を使用します =COUNTIF(cell range, "Sun")。正確な範囲を設定したことを確認してください。$関数を使用してセル参照をロックします。曜日名がB2セルからAF2セルまで含まれている場合、数式は次のようになります =COUNTIF($B$2:$AF$2, "Sun")。

ステップ9:営業日を決定する

就業日数は、出席日数と欠勤日数の合計として計算されます。式は次のとおりです =SUM(cell range)。たとえば、従業員の出席日数と欠勤日数がセル AG3 と AH3 に入力されている場合、数式は次のようになります =SUM(AG3:AH3)。

ステップ10:出席率を計算する

従業員の出勤率を計算するには、次の式を使用します = Present days / Working days。プレースホルダーを適切なセル参照に置き換えてください。結果は小数で表示されます。%形式オプションまたは Ctrl + Shift + % ショートカットを使用してパーセンテージに変換してください。他のセルのフィルハンドルをドラッグすることを忘れないでください。

ステップ11:将来の月のために複製する

指定した月の出勤簿が完成しました！翌月の出勤簿を作成するには、データ全体を新しいExcelシートにコピーし、日付を更新するだけで、日付は自動的に更新されます。新しい月のP、A、Hの値は手動で入力してください。

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