Outlook メールボックスがいっぱいになったらどうすればいいですか? ストレージ スペースのクリーンアップのヒント!

Microsoft Outlook のユーザーは、アカウントごとに 15 GB の無料メール ストレージを利用できます。ただし、大量のメール、特に添付ファイル付きのメールは、ストレージの上限に達することがよくあります。メールボックスがいっぱいになると、新しいメッセージを送受信できなくなります。

このような状況が発生した場合、最も良い方法はメールボックスをクリーンアップすることです。不要なメッセージやファイルからストレージ スペースを解放すると、受信するメッセージやファイルのためのスペースが確保され、メールを送信できるようになります。同時に、将来同じ問題を回避するために、メールボックスのストレージを最大化する原因を特定することも理想的です。

Outlook メールボックスのストレージをクリーンアップして貴重なスペースを再利用するための効果的な方法

メールボックス内の不要なファイルやメッセージを削除し、ストレージスペースを解放するには、いくつかの方法があります。以下で確認してみましょう。

削除済みアイテムフォルダを空にする

まず、[削除済みアイテム] フォルダーを空にします。これらのファイルは、削除したいという理由から [削除済みアイテム] フォルダーにあります。ただし、これらのメッセージがフォルダー内に残っていると、ストレージ制限にカウントされます。[削除済みアイテム] フォルダーを右クリックして手動でこれを行うことができます。[フォルダーを空にする] をクリックします。

Outlook でフォルダーからすべてのアイテムを自動的に削除したい場合は、プロパティで設定できます。削除済みアイテム フォルダーを右クリックして、プロパティを選択します。[古いアイテムの整理] に移動し、[これらの設定を使用してこのフォルダーを整理する] をクリックします。次に、アイテムの古さを設定し、[古いアイテムを完全に削除する] を選択します。[適用] をクリックし、[OK] をクリックします。

すべての添付ファイルをOneDriveアカウントに保存する

次の方法は、すべての添付ファイルを OneDrive アカウントに保存することです。これにより、大きな添付ファイルのドキュメント、画像、またはビデオによって占有されているストレージ スペースが解放されるだけでなく、これらのファイルを 1 か所に保存して管理することもできます。まず、メッセージをサイズでフィルターして、大きな添付ファイルのあるメッセージを選択できるようにします。

メッセージ リストの上にある [フィルター] に移動し、[並べ替え] をクリックして [サイズ] を選択します。次に、OneDrive に保存するメッセージを選択します。[OneDrive に保存] をクリックします。

添付ファイルをコンピューターに保存することを選択した場合は、電子メール メッセージを開いて添付ファイルに移動します。添付ファイルの横にある下矢印をクリックし、「名前を付けて保存」または「すべての添付ファイルを保存」を選択します。ファイルを保存するフォルダーを選択して、「保存」をクリックします。

スパムまたは迷惑メールフォルダを空にする

迷惑メールを忘れないようにしましょう。これらのスパムメールはメールボックスには必要ありませんが、ストレージスペースがなくなる原因となる可能性があります。迷惑メールを確認して、フォルダを空にしてください。

古いメールを整理する

別の方法としては、古いメールをアーカイブすることです。[ファイル] に移動して、[オプション] を選択します。[詳細設定] をクリックし、[古いアイテムの整理] に進みます。[古いアイテムの整理の設定] を選択します。[古いアイテムの整理を (空白) 日ごとに実行する] をクリックし、日数を設定します。次に、[古いアイテムの整理中] セクションを編集します。完了したら、[OK] をクリックします。

最後に、メールボックスのクリーンアップを使用できます。ファイル ボタンを押します。情報に移動してクリーンアップ ツールを選択します。次に、メールボックスのクリーンアップをクリックします。次に、好みに応じてオプションを設定します。

まとめ

毎週大量のメールを受信して​​いる場合、すべてのメールを管理するのは難しいかもしれません。ただし、上記のヒントに従って、時々整理し、Outlook メールボックスに必要なものだけが含まれるようにすることができます。