追蹤 Word 和 Google 文件中的變更：輕鬆編輯

追蹤變更是 Microsoft Word 中的內建選項，可讓您監視文件所做的變更。建議模式是 Google 文件中的類似功能。它作為協作工具特別有用，但您也可以使用它來追蹤您自己的文件中的更改，特別是當您使用同一文件的不同版本時。本指南示範如何釋放 Word 和 Google Docs 中追蹤變更的功能，以實現高效的文件修訂和審查。

如何在 Microsoft Word 中啟用追蹤更改

要開始在 Microsoft Word 中使用追蹤更改，您需要先啟用它，無論您使用什麼平台處理文件。

個人電腦

開啟文檔，然後按一下頂部功能區選單中的審查。選擇追蹤更改，或按Ctrl + Shift + E 開啟或關閉追蹤更改。

如果您與其他人共用您的電腦，並擔心他們可能會在您的文件中關閉“追蹤變更”，請點擊鎖定追蹤。輸入密碼，然後按確定。

接下來，點選審閱窗格即時檢視您在編輯文件時所做的變更。

網路

如果您使用的是 Word 網頁版，請點選功能區選單中的審查，然後點選下拉選單預設顯示< /span>開始新增修訂。僅我的或所有人。選擇關閉

移動的

雖然在 Android 版 Word 應用程式中可以使用追蹤更改，但如果沒有 Microsoft 365 訂閱，則無法啟用它。 iOS 版 Word 應用 僅允許您查看文檔，但所有編輯功能均保留給擁有付費帳戶的用戶。

如果有，請在應用程式中開啟文檔，然後按底部的編輯。 （本教學中我們使用 Android 應用程式。）點擊底部欄右側的小箭頭。

點選首頁，然後從清單中選擇查看的選項。

向下滑動，直到找到追蹤變更選項並選擇它。

如何在 Microsoft Word 中新增修訂

在文件中新增修訂非常容易。根據需要刪除文本或替換文本，就像編輯文件時通常所做的那樣。使用「追蹤變更」的不同之處在於，您對文件所做的任何更改都會被標記。

如果您需要在文件中插入一些詳細說明，請透過註解來完成。使用滑鼠反白顯示特定文字片段，然後按一下 審閱 ->新評論。將訊息寫入右側的文字方塊中。

在 Android 應用程式中，免費新增評論。轉到您要發表評論的文本，然後切換到查看（如上所述），然後點按新評論。

在此寫下您的評論，然後按發送圖示。文字將立即突出顯示，點擊文字後評論將顯示在底部。

如何在 Word 中顯示或隱藏修訂

您可以在桌面版 Word 應用程式以及 Web 版本中顯示和隱藏對文件所做的追蹤變更。

個人電腦

當您開啟先前使用「追蹤變更」編輯過的文件時，較新的 Word 版本預設不會顯示這些變更（註解除外）。相反，您會注意到更改的文字旁邊的頁邊空白處有紅色垂直線。

按一下這些行以使變更可見。您的文件可能包含多種類型的變更。刪除的文字帶有刪除線，而新增的文字則帶有下劃線。如果文字已格式化，有關新格式的資訊將會新增至右側邊距。

您可以透過點選審查 ->在檢視文件所做變更的各種模式之間切換 所有標記下拉清單。如果您希望查看文件的開頭部分，請點選原始。如果您想查看未經更改的文本，請選擇無標記。選擇簡單標記將只顯示文字旁的垂直線。

此外，如果您點選查看 ->顯示標記，您可以選擇僅顯示特定類型的修訂，例如插入和修改。刪除或格式。此外，您可以選擇將所有修訂顯示在顯示器右側的氣球中。

如果您只想查看某個人的修訂，請點擊審閱 ->顯示標記 ->顯示特定人員。

網路

將先前編輯的文件上傳到 Word for Web 後，您將立即能夠看到所做的變更。您也會收到「追蹤變更」已開啟的通知。

點選檢視 -> 切換到精細版本標記視圖 ->簡單標記。

移動的

如果您開啟先前使用「追蹤變更」編輯過的文檔，則可以看到修訂。您也可以透過這種方式繼續編輯。

如何接受或拒絕 Word 中的更改

要接受已使用追蹤更改編輯的文件中的更改，請找到修訂版本，然後右鍵單擊它。選擇接受[更改]或拒絕[更改]，取決於你需要做什麼。

或者，檢查上面的工具列（如果您使用的是桌面應用程式）。您將有更多可用的選項，值得探索。 接受並移至下一個或接受所有更改。或者，如果您編輯完此文檔，您也可以選擇接受所有更改並停止追蹤。

