在 Outlook 中按寄件者、主題、日期、類別和大小對電子郵件進行排序

重點

  • 按寄件者、日期和類別等各種條件輕鬆整理電子郵件。
  • 自訂電子郵件排序規則以簡化收件匣管理。
  • 利用已讀/未讀過濾器獲得更好的電子郵件可見性。

了解如何在 Outlook 中對電子郵件進行排序，提升您的電子郵件管理水平

在 Outlook 中有效地對電子郵件進行排序可以提高您的工作效率並防止收件匣過載。本教學提供瞭如何利用 Outlook 的排序功能有效地對電子郵件進行分類和組織的全面指南。

掌握 Outlook 中的電子郵件排序

Outlook 的排序選項可讓使用者根據特定條件排列電子郵件，讓電子郵件管理變得輕而易舉。讓我們深入研究有效分類電子郵件所需的步驟。

第 1 步： 按寄件者組織電子郵件

若要將來自特定寄件者的電子郵件分組，請導覽至 「檢視」 > 「檢視設定」 > 「郵件」 > 「規則」 。

專業提示： 右鍵點選寄件者的電子郵件線程，然後選擇 「規則」 > 「建立規則」 以加快存取速度。

點擊 “新增規則”並透過選擇 “來自” 來定義條件。為您的規則命名以便於識別，例如， 按 XYZ 寄件者對我的電子郵件進行分組 。

從下拉清單中選擇寄件者的電子郵件地址，然後決定要採取的動作：將電子郵件執行緒固定到收件匣頂部或將其移至指定資料夾。

設定規則後，按一下 「儲存」 。來自該寄件者的所有電子郵件將根據您的規範進行組織。

步驟 2： 將電子郵件分類到特定資料夾中

若要為特定寄件者建立專用資料夾，請在電子郵件執行緒上重複右鍵單擊方法，選擇 「規則」 ，然後 選擇「建立規則」 。您可以建立一個新資料夾或將電子郵件路由到現有資料夾以簡化存取。

第 3 步： 按對話對電子郵件進行分組

若要查看按對話分組的電子郵件，請前往 「檢視 」標籤並啟用 「分組至對話」 。這樣可以對相關電子郵件有一個連貫的視圖，從而改善溝通過程中的上下文。

步驟 4： 過濾電子郵件以查看未讀郵件

若要優先處理未讀電子郵件，請前往 「首頁」 選項卡，然後按一下 「已讀/未讀」 選項。或者，按一下 “過濾器” 並選擇 “未讀” 以一次顯示所有未讀訊息。

步驟 5： 年份排序的日期過濾

儘管 Outlook 不提供直接年份排序選項，但您可以利用 日期 過濾器有效地組織特定時間範圍內的電子郵件。

額外提示

  • 定期檢查和調整您的排序規則以實現最佳組織。
  • 利用色彩類別在電子郵件排序中提供快速視覺參考。
  • 考慮將 Outlook 與其他生產力工具整合以增強電子郵件功能。

概括

本教學引導您了解在 Outlook 中排序和管理電子郵件的有效技術。透過利用各種排序選項，您可以簡化電子郵件體驗並保持收件匣井井有條。

結論

透過利用 Outlook 中強大的排序功能，您可以增強電子郵件管理策略。實施這些技巧將使收件匣變得更有條理，提高您的工作效率並讓您專注於最重要的事情。

FAQ（常見問題）

我可以為 Outlook 中的不同電子郵件帳戶自訂排序選項嗎？

是的，Outlook 允許您自訂每個帳戶的排序選項，從而根據您的需求增強電子郵件組織。

是否可以根據規則自動對電子郵件進行排序？

絕對地！您可以建立規則，根據您設定的條件自動將傳入電子郵件分類到指定的資料夾或類別。