輕鬆追蹤 Word 和 Google 文件中的更改,輕鬆進行編輯
重點
- Word 中的追蹤變更是用於協作和個人編輯的強大工具。
- Google 文件利用稱為「建議模式」的類似功能來追蹤編輯。
- 這兩個平台都允許用戶接受或拒絕更改並留下評論以確保清晰。
掌握 Microsoft Word 和 Google Docs 中的追蹤更改
了解如何有效利用「追蹤變更」功能可以顯著增強您的文件編輯體驗。本指南探討了 Microsoft Word 和 Google Docs 的功能,為每個平台提供了可操作的步驟,以促進更好的協作和文件管理。
在 Microsoft Word 中啟動追蹤更改
第 1 步: 在 PC 上啟用追蹤更改
開啟文件並導覽至功能區選單中的 「審閱」 標籤。按一下 「追蹤變更」 或使用快捷鍵 Ctrl + Shift + E 啟動該功能。
專業提示: 如果您共享計算機,請考慮透過在 「鎖定追蹤」 下設定密碼來鎖定追蹤功能。
步驟 2: 在 Web 上啟用追蹤更改
對於 Word Online,選擇 「審查」選項卡,找到 「追蹤變更」 旁邊的下拉式選單,然後選擇「 每個人」 或 「僅我的」 以開始追蹤編輯。
第 3 步: 在行動裝置上啟動追蹤更改
若要在行動應用程式中啟用追蹤更改,請開啟文檔,點擊 編輯 ,然後造訪 審閱 。從那裡,找到並選擇 “跟踪更改” 。
在 Microsoft Word 中插入修訂
新增修訂很簡單;只需根據需要刪除、插入或修改文字即可。更改將以視覺方式指示 – 刪除內容帶有刪除線,並添加內容帶有下劃線。
專業提示:透過反白文字、選擇「審閱」標籤下的 「新評論」 並輸入註釋,利用評論進行詳細編輯。
顯示或隱藏 Word 中的更改
步驟 4: 在 PC 上顯示或隱藏更改
點擊文件側面的紅色垂直線即可查看追蹤的變更。您可以調整 “檢視” 下的顯示設置,以在 “簡單標記” 和 “所有標記” 之間切換。
第 5 步: 在 Web 上查看更改
在 Word Online 中,上傳文件以立即查看追蹤的更改,並提供在標記視圖之間切換的選項。
第 6 步: 在行動裝置上導航更改
存取先前編輯的文件中的修訂;繼續編輯,同時保留所做更改的可見性。
接受或拒絕 Word 中的更改
若要管理更改,請右鍵單擊修訂版以 接受 或 拒絕 。您也可以使用工具列中的選項來管理多個修訂。
邀請其他人編輯或查看
要進行協作,請點擊右上角的 「共享」 ,然後按照提示輸入其他人的電子郵件或共享連結來邀請其他人。
在 Google 文件中啟用追蹤變更(建議模式)
第 7 步: 在 PC 上啟動建議模式
開啟文件並點擊工具列中的 「編輯」 ,然後從下拉式選單中選擇 「建議」 。
第 8 步: 在行動裝置上啟用建議
若要啟動建議模式,請開啟文檔,按角落上的三個點,然後開啟「 建議變更」 。
在 Google 文件中新增建議
編輯時,刪除內容將帶有刪除線,而新增內容將帶有下劃線。可以透過選擇文字並點擊 + 圖示來新增評論。
接受或拒絕 Google 文件中的更改
步驟 9: 在 PC 上管理建議
要解決建議,請點擊相關的氣泡,透過點擊相應的按鈕來接受或拒絕更改。
第 10 步: 處理行動裝置上的建議
點擊修訂並選擇直接接受或拒絕它們。使用 「查看全部」 功能可全面概述變更。
邀請其他人檢視或編輯 Google 文檔
若要邀請協作者,請按一下 「共用」 ,新增他們的電子郵件,然後在發送邀請之前選擇權限等級。
複製貼上並追蹤更改
在 Microsoft Word 中,複製貼上會保留追蹤的更改,而在 Google Docs 中,它不會保留相同的編輯視覺指示。
啟用追蹤更改列印
若要準備在 Word 中列印文檔,請先切換到 「無標記」 以在列印前套用所有變更。除非變更已最終確定,否則 Google 文件將列印原始文件而不進行修改。
平台之間的編輯效率
了解如何在 Google Docs 和 Microsoft Word 之間轉換文件可以簡化您的工作流程並增強協作能力。
額外提示
- 在進行重大編輯之前,請務必儲存原始文件的備份。
- 熟悉兩個平台的評論功能,以便更清晰的溝通。
- 在整個文件中保持一致的樣式和格式,以避免編輯過程中出現混亂。
概括
本指南涵蓋了有效利用 Microsoft Word 和 Google Docs 中的追蹤變更功能、增強跨平台使用者的協作和文件編輯的各個步驟。
結論
無論是在 Microsoft Word 還是 Google Docs 中工作,使用追蹤變更或建議模式工具都可以顯著簡化編輯流程。透過掌握這些功能,您可以促進更順暢的協作和細緻的文件管理。
FAQ(常見問題)
我可以使用“跟踪更改”編輯文檔而不保留更改嗎?
當您關閉「追蹤變更」或接受所有變更時,文件將反映編輯內容而不顯示標記。
我可以追蹤的更改數量是否有限制?
不可以,Microsoft Word 和 Google Docs 都可以追蹤大量更改,但對於非常大的文檔,效能可能會有所不同。