Windows 11 の Outlook で電子メール ルールを作成する手順ガイド

• Outlook にはルールと呼ばれる機能があり、特定の条件に基づいて受信メッセージまたは送信メッセージに対するアクションを自動化できます。
• Outlook でルールを設定するには、[設定] > [メール] > [ルール]に移動し、[新しいルールの追加]をクリックします。ここで、設定を保存する前に、必要な条件とアクションを指定できます。
• ルールを作成する別の方法としては、メールを右クリックし、「ルール」を選択して、「ルールの作成」を選択する方法があります。
• これらの手順は、Windows 10、Windows 11 の最新の Outlook アプリケーションとその Web インターフェイスに適用されます。

このガイドでは、Windows 10 と 11 の両方、およびサービスのオンライン バージョンで利用可能な Outlook アプリケーションで電子メール ルールを作成するプロセスを詳しく説明します。

Outlook ルールを使用すると、受信メールと送信メールの両方の管理を効率化できます。この機能により、送信者、件名、メール コンテンツ内のキーワードなど、さまざまなパラメータに基づいて特定のメッセージに対するアクションを指定することができます。

たとえば、特定の送信者からのメールや特定のキーワードを含むメールを、指定したフォルダーに自動的に転送するルールを設定できます。さらに、重要なメールにフラグを付けてフォローアップしたり、簡単に認識できるように強調表示したりできます。また、スパムなどの定義済みの基準に一致するメッセージを削除したり、別のアドレスやフォルダーに転送したりするオプションもあります。

このガイドでは、Windows 10 と 11 の両方の新しい Outlook アプリケーションでルールの作成を開始するために必要な手順について説明します。これは、Web ベースのバージョンにも同様に適用されます。

Windows 11 の Outlook で電子メール ルールを作成する

ユーザーは、設定メニューから、または既存の電子メールから直接、Outlook アプリでルールを作成できます。ルールは同じように機能しますが、電子メールのコンテキストから作成すると、特定のデフォルト設定が自動的に入力される場合があります。

設定メニューの使用

Outlook 設定を通じて新しいルールを作成するには、次の手順に従います。

1. Windows 11 デバイスでOutlookアプリケーションを起動します。

2. 設定アイコン（右上にある歯車アイコン）をクリックします。

3. メールを選択します。

4. ルールタブをクリックします

5. 「新しいルールを追加」ボタンを押します。

   

6. ルールに明確な名前を付けます。

7. ルールの条件を定義します。

   ヒント:利用可能な条件は多数あり、説明は不要です。特定のメール、メール アドレス、件名、キーワード、サイズなどをターゲットにすることができます。また、「別の条件を追加」オプションを選択して、複数の条件を適用することもできます。

8. 選択した条件の詳細を設定します。たとえば、「送信元」条件を選択した場合は、適切なメール アドレスを入力します。

   

9. ルールによって実行されるアクションを選択します。

   ヒント:メッセージの移動、コピー、削除、ピン留め、タグ付け、転送、リダイレクトのオプションを選択します。また、 「別のアクションを追加」をクリックして、追加のアクションを選択することもできます。

10. 選択内容に基づいてアクションを設定します。たとえば、「移動先」アクションを選択した場合は、ターゲット フォルダーを指定します。

    

11. 「これ以上のルールの処理を停止する」オプションにチェックを入れます。

12. (オプション) 「ルールを今すぐ実行」オプションを選択します。

13. [保存]ボタンをクリックします。

14. ルール適用用のメール アカウントを選択します (必要な場合)。

15. (オプション) トグルスイッチを無効にしてルールを非アクティブにします。

16. (オプション) 上または下のボタンをクリックしてルールの処理順序を調整し、優先順位に従ってルールが実行されるようにします。

17. (オプション) 「その他のアクション」メニューにアクセスし、「ルールの編集」を選択してルールを変更します。

18. (オプション) 同様に、「その他のアクション」メニューを使用して「削除」を選択し、ルールを削除します。

    

これらの手順を完了すると、新しく作成されたルールが有効になり、指定した基準に従って受信メールが自動的に管理されます。

既存のメールを使用する

電子メールから直接ルールを作成するより簡単な方法については、次の手順に従ってください。

1. Outlookアプリケーションを開きます。

2. 目的のメールを右クリックし、「ルール」を選択して「ルールの作成」をクリックします。

   

3. (オプション 1) このメールと今後のメールを保存するフォルダーを選択し、[OK]をクリックします。

   

4. (オプション 2) [その他の オプション]をクリックします。

5. (オプション) 必要に応じてルールの名前を変更します。

6. (オプション) 新しい条件を追加するか、デフォルトの設定をそのまま続行します。

7. ルールのアクションを指定します。

   

   ヒント:アクションには、メッセージを移動、コピー、削除、ピン留め、転送するオプションが含まれます。

8. 「これ以上のルールの処理を停止する」のボックスをチェックします。

9. 「保存」をクリックします。

10. (オプション) トグルスイッチを無効にしてルールをオフにします。

11. (オプション) 上または下のボタンを使用して処理順序を調整します。

12. (オプション) 「その他のアクション」メニューにアクセスして、必要に応じてルールを編集または削除します。

これらの手順が完了すると、Outlook アプリケーションは設定したルールに従って受信メッセージを管理します。

特定のルールに対して「これ以上のルールの処理を停止する」機能を有効にすると、受信メールが複数のルールに該当する場合でも、Outlook はそのルールを実行した後、他のルールの評価を停止します。

この機能は、意図しないアクションを排除するのに役立ちます。たとえば、同じメールに複数のルールが適用される可能性がある場合、「ルールの処理を停止」を有効にすると、重要なメールを誤って削除したり、間違ったフォルダーに誤って配置したりするなどのアクションを防ぐことができます。

さらに、ルールをリストの上位に配置することで、優先度に基づいてルールを並べ替えることができ、下位ランクのルールとの条件の重複に関係なく、これらの優先度の高いルールが最初に実行されるようになります。