Excel 出席シートの作成: ステップバイステップ ガイド

このガイドでは、 Microsoft Excel を使用して出勤シートを作成する方法を説明します。このステップバイステップのチュートリアルは、出勤追跡プロセスをデジタルで効率化するように設計されています。この自動化された Excel 出勤シートを使用すると、従業員の出勤日数の割合を簡単に計算できます。これは、パフォーマンス レビューや査定の際に非常に役立ちます。

Excelで出勤簿を作成する手順

このチュートリアルは、教育機関と企業の両方に適した、Excel での効果的な出席シートの設定に役立ちます。

従業員名のリストを含むテンプレートを用意しました。学校の出席シートを作成する場合は、従業員名セクションを生徒名セクションに置き換えるだけです。さらに、テキストの折り返しや結合と中央揃えコマンドを使用して、セル内のテキストを整理できます。

最初のタスクは、Excel シートに特定の月の日付を入力することです。セルをクリックし、DD-MM-YYYY の形式で日付を入力します。たとえば、2024 年 10 月の出勤シートを作成する場合、日付は 01/10/2024 と入力します。日付セルの下には、日付のすぐ下にあるセルに次の数式を使用して、対応する日を指定する必要があります。

=TEXT(B1, "dddd")

この数式では、日付が配置されているセルのアドレスを表すように B1 を調整します。

次の手順では、日付を書式設定して日付番号のみを表示し、出席シートを簡潔にします。日付セルを右クリックし、[セルの書式設定]を選択して[カスタム]を選択し、dd-mm-yyスタイルを選択します。この形式からmm-yy部分を削除して、[OK] をクリックします。日付の略語を表示する場合は、前の数式を次のように調整します。

=TEXT(B1, "ddd")

日付と曜日名を含むセルをハイライトし、フィル ハンドルを使用して右にドラッグします。月のすべての日付を入力したら、隣接するセルに次のラベルを入力します。

• 現在
• 不在
• 休日
• 営業日
• 出席率

日曜日は「H」で表し、出席日は「P」で記録し、欠席日は「A」でマークします。

次に、出席状況インジケーター (出席、欠席、休日) に条件付き書式を適用します。出席日には緑、欠席者には黄色、休日には赤を使用します。好みに応じて自由に色を選択してください。

P、A、H を含むすべてのセルを選択します。[ホーム] > [条件付き書式設定] > [セルの強調表示ルール] > [等しい]に移動します。指定されたフィールドにPと入力し、ドロップダウン メニューから目的の書式設定オプションを選択します。休日や欠席日を表すセルに対してこのプロセスを繰り返し、[カスタム書式] オプションを使用して色をカスタマイズすることを検討します。

従業員の現在の日数を集計するには、適切なセルを選択し、次の数式を入力します。

=COUNTIF(cell range, "P")

この数式では、各従業員の合計日数に正しい範囲を指定してください。たとえば、従業員が B3 から AF3 まで勤務していた場合は、次の数式を使用します。

=COUNTIF(B3:AF3, "P")

フィル ハンドルを使用して、この数式を他のセルにコピーします。従業員の欠勤日数をカウントするには、次の数式を使用します。

=COUNTIF(cell range, "A")

エラーを回避するために、数式に正しいセル範囲を入力してください。

この Excel シートは、1 か月の日曜日の合計数に基づいて休日をカウントします。そのためには、日数を含む範囲を指定して、次の数式を使用します。

=COUNTIF(cell range, "Sun")

正確な範囲を設定するように注意してください。フィル ハンドルを使用して隣接するセルに入力しながら同じセル範囲を維持するには、$関数を使用してセル参照をロックします。

曜日名が B2 から AF2 までのセルを占める場合、数式は次のようになります。

=COUNTIF($B$2:$AF$2, "Sun")

労働日数は単純に勤務日数と欠勤日数の合計であり、次のように計算できます。

=SUM(cell range)

たとえば、従業員の出勤日と欠勤日がそれぞれセル AG3 と AH3 に記録されている場合は、次の数式を使用します。

=SUM(AG3:AH3)

従業員の出勤率を計算するには、次の式を適用します。

= Present days / Working days

数式内のプレースホルダーを正しいセル参照に置き換えます。結果は小数形式で表示されます。ホームタブの%形式オプションを使用してパーセンテージに変換するか、ショートカットCtrl + Shift + %を使用します。残りの空のセルのフィルハンドルをドラッグすることを忘れないでください。

指定した月の出勤簿が完成しました。翌月用の新しいシートを作成するには、データ全体を新しい Excel シートにコピーし、日付を適宜変更するだけで、日付が自動的に更新されます。新しい月の P、A、H の値は手動で入力します。

以上です。この情報がお役に立てば幸いです。

Excel でチェックリスト ボックスを作成するにはどうすればよいですか?

チェックリスト機能は、Microsoft Office 365 および Web 版 Excel で利用できます。チェックリスト ボックスを作成するには、[挿入] タブに移動して [チェックボックス] オプションを選択します。これにより、選択したセルまたはセル範囲にチェックボックスが挿入されます。

以前のバージョンの Office には、ActiveX コントロール チェックボックスとフォーム コントロール チェックボックスの 2 種類のチェックボックスがあり、これらは Microsoft Office 365 のチェックボックスとは異なります。

Excel シートを印刷する手順は何ですか?

Excel シートを印刷するには、目的のシートを開き、[ファイル] > [印刷]に移動するか、Ctrl + Pキーボード ショートカットを使用します。プリンターを選択し、必要に応じて設定を調整して、[印刷]をクリックします。