Rastreie alterações no Word e no Google Docs: edição facilitada

Rastrear alterações é uma opção integrada no Microsoft Word que permite monitorar as alterações feitas em um documento. O modo de sugestão é um recurso semelhante no Google Docs. É especialmente útil como ferramenta de colaboração, mas você também pode usá-lo para rastrear alterações em seus próprios documentos, especialmente se estiver trabalhando com versões diferentes do mesmo documento. Este guia demonstra como desbloquear o poder do controle de alterações no Word e no Google Docs para permitir a revisão e revisão eficiente de documentos.

Como ativar o controle de alterações no Microsoft Word

Para começar a usar o Controle de alterações no Microsoft Word, você precisará primeiro habilitá-lo, independentemente da plataforma que estiver usando para trabalhar no seu documento.

computador

Abra um documento e clique em Revisar no menu da faixa na parte superior. Selecione Controlar alterações ou pressione Ctrl + Shift + E para ativar ou desativar Controlar alterações.

Se você estiver compartilhando seu PC com outras pessoas e estiver preocupado com a possibilidade de elas desativarem o controle de alterações no seu documento, clique em Bloquear rastreamento. Digite uma senha e pressione OK.

Em seguida, clique no Painel de revisão para visualizar as alterações que você está fazendo enquanto edita o documento em tempo real.

Rede

Se você estiver usando o Word para a Web, clique em Revisar no menu da faixa de opções e, em seguida, clique no menu suspenso que diz Desligado por padrão. Selecione Todos ou Só meu para começar a adicionar revisões.

Móvel

Embora o controle de alterações esteja disponível no aplicativo Word para Android, não é possível ativá-lo sem uma assinatura do Microsoft 365. O aplicativo Word para iOS só permite visualizar documentos, mas toda a edição é reservada para quem tem uma conta paga.

Se você tiver um, abra o documento no seu aplicativo e pressione Editar na parte inferior. (Estamos usando o aplicativo Android para este tutorial.) Toque na pequena seta à direita da barra na parte inferior.

Toque em Página inicial e selecione Revisar na lista de opções.

Deslize para baixo até encontrar a opção Rastrear alterações e selecione-a.

Como adicionar revisões no Microsoft Word

Adicionar revisões a um documento é muito fácil. Exclua o texto ou substitua-o conforme necessário, como faria normalmente ao editar um documento. A diferença ao usar Controlar alterações é que todas as alterações feitas no documento serão marcadas.

Se precisar inserir algumas instruções detalhadas no documento, faça-o através de comentários. Use o mouse para destacar um trecho específico do texto e clique em Revisar -> Novo comentário. Escreva as informações na caixa de texto à direita.

No aplicativo Android, adicione comentários gratuitamente. Vá até o texto que deseja comentar, mude para Revisar (conforme explicado acima) e toque em Novo comentário.

Escreva seu comentário aqui e pressione o ícone Enviar. O texto será imediatamente destacado e o comentário ficará visível na parte inferior após você tocar no texto.

Como mostrar ou ocultar alterações controladas no Word

Você pode mostrar e ocultar alterações controladas feitas em um documento no aplicativo Word para desktop, bem como na versão Web.

computador

Quando você abre um documento que foi editado anteriormente com Controlar alterações, as versões mais recentes do Word não mostrarão essas alterações por padrão (exceto comentários). Em vez disso, você notará linhas verticais vermelhas nas margens adjacentes ao texto que mudou.

Clique nessas linhas para tornar as alterações visíveis. Seu documento pode conter vários tipos de alterações. O texto excluído é marcado com um tachado, enquanto o texto adicionado é sublinhado. Caso o texto tenha sido formatado, as informações referentes ao novo formato serão acrescentadas na margem direita.

Você pode alternar entre os vários modos de visualização das alterações feitas no documento clicando em Revisar -> Menu suspenso Todas as marcações. Se desejar ver o documento como estava no início, clique em Original. Selecione Sem marcação se quiser ver o texto sem as alterações. Optar por Marcação Simples exibirá apenas as linhas verticais ao lado do texto.

Além disso, se você clicar em Revisar -> Mostrar marcação, você tem a opção de exibir apenas tipos específicos de revisões, como Inserções e revisões. Exclusões ou Formatação. Além disso, você pode optar por exibir todas as revisões em Balões no lado direito da tela.

Se você deseja ver apenas as revisões de uma determinada pessoa, clique em Revisar -> Mostrar marcação -> Mostrar pessoas específicas.

Rede

Depois de carregar o arquivo editado anteriormente no Word for Web, você poderá ver imediatamente as alterações feitas. Você também será notificado de que Rastrear alterações está ativado.

Mude para a versão sutil clicando em Revisar -> Visualização de marcação -> Marcação simples.

Móvel

Você poderá ver as revisões se abrir um documento que foi editado anteriormente com Controlar alterações. Você também pode continuar editando desta forma.

Como aceitar ou rejeitar alterações no Word

Para aceitar uma alteração em um documento que foi editado com Rastrear alterações, encontre uma revisão e clique com o botão direito nela. Selecione Aceitar [alterar] ou Rejeitar [alterar], dependendo de o que você precisa fazer.

Como alternativa, verifique a barra de ferramentas acima (se estiver usando o aplicativo para desktop). Você terá mais algumas opções disponíveis, que valem a pena explorar. Aceitar e passar para o próximo ou Aceitar todas as alterações. Alternativamente, há também a opção de Aceitar todas as alterações e interromper o rastreamento se você tiver terminado de editar este documento.

Infelizmente, em dispositivos móveis, você não poderá aceitar ou rejeitar alterações, a menos que tenha uma assinatura do Microsoft 365. Se fizer isso, basta tocar na revisão e selecionar o ícone apropriado no menu.