不幸的是，在行動裝置上，除非您有 Microsoft 365 訂閱，否則您將無法接受或拒絕變更。如果這樣做，只需點擊修訂版本，然後從選單中選擇適當的圖示。

如何邀請其他人查看或編輯

點選畫面右上角的分享按鈕，然後點選分享再次。

您需要透過 OneDrive 將文件上傳到雲端中，然後才能與其他人共用。

完成此操作後，點選邀請人員欄位輸入姓名或電子郵件地址。預設情況下，知道連結的任何人都可以編輯。您可以更改此設定並只允許其他人查看文件。

根據需要添加訊息，並決定是否始終自動儲存更改，然後按共享。

或者，點擊底部的取得共享連結，透過您喜愛的訊息應用程式輕鬆分享。在行動裝置上，分享按鈕位於底部。

如何使用建議模式啟用 Google 文件中的追蹤更改

在 Google 文件中，追蹤變更稱為建議模式，也可在 Web 應用程式和行動裝置上使用。

個人電腦

開啟文檔，然後點選工具列右上角的編輯，然後選擇建議。

或者，將滑鼠移至右側邊距，然後按一下建議編輯圖示來啟用建議模式。

移動的

開啟文檔，然後按右上角的三個點。啟用建議更改旁邊的開關。

如何在 Google 文件中新增建議

啟用建議模式後，請像平常一樣編輯文章。

個人電腦

這些修訂將被標記。您刪除的文字將顯示帶有刪除線，而您新增的文字將顯示下劃線。每個修訂版的附加資訊都顯示在側面的氣泡中。

您也可以透過選擇相關文字並點擊文件側面的 + 圖示來對文字留下具體評論當您將滑鼠懸停在文本上時。

在框中添加您的評論。您可以使用團隊的其他成員的電子郵件地址來標記他們。無論您@提及的是誰，都會收到一封電子郵件，邀請他們查看該文件。

移動的

若要開始在行動裝置上編輯文檔，請點選右下角的編輯圖示。然後像往常一樣刪除、添加文字並進行所需的任何更改。

如果您需要新增評論，請點選+按鈕並選擇評論✓ 圖示。

如何接受或拒絕 Google 文件中的更改

當您開啟已編輯且現在包含多個建議的文件時，您將在右側看到每個建議及其相關氣泡（如果您在桌面上）。在行動裝置上，這些是隱藏的。

個人電腦

點選特定氣泡將其展開。若要接受更改，請選擇 ✓ 符號，若要拒絕更改，請按 X。如果您不同意所提出的建議，您也可以在下方回覆文字方塊中留言。

一旦實施建議的編輯，相關的評論面板就會消失。

對於評論，根據說明進行編輯後，請點擊 ✓ 按鈕將其從視圖中刪除。

移動的

點擊修訂並決定接受或拒絕它。您也可以新增回覆。在頂部，按 查看全部 查看所有更改，或透過點擊箭頭在它們之間隨機播放。

如何邀請其他人查看或編輯

如果您希望邀請更多人幫助您編輯此文檔，請點擊右上角的共享按鈕。

透過頂部的欄位新增人員或群組。在下一個畫面上，點擊下面的連結圖標，並將其添加到訊息欄位。決定您邀請的人可以是編輯還是只是評論者 或< /span>。發送，然後按一下檢視者

在行動裝置上，點選右上角的三個點，然後選擇共用和分享導出。

選擇共用以邀請其他人檢視該文件。點擊管理存取以調整文件的隱私設置，並產生直接連結。

複製貼上並追蹤更改

如果您想知道複製貼上是否會保留對文件所做的更改，對於 Word 來說答案是“是”，對於 Google Docs 來說答案是“否”。

如果您在「追蹤變更」仍處於開啟狀態的情況下複製貼上到同一個 Word 文件中，文字將改變顏色並被計算為修訂。在原始文件之外複製貼上將為您提供編輯後的文字的副本。

Google 文件的情況並非如此，無論目標文件是新文件還是已編輯的相同文檔，您的變更都會被複製貼上。

列印追蹤更改

如果您已完成編輯，最好關閉“追蹤變更”，以便可以處理文件以進行發布、發布或列印。

即使功能仍處於啟用狀態且您尚未解決所有修訂問題，您也可以列印 Word 文件。請確保先切換到無標記，以便套用所有變更並從頁面中刪除標記。如果您希望列印修訂前的原始文檔，請點選原始。

在 Google 文件中，您的列印輸出不會保留現有格式，也不會顯示建議。您只會獲得原始文件的副本。如果變更已獲得批准並標記為已完成，您的 Google 文件列印輸出將清晰可見並反映您的修改。

快速通道中的編輯

如果您經常使用這兩個平台，您可能會發現了解如何將 Google 文件轉換為 Microsoft Word 文件（以及副反之亦然）。請同時查看這些適用於 Microsoft 和 Google 的免費專案管理範本。

圖片來源：DepositPhotos。所有螢幕截圖均由 Alexandra Arici 提供。