Técnicas eficazes para organizar e-mails no Microsoft Outlook

Etapa 1: Configurar pastas no Outlook

Configurar pastas ajuda a organizar sua caixa de entrada de forma eficiente.

1.1 Aplicativo Outlook Desktop

1. Pressione a Windows tecla, digite Outlook e abra-o.
2. Clique na aba Pasta e selecione Nova Pasta.
3. Nomeie a pasta como Caixa de entrada unificada e clique em OK.

1.2 Versão do Outlook Web

1. Efetue login no Outlook na Web.
2. Clique com o botão direito do mouse na sua Caixa de entrada e escolha Criar nova pasta.
3. Digite o nome da pasta e pressione Enter.

Dica profissional: certifique-se de que o painel de pastas esteja sempre expandido para não perder nenhuma pasta.

Etapa 2: Mova os e-mails para as pastas

Organize seus e-mails realocando-os nas pastas apropriadas.

2.1 Realocação manual de e-mail

1. Selecione um e-mail, clique em Mover para e escolha a pasta criada.
2. Como alternativa, você pode arrastar e soltar o e-mail na pasta.

2.2 Automatizar a realocação de e-mails

1. Clique com o botão direito do mouse em um e-mail e escolha Criar regra.
2. Selecione Mensagem e clique em Regras.
3. Marque a opção De (remetente) e escolha a pasta para futuros e-mails desse remetente.
4. Limpe as regras existentes usando Windows + R, digite outlook.exe /cleanrules e pressione Enter.

2.3 Organize suas pastas de e-mail em ordem alfabética

1. Abra o Microsoft Outlook.
2. Navegue até a aba Pasta.
3. Selecione Mostrar todas as pastas de A a Z.

Etapa 3: Implementar categorias do Outlook

As categorias permitem uma camada adicional de organização.

3.1 Cliente Desktop

1. Abra o aplicativo de desktop do Outlook.
2. Na seção Tags, selecione Categorizar.
3. Selecione Todas as categorias no menu suspenso.
4. Clique em Novo na caixa Categorias de cores.
5. Digite um nome, escolha uma cor, atribua uma tecla de atalho e clique em OK.

3.2 Aplicativo Web

1. Efetue login no Outlook.
2. Clique em Configurações.
3. Selecione Geral seguido de Categorias.
4. Pressione + Criar categoria, nomeie-a, escolha uma cor e clique em Salvar.

3.3 Classificar e filtrar por categoria

1. Clique na coluna Categorias no cabeçalho do e-mail.
2. Use o triângulo ao lado do cabeçalho Categoria para expandir ou recolher categorias.

Etapa 4: Habilitar Respostas Automáticas

Configure respostas automáticas para gerenciar expectativas enquanto estiver fora do escritório.

1. Abra o Outlook, navegue até Arquivo > Informações > Gerenciar Regras e Alertas.
2. Vá para a aba Regras de e-mail e selecione sua conta.
3. Clique em Nova Regra.
4. Selecione Aplicar regra nas mensagens que recebo.
5. Marque Onde meu nome está na caixa Para e clique em Avançar.
6. Selecione Responder usando um modelo específico.
7. Defina Examinar Modelos de Usuário no Sistema de Arquivos e escolha seu modelo.
8. Marque a opção exceto se for uma resposta automática.
9. Dê um nome à sua regra e marque a caixa Ativar esta regra.
10. Clique em Concluir e depois em OK.

Etapa 5: Criar tarefas no Outlook

Transformar e-mails acionáveis ​​em tarefas pode aumentar sua produtividade.

5.1 Configuração de tarefas

1. Na tela principal do Outlook, navegue até a guia Início em Etapas rápidas.
2. Clique em Criar novo ou selecione Nova etapa rápida e escolha Personalizado.
3. Dê um nome à sua Etapa Rápida e selecione uma ação relacionada à tarefa.
4. Opcionalmente, atribua uma tecla de atalho e clique em Concluir.
5. Esta Etapa Rápida agora estará disponível para seleção na sua Caixa de Entrada.

5.2 Configurando lembretes

1. Abra o Outlook e clique no ícone Tarefas.
2. Selecione Lembrar-me e defina o horário desejado para o lembrete.
3. Salve suas alterações.

Etapa 6: Programe limpezas regulares

Mantenha sua caixa de entrada definindo limpezas regulares.

1. Acesse Outlook.com.
2. Entre e vá para Configurações.
3. Selecione Geral e depois Armazenamento.
4. Revise o espaço que cada pasta usa na sua caixa de correio.
5. Defina os períodos de retenção para 3, 6 ou 12 meses e clique no ícone Excluir para remover e-mails desnecessários.

Dica profissional: o gerenciamento consistente da sua caixa de entrada evita que você fique sem espaço de armazenamento.

Como faço para recuperar uma pasta excluída no Outlook?

O que acontece com as mensagens em uma pasta redirecionada automaticamente?