Como convidar outras pessoas para visualizar ou editar

Clique no botão Compartilhar no canto superior direito da tela e clique em Compartilhar novamente.

Você precisará carregar o documento na nuvem via OneDrive antes de poder compartilhá-lo com outras pessoas.

Depois de fazer isso, clique no campo Convidar pessoas para inserir um nome ou endereço de e-mail. Por padrão, qualquer pessoa com o link pode editar. Você pode alterar isso e permitir que apenas outras pessoas visualizem os documentos.

Inclua uma mensagem, se desejar, e decida se deseja salvar sempre as alterações automaticamente e pressione Compartilhar.

Como alternativa, clique em Obter um link de compartilhamento na parte inferior para compartilhar facilmente por meio de seus aplicativos de mensagens favoritos. No celular, o botão Compartilhar fica na parte inferior.

Como ativar o controle de alterações no Google Docs com modo de sugestão

No Google Docs, o controle de alterações é conhecido como modo de sugestão e também está disponível no aplicativo da Web e no celular.

computador

Abra o documento e clique em Editar no canto direito da barra de ferramentas e selecione Sugestão.

Como alternativa, ative o modo de sugestão movendo o mouse em direção à margem direita e clicando no ícone Sugerir edições.

Móvel

Abra o documento e pressione os três pontos no canto superior direito. Ative o botão de alternância ao lado de Sugerir alterações.

Como adicionar sugestões no Google Docs

Assim que o modo de sugestão estiver ativado, edite o artigo normalmente.

computador

Essas revisões serão marcadas. O texto que você excluir aparecerá tachado, enquanto o texto que você adicionar aparecerá sublinhado. Informações adicionais são mostradas em balões para cada revisão ao lado.

Você também pode deixar comentários específicos sobre o texto selecionando o texto em questão e clicando no ícone + na lateral do documento enquanto você passa o mouse sobre o texto.

Adicione seu comentário na caixa. Você pode marcar outros membros de sua equipe usando seus endereços de e-mail. Quem você @mencionar receberá um e-mail convidando-o a visualizar o documento.

Móvel

Para começar a editar o documento no seu dispositivo móvel, toque no ícone de edição no canto inferior direito. Em seguida, exclua, adicione texto e faça as alterações necessárias, como de costume.

Se precisar adicionar um comentário, toque no botão + e selecione Comentário quando terminar de editar.✓. Para visualizar os balões de cada revisão, toque no ícone semelhante a uma mensagem na parte superior. Pressione o ícone

Como aceitar ou rejeitar alterações no Google Docs

Ao abrir um documento que foi editado e agora apresenta diversas sugestões, você verá cada sugestão e seu balão relevante à direita (se estiver em um desktop). No celular, eles estão ocultos.

computador

Clique em um balão específico para expandi-lo. Para aceitar uma alteração, selecione o sinal ✓ e, para rejeitar, pressione o X . Caso não concorde com a sugestão feita, você também pode deixar um comentário na caixa de texto de resposta abaixo.

Assim que uma edição sugerida for implementada, o painel de comentários associado desaparecerá.

Para comentários, clique no botão ✓ depois de editá-los de acordo com as instruções para removê-los da visualização.

Móvel

Toque em uma revisão e decida aceitá-la ou rejeitá-la. Você também pode adicionar uma resposta. Na parte superior, pressione Ver tudo para ver todas as alterações ou alterne entre elas tocando nas setas.

Como convidar outras pessoas para visualizar ou editar

Se desejar convidar mais pessoas para ajudá-lo a editar este documento, clique no botão Compartilhar no canto superior direito.

Adicione pessoas ou grupos através da barra na parte superior. Na próxima tela, clique no ícone do link abaixo e adicione-o ao campo de mensagem. Decida se a pessoa que você está convidando pode ser um Editor ou apenas um Comentador ou Visualizador e clique em Enviar.

No celular, toque nos três pontos no canto superior direito e selecione Compartilhar e compartilhar. exportar.

Selecione Compartilhar para convidar outras pessoas para dar uma olhada no documento. Toque em Gerenciar acesso para ajustar as configurações de privacidade do documento e gerar um link direto.

Copiar e colar com controle de alterações

Se você está se perguntando se copiar e colar manterá as alterações feitas em um documento, a resposta é “Sim” para o Word e “Não” para o Google Docs.

Se você estiver copiando e colando no mesmo documento do Word com o controle de alterações ainda ativado, o texto mudará de cor e será contado como uma revisão. Copiar e colar fora do documento original fornecerá uma cópia do texto editado.

Esse não é o caso do Google Docs, onde suas alterações serão copiadas e coladas independentemente de o documento de destino ser novo ou o mesmo documento que foi editado.

Imprimir com controle de alterações

Se você terminou a edição, seria melhor desativar o controle de alterações para que o documento possa ser processado para publicação, postagem ou impressão.

Você pode imprimir seu documento do Word mesmo que o recurso ainda esteja ativado e você ainda não tenha resolvido todas as revisões. Certifique-se de mudar para Sem marcação primeiro para que todas as alterações sejam aplicadas e a marcação removida da página. Se desejar imprimir o documento original antes das revisões, clique em Original.

No Google Docs, sua impressão não manterá a formatação existente, nem mostrará sugestões. Você receberá apenas uma cópia do documento original. Se as alterações tiverem sido ratificadas e marcadas como concluídas, as impressões do Google Docs sairão limpas e refletirão suas modificações.

Edição na via rápida

Se você trabalha frequentemente com ambas as plataformas, pode ser útil saber como converter documentos do Google Docs em documentos do Microsoft Word (e vice-versa vice-versa). Confira também estes modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Microsoft e Google.

Crédito da imagem: DepositPhotos. Todas as capturas de tela de Alexandra Arici.