輕鬆追蹤 Word 和 Google 文件中的更改，輕鬆進行編輯

重點

  • Word 中的追蹤變更是用於協作和個人編輯的強大工具。
  • Google 文件利用稱為「建議模式」的類似功能來追蹤編輯。
  • 這兩個平台都允許用戶接受或拒絕更改並留下評論以確保清晰。

掌握 Microsoft Word 和 Google Docs 中的追蹤更改

了解如何有效利用「追蹤變更」功能可以顯著增強您的文件編輯體驗。本指南探討了 Microsoft Word 和 Google Docs 的功能，為每個平台提供了可操作的步驟，以促進更好的協作和文件管理。

在 Microsoft Word 中啟動追蹤更改

第 1 步： 在 PC 上啟用追蹤更改

開啟文件並導覽至功能區選單中的 「審閱」 標籤。按一下 「追蹤變更」 或使用快捷鍵 Ctrl + Shift + E 啟動該功能。

專業提示： 如果您共享計算機，請考慮透過在 「鎖定追蹤」 下設定密碼來鎖定追蹤功能。

步驟 2： 在 Web 上啟用追蹤更改

對於 Word Online，選擇 「審查」選項卡，找到 「追蹤變更」 旁邊的下拉式選單，然後選擇「 每個人」 或 「僅我的」 以開始追蹤編輯。

第 3 步： 在行動裝置上啟動追蹤更改

若要在行動應用程式中啟用追蹤更改，請開啟文檔，點擊 編輯 ，然後造訪 審閱 。從那裡，找到並選擇 “跟踪更改” 。

在 Microsoft Word 中插入修訂

新增修訂很簡單；只需根據需要刪除、插入或修改文字即可。更改將以視覺方式指示 – 刪除內容帶有刪除線，並添加內容帶有下劃線。

專業提示：透過反白文字、選擇「審閱」標籤下的 「新評論」 並輸入註釋，利用評論進行詳細編輯。

顯示或隱藏 Word 中的更改

步驟 4： 在 PC 上顯示或隱藏更改

點擊文件側面的紅色垂直線即可查看追蹤的變更。您可以調整 “檢視” 下的顯示設置，以在 “簡單標記” 和 “所有標記” 之間切換。

第 5 步： 在 Web 上查看更改

在 Word Online 中，上傳文件以立即查看追蹤的更改，並提供在標記視圖之間切換的選項。

第 6 步： 在行動裝置上導航更改

存取先前編輯的文件中的修訂；繼續編輯，同時保留所做更改的可見性。

接受或拒絕 Word 中的更改

若要管理更改，請右鍵單擊修訂版以 接受 或 拒絕 。您也可以使用工具列中的選項來管理多個修訂。

邀請其他人編輯或查看

要進行協作，請點擊右上角的 「共享」 ，然後按照提示輸入其他人的電子郵件或共享連結來邀請其他人。

在 Google 文件中啟用追蹤變更（建議模式）

第 7 步： 在 PC 上啟動建議模式

開啟文件並點擊工具列中的 「編輯」 ，然後從下拉式選單中選擇 「建議」 。

第 8 步： 在行動裝置上啟用建議

若要啟動建議模式，請開啟文檔，按角落上的三個點，然後開啟「 建議變更」 。

在 Google 文件中新增建議

編輯時，刪除內容將帶有刪除線，而新增內容將帶有下劃線。可以透過選擇文字並點擊 + 圖示來新增評論。

接受或拒絕 Google 文件中的更改

步驟 9： 在 PC 上管理建議

要解決建議，請點擊相關的氣泡，透過點擊相應的按鈕來接受或拒絕更改。

第 10 步： 處理行動裝置上的建議

點擊修訂並選擇直接接受或拒絕它們。使用 「查看全部」 功能可全面概述變更。

邀請其他人檢視或編輯 Google 文檔

若要邀請協作者，請按一下 「共用」 ，新增他們的電子郵件，然後在發送邀請之前選擇權限等級。

複製貼上並追蹤更改

在 Microsoft Word 中，複製貼上會保留追蹤的更改，而在 Google Docs 中，它不會保留相同的編輯視覺指示。

啟用追蹤更改列印

若要準備在 Word 中列印文檔，請先切換到 「無標記」 以在列印前套用所有變更。除非變更已最終確定，否則 Google 文件將列印原始文件而不進行修改。

平台之間的編輯效率

了解如何在 Google Docs 和 Microsoft Word 之間轉換文件可以簡化您的工作流程並增強協作能力。

額外提示

  • 在進行重大編輯之前，請務必儲存原始文件的備份。
  • 熟悉兩個平台的評論功能，以便更清晰的溝通。
  • 在整個文件中保持一致的樣式和格式，以避免編輯過程中出現混亂。

概括

本指南涵蓋了有效利用 Microsoft Word 和 Google Docs 中的追蹤變更功能、增強跨平台使用者的協作和文件編輯的各個步驟。

結論

無論是在 Microsoft Word 還是 Google Docs 中工作，使用追蹤變更或建議模式工具都可以顯著簡化編輯流程。透過掌握這些功能，您可以促進更順暢的協作和細緻的文件管理。

FAQ（常見問題）

我可以使用“跟踪更改”編輯文檔而不保留更改嗎？

當您關閉「追蹤變更」或接受所有變更時，文件將反映編輯內容而不顯示標記。

我可以追蹤的更改數量是否有限制？

不可以，Microsoft Word 和 Google Docs 都可以追蹤大量更改，但對於非常大的文檔，效能可能會有所不同。