綜合電子郵件合併教學:在 Microsoft Word 中使用 Excel 數據
重點
- 郵件合併允許建立個人化文件。
- Excel 是 Word 中郵件合併的強大資料來源。
- 透過將儲存格設定為「文字」格式來保留 Excel 格式。
掌握郵件合併:從 Excel 到 Microsoft Word 的逐步指南
如果您希望優化文件建立流程,那麼了解郵件合併至關重要。本指南將引導您完成執行從 Excel 到 Microsoft Word 的郵件合併所需的步驟,讓您輕鬆建立個人化文件。
如何執行從 Excel 到 Word 的郵件合併
第 1 步: 設定郵件合併
首先,設定您的 Excel 資料來源:
- 建立具有多個列和標題的 Excel 表格,確保每個資料條目佔據單獨的行。
- 開啟 Microsoft Word,前往「郵件」選項卡,然後選擇 「開始郵件合併」 。
- 選擇首選文件類型,例如 信函 。
- 在「選擇收件者」部分中,選擇「 使用現有清單」 。
- 找到您的 Excel 文件並選擇它進行確認。
- 最後,從所選 Excel 檔案中選擇您要使用的工作表。
第 2 步: 插入合併字段
現在,讓我們將必要的合併欄位插入到您的文件中:
- 輸入文本,將遊標定位在要放置合併欄位的位置。
- 按 一下插入合併欄位 並從下拉清單中選擇所需的欄位。
- 合併欄位將在文件中顯示為 <<First_Name>>。
- 對所需的任何其他欄位重複插入過程。
- 插入所有欄位後,按一下 預覽結果 以查看文件的顯示方式。
- 如果對佈局感到滿意,請按一下 「完成並合併」 以繼續選擇所需的選項。
如何: 在郵件合併中保留從 Excel 到 Word 的格式
若要在郵件合併期間保持所需的格式:
- 選擇 Excel 工作表中不保留其格式的欄位。
- 導覽至 Excel 中的“首頁”選項卡,存取“儲存格”,選擇“格式”,然後選擇“設定儲存 格格式” 。
- 在「設定儲存格格式」對話方塊中,選擇「數字」標籤並將「類別」設定為 「文字」 。
概括
本指南概述如何使用 Excel 作為資料來源來有效地執行郵件合併,以便在 Microsoft Word 中建立個人化文件。透過執行這些步驟,您將能夠增強工作流程並輕鬆產生客製化信件。
結論
掌握郵件合併可以顯著節省時間並確保文件的專業性。立即採取行動,利用此功能輕鬆創建個人化字母、標籤等。不要猶豫,透過實踐進一步探索該功能。
FAQ(常見問題)
我可以使用Excel電子表格作為Word郵件合併的資料來源嗎?
是的,您絕對可以使用 Excel 電子表格作為在 Microsoft Word 中執行郵件合併的資料來源。