SharePoint 與 OneDrive：您應該在哪裡儲存檔案？

SharePoint 和 OneDrive 都是線上雲端儲存應用程序，您可以從同一 Microsoft 365 帳戶存取它們。由於這兩項服務在內部同步，因此可能會讓使用者感到困惑，他們不知道應該使用哪一項來保存檔案。為了幫助您做出決定，我們根據儲存和存取優勢對 SharePoint 與 OneDrive 進行了比較。

SharePoint 與 OneDrive：主要區別

SharePoint 和 OneDrive 最大的差別在於，前者是整個團隊的文件管理系統，而後者則是具有一個使用者 ID 的單一使用者的雲端儲存庫。

兩者在外觀上有很大不同。 OneDrive 具有典型雲端儲存服務的外觀和感覺。其熟悉的介面旨在搜尋文件、線上開啟文件以及瀏覽文件和資料夾。

相較之下，SharePoint 具有商業網站範本的外觀，也稱為「SharePoint 網站」。任何已儲存的檔案或資料夾只能透過您需要事先建立的 Intranet、Extranet 或客戶入口網站進行存取。顯然，這是一種非常獨特且不同的文件保存方法。

另一個顯著差異是 SharePoint Online 不適用於常規 OneDrive 帳戶，且不適用於 Microsoft 365 免費基本版、個人或家庭訂閱。若要使用 SharePoint，您始終需要使用 Microsoft 365 商業計劃：基本、標準或進階。除了以下幾點之外，在兩者之間做出決定時要記住這一點很重要。

1. 協作

與 SharePoint 相比，OneDrive 的協作功能相當有限。例如，其他使用者無法同時編輯 OneDrive 文件或成為共同作者，因為 OneDrive 帳戶僅列在一個使用者 ID 下。

當您將編輯內容上傳到 OneDrive 帳戶時，該編輯內容將被視為單獨的檔案。

根據其在網站頁面上的訪問級別，SharePoint 使用者可以成為共同作者並遠端編輯其文檔，以直接影響主網站上的任何更改（無需管理員監督）。想像員工填寫評估或客戶發送回饋並在網頁上自動更新。

此外，SharePoint 還具有版本控制功能，可以保存不同文件的自動文件版本以追蹤其歷史記錄。使用 OneDrive，您必須重複儲存每個檔案版本。

2. 工作流程差異

SharePoint 的工作流程比 OneDrive 更複雜。您首先需要以 SharePoint 子網域或您自己的自訂網域的形式建立 SharePoint 網站。接下來，網站管理員需要透過電子郵件邀請參與者造訪他們的 SharePoint 網站。這意味著他們必須「註冊」到該網站。

OneDrive 沒有此類使用要求。若要共用文檔，您無需將其他團隊成員註冊到您的 OneDrive 帳戶。只要他們擁有自己的 Microsoft 帳戶，就可以存取您共享的任何內容。

如果您是 SharePoint 網站的網站管理員，您面臨的最大挑戰將是定義每個網站使用者的權限。例如，如果他們只是訪客或網站訪客，您可以將他們限制為「唯讀」狀態。其他使用者可以擁有更有限的編輯存取權限，具體取決於他們在組織中的角色。

由於 OneDrive 帳戶僅與一個使用者 ID 綁定，因此它缺乏 SharePoint 複雜的規則層次結構。

3. 儲存限制

SharePoint 和 OneDrive 都包含在 Microsoft 365 商業方案中，但 SharePoint 提供更高的儲存限制。 Microsoft 365 個人版、家用版或任何商業方案的 OneDrive 可用最大儲存量為 1024 GB (1 TB)。

所有 SharePoint 方案都提供比 OneDrive 更多的儲存空間。如果您檢查 SharePoint 管理中心下的活動網站，您會發現一個站點至少有1.24 TB (1240 GB) 的儲存空間。所有網站的最大儲存空間（稱為「網站集」）可高達 25 TB。

