As 8 principais ferramentas de gerenciamento de projetos para o sucesso de cada equipe

Seja você um freelancer ou parte de uma equipe corporativa, você precisa de algumas ferramentas de produtividade para acompanhar tarefas pendentes e prazos de projetos. No entanto, centenas de aplicativos de gerenciamento de tarefas estão no mercado hoje, e muitos deles não são tão valiosos quanto você imagina, especialmente para equipes de vários tamanhos. Esta lista inclui ferramentas de gerenciamento de projetos que oferecem recursos e praticidade, independentemente do tamanho da sua equipe ou do setor em que você trabalha.

1. Melhor para fluxos de trabalho complexos: Asana

Preço: Gratuito com opção premium

Asana é uma ferramenta versátil de gerenciamento de projetos que considero inestimável para equipes de todos os tamanhos. Meu recurso favorito é sua capacidade de dividir fluxos de trabalho complexos em tarefas e subtarefas gerenciáveis. A capacidade de adicionar descrições detalhadas, comentários, links e anexos diretamente às tarefas mantém tudo organizado e acessível.

Além disso, a variedade de opções de visualização ajuda o Asana a se destacar de concorrentes como o Trello. Não importa se você prefere quadros, listas, linhas do tempo ou calendários, o Asana permite que cada membro da equipe visualize as tarefas em um formato que melhor se adapte ao seu fluxo de trabalho. Essa flexibilidade é crucial para ver o panorama geral e os detalhes mais sutis de um projeto.

Também gostei de usar o “Hacks” do Asana, uma coleção de atalhos de teclado e seus mais de 200 recursos de integração. O Asana é acessível na Web, como um aplicativo de desktop para macOS e Windows, e em dispositivos móveis para Android e iOS, garantindo que você possa gerenciar projetos de qualquer lugar.

2. Melhor para rastreamento visual de projetos: segunda-feira

Preço: Gratuito com opção premium

Monday.com é um item básico no meu fluxo de trabalho diário como gerente de conteúdo de uma agência de marketing digital. O que eu amo no Monday é sua interface simples e colorida e seus recursos intuitivos de arrastar e soltar, que facilitam para todos na equipe se manterem organizados e produtivos, seja usando-o no navegador, como um aplicativo de desktop ou um aplicativo móvel.

A plataforma nos permite listar projetos, processos e tarefas, atribuí-los a membros específicos da equipe com apenas alguns cliques e, em seguida, definir atualizações de status para cada tarefa. Quer estejamos marcando algo como “Em andamento”, “Parado” ou “Concluído”, essas atualizações de status mantêm todos alinhados em relação a onde as coisas estão. Além disso, os cronogramas nos permitem rastrear o progresso e manter os prazos, o que é essencial para a vida da agência.

A interface do Monday é altamente adaptável, com modelos e opções de layout que atendem a diferentes estilos de trabalho. Cada membro da equipe pode escolher uma visualização que melhor se adapte às suas necessidades – um quadro, lista ou linha do tempo – e configurar vários espaços de trabalho e quadros. E, claro, a capacidade de automatizar tarefas economiza muito tempo, e configurar essas automações é simples – mesmo sem experiência em codificação.

3. Ótimo para equipes menores: Trello

Preço: Gratuito com opção premium

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos no estilo quadro Kanban simples, mas eficaz, ideal para equipes pequenas e fluxos de trabalho diretos. Ele permite que as equipes criem quadros, onde as tarefas, representadas como cartões, podem ser movidas entre vários rótulos de lista conforme o progresso é feito. Embora seu design minimalista seja excelente para gerenciar tarefas simples, o Trello pode não ser a melhor escolha para projetos complexos ou organizações maiores com equipes extensas.

A força do Trello está na sua simplicidade. Você pode configurar quantos quadros precisar para organizar tarefas, seja por projeto, estágio do fluxo de trabalho ou tipo de tarefa. Cada cartão em um quadro pode ser personalizado com descrições detalhadas, datas de início e vencimento e anexos de arquivo. Mencionar membros da equipe nos comentários mantém todos informados, tornando a comunicação direta e centralizada.

No entanto, o Trello tem suas limitações, especialmente para organizações maiores. A falta de visualizações avançadas, como raias ou painéis de tarefas detalhados, torna mais difícil para os indivíduos gerenciarem sua carga de trabalho dentro de uma equipe grande. A versão gratuita também é um pouco restrita: ela não oferece integrações, e muitos dos recursos mais avançados do Trello exigem um plano pago.

4. Melhor ferramenta empresarial: Wrike

Preço: Gratuito com opção premium

O Wrike é uma ferramenta poderosa de gerenciamento de projetos que considero particularmente adequada para equipes maiores e projetos de nível empresarial. Seu amplo conjunto de recursos e opções de personalização o tornam versátil o suficiente para lidar com fluxos de trabalho complexos em diferentes setores.

Acho que os painéis personalizáveis ​​do Wrike são um ótimo ponto de venda. Gosto da facilidade de configurar widgets, notas e outros recursos que promovem a colaboração e mantêm a equipe alinhada. Além disso, cada espaço de trabalho pode ser personalizado com pastas e vários projetos, o que é especialmente útil para grandes equipes que gerenciam várias iniciativas simultaneamente.

