Revisão do ONLYOFFICE DocSpace

Este é um artigo patrocinado e foi possível graças ao ONLYOFFICE. Os conteúdos e opiniões reais são de exclusiva responsabilidade do autor, que mantém a independência editorial mesmo quando uma postagem é patrocinada.

Visão geral dos recursos

O ONLYOFFICE DocSpace é um espaço de trabalho colaborativo que oferece criação e edição de documentos em tempo real. Tudo acontece em “quartos”. Estes são espaços de trabalho individuais para organizar arquivos e membros da equipe. O benefício é que você só precisa definir permissões para uma única sala em vez de documentos individuais.

Para uma melhor colaboração, use os recursos de chat ou faça chamadas de áudio/vídeo. Além disso, deixe comentários nos arquivos para acompanhar melhor as alterações e o que precisa ser feito a seguir.

Embora o ONLYOFFICE seja de código aberto, ele é altamente compatível com os formatos de arquivo do Microsoft Office. Você pode criar, editar e trabalhar com:

• Documentos do Word
• planilhas
• Apresentações
• formulários digitais
• PDFs
• E-books
• Multimídia

Se você precisar carregar arquivos de áudio/vídeo como parte de um projeto, o ONLYOFFICE oferece suporte a isso também. Todos os seus arquivos relevantes estão em um único lugar.

O ONLYOFFICE torna a segurança uma prioridade. Na verdade, é surpreendentemente fácil encontrar todos os detalhes de segurança na página inicial do DocSpace. Os recursos de segurança incluem:

• Conformidade de privacidade de dados para os padrões GDPR e HIPAA
• Criptografia AES-256
• HTTPS
• Algoritmo de criptografia TLS
• Permissões avançadas
• JWT
• Rastreamento e relatórios de atividades
• restrições de IP
• Domínios confiáveis
• 2FA
• Logon único
• Backups de dados

Para tornar as coisas ainda mais privadas, você pode criar salas privadas onde tudo é totalmente criptografado.

Embora o acesso à nuvem seja um grande benefício, o ONLYOFFICE oferece acesso offline, graças aos aplicativos Android, iOS, Windows, macOS e Linux. Atualmente, não há uma versão auto-hospedada disponível, mas está em andamento.

Começando

Começar a usar o ONLYOFFICE DocSpace não poderia ser mais fácil. Basta se inscrever, nomear seu espaço e você está pronto para começar a trabalhar.

O painel tem um layout incrivelmente limpo e minimalista. Seus quartos e documentos mais recentes estão listados no centro e todas as suas ações estão à esquerda. Mesmo que você não crie uma sala, ainda poderá criar, carregar e editar os vários formatos de documento.

Comecei criando uma sala. Pude escolher entre dois tipos: Colaboração e Personalizado. Com o Collaboration, tudo é configurado automaticamente para colaboração. Com Custom, você configura todos os detalhes do zero.

No entanto, o processo para criar ambos é o mesmo inicialmente. Selecione um nome de sala, adicione tags e carregue um ícone. É simples assim.

Claro, você pode convidar membros para o painel principal ou salas individuais a qualquer momento.

Personalizando a aparência

Depois de criar uma sala, decidi explorar um pouco para ver se poderia personalizar a aparência do ONLYOFFICE DocSpace. Nas configurações do DocSpace, você pode escolher entre temas claros e escuros, além de alterar a cor de destaque. Escolha entre seis cores predefinidas ou personalize detalhes e botões com sua própria escolha de cores.

Se você for um usuário pago, também poderá carregar o nome e o logotipo de sua empresa para criar uma marca consistente nas ferramentas de sua empresa. Na verdade, é muito fácil fazer ajustes na área de branding e existem vários tipos de logotipos (para diferentes áreas da plataforma) que você pode carregar.

Mais personalização do ONLYOFFICE DocSpace

Eu era um usuário gratuito durante minha análise, então não posso comentar muito sobre todos os recursos premium. No entanto, mesmo como um usuário gratuito, você pode definir seus requisitos mínimos de senha, ativar o 2FA, ativar a segurança IP, ativar as mensagens do administrador e ativar a vida útil da sessão. Como usuário pago, você obtém acesso ao histórico completo de login e a uma trilha de auditoria, ferramentas incrivelmente úteis para o gerenciamento de equipes.

