綜合電子郵件合併教學：在 Microsoft Word 中使用 Excel 數據

重點

  • 郵件合併允許建立個人化文件。
  • Excel 是 Word 中郵件合併的強大資料來源。
  • 透過將儲存格設定為「文字」格式來保留 Excel 格式。

掌握郵件合併：從 Excel 到 Microsoft Word 的逐步指南

如果您希望優化文件建立流程，那麼了解郵件合併至關重要。本指南將引導您完成執行從 Excel 到 Microsoft Word 的郵件合併所需的步驟，讓您輕鬆建立個人化文件。

如何執行從 Excel 到 Word 的郵件合併

第 1 步： 設定郵件合併

首先，設定您的 Excel 資料來源：

  1. 建立具有多個列和標題的 Excel 表格，確保每個資料條目佔據單獨的行。
  2. 開啟 Microsoft Word，前往「郵件」選項卡，然後選擇 「開始郵件合併」 。
  3. 選擇首選文件類型，例如 信函 。
  4. 在「選擇收件者」部分中，選擇「 使用現有清單」 。
  5. 找到您的 Excel 文件並選擇它進行確認。
  6. 最後，從所選 Excel 檔案中選擇您要使用的工作表。

第 2 步： 插入合併字段

現在，讓我們將必要的合併欄位插入到您的文件中：

  1. 輸入文本，將遊標定位在要放置合併欄位的位置。
  2. 按 一下插入合併欄位 並從下拉清單中選擇所需的欄位。
  3. 合併欄位將在文件中顯示為 <<First_Name>>。
  4. 對所需的任何其他欄位重複插入過程。
  5. 插入所有欄位後，按一下 預覽結果 以查看文件的顯示方式。
  6. 如果對佈局感到滿意，請按一下 「完成並合併」 以繼續選擇所需的選項。

如何： 在郵件合併中保留從 Excel 到 Word 的格式

若要在郵件合併期間保持所需的格式：

  1. 選擇 Excel 工作表中不保留其格式的欄位。
  2. 導覽至 Excel 中的“首頁”選項卡，存取“儲存格”，選擇“格式”，然後選擇“設定儲存 格格式” 。
  3. 在「設定儲存格格式」對話方塊中，選擇「數字」標籤並將「類別」設定為 「文字」 。

概括

本指南概述如何使用 Excel 作為資料來源來有效地執行郵件合併，以便在 Microsoft Word 中建立個人化文件。透過執行這些步驟，您將能夠增強工作流程並輕鬆產生客製化信件。

結論

掌握郵件合併可以顯著節省時間並確保文件的專業性。立即採取行動，利用此功能輕鬆創建個人化字母、標籤等。不要猶豫，透過實踐進一步探索該功能。

FAQ（常見問題）

我可以使用Excel電子表格作為Word郵件合併的資料來源嗎？

是的，您絕對可以使用 Excel 電子表格作為在 Microsoft Word 中執行郵件合併的資料來源。