4. 文件大小和文件上傳限制

如果您的公司需要儲存和共享大型文件，SharePoint 和 OneDrive 都允許單一文件上傳限制高達 250 GB。兩者都允許壓縮檔案的上傳和下載限制為 20GB，並且可以同步最大 250GB 的檔案。

雖然文件上傳限制相同，但 SharePoint 在文件大小限制方面提供了更大的功能。它支援 3000 萬個文件和資料夾的列表，而 OneDrive 僅支援 50,000 個項目。 OneDrive 可讓您同時複製貼上 2500 個項目，而 SharePoint 則可同時複製貼上 300,000 個項目。最後，OneDrive 的同步限制為 300,000 個項目。使用 SharePoint，您不會面臨任何此類限制。

5. 易於使用

您可以在Microsoft 365 應用儀表板的套用 或我的應用。選擇其中任何一個都會將您帶到 Windows、Linux 或 Mac 網路瀏覽器上的新分頁。

與 OneDrive 不同，SharePoint 不適用於 iOS 或 Android 上的任何應用程式組合包。

OneDrive 和 SharePoint 都允許您使用電子郵件共用大量文件。您也可以根據其自訂規則在 Outlook 應用程式中共用它們，並建立可共用連結。要下載 SharePoint 文件，您的收件者必須有網路電子郵件地址，否則他們將不會收到通知。

雖然 OneDrive 允許您透過電子郵件接收文檔，但它也支援一些其他方法。例如，您可以從 Microsoft Store 下載 OneDrive 或 Mac App Store。它還支援Linux整合。

6. 許可證費用

平均而言，OneDrive 的授權成本更便宜，並且提供更大的定價彈性。起始 5 GB OneDrive 帳戶完全免費，每年只需 9.99 美元即可升級至 50 GB 方案。

要在入門級使用 SharePoint，您至少需要使用 Microsoft 365 商業基本計劃，該計劃的費用為每月 6 美元。所有 SharePoint 訂閱都支援每個網站 1 TB 平面存儲，最大上限為 25 TB。

除了更便宜之外，OneDrive 檔案也更容易在非 Microsoft 裝置上處理。您可以使用WhatsApp、Telegram、Signal、Wire和其他聊天應用程式共用 OneDrive 文件和資料夾。

SharePoint 對比OneDrive 比較。團隊：您應該在哪裡保存文件

如上所述，OneDrive 與 SharePoint 都有各自的優勢。另一個 Microsoft 365 應用程式 Microsoft Teams（工作帳戶） 具有 1 TB 的儲存限制/組織。鑑於這三種選擇，您應該使用哪一種來保存文件？

首先，讓我們記住 Teams Work 帳戶使用 SharePoint 作為其儲存空間。事實上，Teams 頻道中的檔案 標籤直接連結到 SharePoint 資料夾。當您在 Teams 中儲存檔案時，您實際上已經用完了 SharePoint 儲存限制。

OneDrive 還可以幫助儲存 Teams 中使用的任何檔案。在 Windows 電腦上，開啟 Teams 應用，導覽至同步選項卡，然後按一下它將任何 Teams 文件移轉到 OneDrive。 SharePoint 具有更進階的功能，可提供與 Teams 更深層的整合。例如，如果您有一個供一組 Microsoft 365 使用者使用的 SharePoint 微型網站，則新增任何新團隊成員都會自動將他們註冊到您的微型網站。

最後，選​​擇 OneDrive 還是 SharePoint 來儲存檔案取決於您的要求。如果你只需要一個基於雲端的文件儲存櫃，OneDrive是更好的選擇，主要是因為它的成本較低。但是，如果您的檔案和資料夾需要任何層級的協作，則將它們從 OneDrive 移至 SharePoint 會更有意義。

圖片來源：Unsplash。所有螢幕截圖均由 Sayak Boral 提供。