Nas configurações de personalização, você também pode fazer o seguinte:

• Configure backups e restaure a partir de backups – isso inclui fontes de terceiros.
• Habilite integrações – no momento, vi apenas 10 integrações, mas elas incluíam as principais ferramentas/plataformas, como Dropbox, Google, LinkedIn, AWS, OneDrive e Facebook.
• Ferramentas do desenvolvedor – personalize ainda mais o tamanho das janelas.
• Excluir/Desativar – Sou um grande fã de qualquer plataforma que facilite a desativação e exclusão de sua conta e dados sem passar por etapas.
• Pagamentos – gerencie seu plano e pagamentos, além de ver quanto espaço, salas e usuários você está usando no momento.

Editores de documentos

O ONLYOFFICE DocSpace não reinventa a roda quando se trata de vários editores de documentos. Se você já usou o Google Docs ou o Microsoft Office antes, estará em território familiar. De muitas maneiras, na verdade, gostei um pouco mais do layout das barras de ferramentas, mas pode ser apenas minha preferência pessoal.

Naturalmente, você pode fazer upload de arquivos para compartilhar com outras pessoas ou editar. Durante o meu teste, não tive problemas com o upload. Eu uso o LibreOffice e o Microsoft Office na maioria das vezes e não tive nenhum problema de formatação ao carregar arquivos existentes. Esta é uma grande melhoria em relação ao Google Docs, que nem sempre concorda com os arquivos do Microsoft Office.

Para criar algo novo, bastava clicar no grande botão + e escolher meu tipo de documento. É tão fácil.

Como na maioria das plataformas baseadas em nuvem, o DocSpace salva todas as alterações imediatamente, para que você não precise se preocupar em perder seu trabalho se algo der errado. Se você estiver trabalhando offline, as alterações serão carregadas quando você se reconectar.

Os editores são incrivelmente rápidos. Percebi que a edição e o upload tendem a ser mais rápidos do que o Microsoft Office 365 e o Google Docs. Isso é especialmente verdadeiro com grandes arquivos de apresentação e planilhas maiores.

Eu recomendo fazer uma captura de tela das teclas de atalho disponíveis no DocSpace até que você as aprenda. Você os encontrará clicando nos pontos ao lado do seu nome na barra lateral esquerda e selecionando “HotKeys” ou pressionando Ctrl+ /.

Minha única reclamação é que as ferramentas de comunicação não são imediatamente óbvias. Eu tive que ler o guia do usuário para descobrir que você precisa habilitar um plug-in quando estiver em um documento aberto para começar a conversar ou fazer uma chamada de áudio/vídeo.

Preços

Atualmente, o ONLYOFFICE DocSpace oferece dois planos:

• Inicialização gratuita – apenas por tempo limitado.
• Negócios – $ 30/admin ou usuário avançado. Atualmente, é apenas $ 15/admin ou usuário avançado.

Ambos os planos oferecem usuários regulares ilimitados. O plano Business oferece administradores ilimitados, usuários avançados, salas e usuários por sala. Além disso, você obtém 100 GB de armazenamento por administrador/usuário avançado.

O plano gratuito limita você a 2 GB de armazenamento, 1 administrador, 2 usuários avançados e até 12 salas. Além disso, você não pode personalizar a marca e o suporte está disponível apenas no fórum da comunidade.

Pensamentos finais

No geral, o ONLYOFFICE DocSpace é uma alternativa bem-vinda ao Google Docs e até mesmo ao Microsoft Office 365 em termos de gerenciamento, criação e edição de documentos. O layout é muito mais limpo e fácil de usar, e é perfeito para equipes.

Outro benefício é o foco em segurança e privacidade. Também é surpreendentemente econômico, pois você não precisa pagar por usuários padrão.

Experimente o ONLYOFFICE DocSpace e comece a criar salas colaborativas para sua equipe.