O conjunto robusto de recursos e visualizações do Wrike o torna a melhor escolha para organizações maiores que precisam gerenciar projetos complexos com várias partes móveis. Não é apenas mais uma ferramenta de gerenciamento de projetos – é uma solução abrangente que se adapta às necessidades da sua equipe.

5. Melhores recursos de análise: Hive

Preço: Gratuito com opção premium

O Hive é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que se destaca por seu desenvolvimento orientado ao usuário e recursos analíticos robustos. Você pode criar até três painéis para rastrear indicadores-chave de desempenho (KPIs) e monitorar a produtividade da equipe. Esse recurso inestimável identifica gargalos para que você possa resolver problemas antes que eles aumentem.

O que torna o Hive único é seu comprometimento em evoluir com as necessidades do usuário. Com opções como gráficos de Gantt, quadros Kanban, tabelas, portfólios e visualizações de calendário, o Hive permite que você escolha o layout que melhor se adapta ao seu fluxo de trabalho. Os recursos de controle de tempo e planilha de horas também permitem que você meça o número de horas gastas em tarefas, o que é crucial para planejar e cumprir prazos.

O Hive também brilha em seus recursos de automação de tarefas e capacidades de integração, assim como o Asana. Seu sistema de mensagens integrado funciona perfeitamente para manter a comunicação da equipe organizada e acessível.

6. Melhor espaço de trabalho tudo-em-um: Notion

Preço: Gratuito com opção premium

O Notion é mais do que apenas uma ferramenta de gerenciamento de projetos; é um espaço de trabalho tudo-em-um que transformou a forma como muitas pessoas organizam e gerenciam seu trabalho. A força do Notion está na criação de um espaço de trabalho integrado e contínuo. Tudo é organizado em espaços de trabalho, aos quais você pode adicionar páginas para projetos individuais, tarefas ou notas detalhadas. Essas páginas funcionam quase como um wiki pessoal, o que significa que você pode estruturar as informações exatamente como precisa.

Também adoro as opções de visualização flexíveis do Notion, pois elas ajudam você a se manter organizado e ter uma visão geral do seu trabalho.

No entanto, o Notion não foi projetado para competir com ferramentas de gerenciamento de projetos mais sofisticadas quando se trata de recursos avançados como gráficos de Gantt, controle de tempo ou integrações de aplicativos extensivas. Para equipes menores ou aqueles que apreciam um espaço de trabalho organizado e personalizável, acredito que o Notion é uma solução ideal para combinar gerenciamento de projetos com anotações e outras tarefas essenciais de produtividade.

7. Melhor para gerenciamento assistido por IA: ClickUp

Preço: Gratuito com opção premium

O ClickUp é uma potência quando se trata de gerenciamento de projetos assistido por IA, oferecendo uma solução abrangente que se adapta às necessidades de equipes pequenas e grandes empresas. Como alguém que experimentou em primeira mão os benefícios da IA ​​na simplificação de fluxos de trabalho, descobri que os recursos inteligentes do ClickUp são revolucionários no gerenciamento eficiente de projetos complexos.

Por exemplo, a automação de tarefas orientada por IA do ClickUp pode lidar com tarefas repetitivas, priorizar fluxos de trabalho e prever cronogramas de projetos com base em dados históricos. Isso economiza tempo e garante que sua equipe permaneça no caminho certo com intervenção manual mínima. A IA também ajuda a classificar tarefas para identificar possíveis gargalos, oferecendo soluções proativas antes que os problemas aumentem.

Além disso, a integração de relatórios e insights com tecnologia de IA do ClickUp pode ser extremamente útil. A ferramenta pode analisar dados do projeto e gerar relatórios destacando o desempenho da equipe, taxas de conclusão de tarefas e áreas potenciais para melhoria. Esse nível de insight é inestimável para tomar decisões informadas e otimizar fluxos de trabalho.

8. Melhor opção de baixa codificação: Quickbase

Preço: teste gratuito de 30 dias, os preços começam em US$ 35/mês

O Quickbase é a ferramenta de gerenciamento de projetos ideal para equipes que precisam de funcionalidades poderosas sem a curva de aprendizado íngreme. Como alguém que valoriza a eficiência e a simplicidade, descobri que o Quickbase é particularmente adequado para equipes e gerentes de projeto menos experientes em tecnologia que desejam configurar e gerenciar projetos sem se atolar em codificações ou integrações complexas.

O principal ponto de venda do Quickbase é sua abordagem sem código para gerenciamento de projetos. Configurar fluxos de trabalho, automatizar tarefas e integrar com outros aplicativos é simples e não requer nenhuma experiência técnica. Isso, combinado com sua interface amigável, facilita a criação de painéis, a construção de aplicativos e a organização de listas de tarefas.

O Quickbase integra-se perfeitamente com uma ampla gama de outras ferramentas e plataformas. Ele também fornece excelentes recursos de relatórios, tudo sem suporte de TI. Isso permite que você tome decisões baseadas em dados e mantenha os projetos no caminho certo com o mínimo de aborrecimento.

Cada um dos aplicativos de gerenciamento de tarefas listados acima tem seu próprio conjunto de vantagens e desvantagens. Para a maioria das equipes, decidir quais recursos você precisa e qual layout funcionará melhor para seus projetos é apenas uma questão de decidir quais recursos você precisa e se é para projetos complexos ou simples.

Crédito da imagem: DepositPhotos . Todas as capturas de tela por Megan Glosson.