Tire seus projetos do seu e-mail com CoordinateHQ

No cenário de atendimento ao cliente, o kit de ferramentas tradicional para colaboração com o cliente já precisa de uma atualização. Contando com ferramentas desarticuladas, as equipes enfrentam desafios com fluxo de informações, comunicação e eficiência geral do projeto. Embora existam muitas ferramentas de gerenciamento de projetos no mercado, o CoordinateHQ foi especialmente desenvolvido para agilizar a colaboração entre empresas e partes externas, como clientes e freelancers. Tivemos a oportunidade de testar o software e dar nossas impressões nesta análise.

Este é um artigo patrocinado e foi possível graças ao CoordinateHQ. Os conteúdos e opiniões reais são de responsabilidade exclusiva do autor, que mantém a independência editorial mesmo quando uma postagem é patrocinada.

O que é CoordenadaHQ?

Lançado em 2020 pelos veteranos experientes em gestão de clientes Rick Morrison (CEO) e Jud Gardner (CTO), o CoordinateHQ visa transformar as operações de atendimento ao cliente em todos os setores. Inspirada pela sua própria experiência navegando pelas limitações das ferramentas de colaboração tradicionais, a plataforma oferece uma solução inovadora para agilizar a comunicação e o gerenciamento de projetos com clientes externos.

Projetado pensando nos usuários, o CoordinateHQ apresenta uma interface simples e intuitiva para adoção rápida e fácil. Seu foco na colaboração permite que os clientes acessem detalhes do projeto em tempo real, facilitando a colaboração contínua. Ao substituir longas trocas de e-mail, esta ferramenta promove uma comunicação transparente e melhora a eficiência da colaboração.

Começando

Se você estiver pronto para experimentar o CoordinateHQ , acesse o site oficial e clique no botão Iniciar gratuitamente no canto superior direito. Adicione seu e-mail comercial ou cadastre-se com sua conta do Google se você usá-la para fins comerciais. Isso é tudo que você precisa fazer para desbloquear seu teste gratuito de duas semanas do CoordinateHQ, que lhe dá acesso à maioria dos recursos necessários para lançar seu primeiro projeto. Devo dar-lhes pontos importantes por não solicitarem os dados do seu cartão de crédito antes mesmo de terem a chance de ver do que se trata a ferramenta.

O CoordinateHQ faz de tudo para que você se sinta em casa. Depois de fazer login na plataforma, ela o orienta ativamente através de seus recursos, ajudando você a se familiarizar rapidamente com eles. Comecei com o vídeo introdutório, depois passei pelas minitarefas, que incluem a criação de um projeto e o convite do primeiro colaborador. Você pode fazer isso para obter o máximo de eficiência ou explorar a ferramenta por conta própria, se preferir esse caminho. Eu fiz uma mistura dos dois.

Definindo sua experiência do usuário

A princípio, a interface do CoordinateHQ parece um pouco desanimadora. Apresentando um esquema de cores neutras composto principalmente de elementos pretos, brancos e cinzas, o objetivo é enfatizar a funcionalidade. Felizmente, você pode injetar um pouco de força nele. Para uma integração perfeita da marca, o CoordinateHQ permite que os usuários carreguem o logotipo da empresa e escolham cores que reflitam a paleta da marca.

Personalize a plataforma através da página de configurações dedicada. Clique no seu nome no canto superior direito da tela e selecione Configurações . Em Configurações da conta no menu à esquerda, clique em Seu logotipo e marca .

Criando um Projeto

A interface intuitiva do CoordinateHQ permite fácil criação de projetos. Navegue até o menu Projeto e selecione Adicionar Projeto para iniciar seu primeiro projeto. Certifique-se de verificar também a seção Modelos , pois encontrei algumas opções realmente úteis. Para este artigo, usei o modelo de projeto de design para clientes .

Isso cria automaticamente um esboço do projeto para você. Você pode trabalhar para preenchê-lo com os detalhes exclusivos do seu projeto, incluindo resumo, metas, etc. Embora eu deva admitir que gosto mais do layout em estilo de cartão de aplicativos como o Trello, o design do esboço do projeto do CoordinateHQ inegavelmente dá conta do recado. .

Na página do projeto, você pode adicionar colaboradores como clientes (externos) ou membros da sua equipe (que você adicionou anteriormente por meio de configurações). Depois de fazer login no CoordinateHQ, eles também poderão acessar o esboço do projeto e muito mais, dependendo de sua função. Modifique as permissões de um usuário nas configurações. O Administrador de Cobrança tem o nível de acesso mais alto, enquanto um Gerente só pode acessar projetos onde seja proprietário ou colaborador.

Adicionando uma tarefa

Para começar a adicionar novas tarefas, clique no botão Editar Plano . Adicione uma descrição para sua tarefa e data de vencimento, se desejar. Você também pode incluir uma lista de verificação, anexar arquivos ou adicionar tags. Não se esqueça de atribuí-lo a alguém, incluindo clientes ou membros da equipe interna.

CoordinateHQ tem uma opção útil, onde você atribui funções às pessoas que trabalham em seu projeto para gerenciar facilmente responsabilidades comuns em um projeto. Vá para Configurações e clique em Funções do projeto em Gerenciamento de dados . A função padrão é Project Manager e esta é uma função que você não pode editar (embora você possa atribuir funções adicionais a ela na página do projeto).

Essa função é atribuída automaticamente ao Administrador de cobrança , mas você pode criar outras funções, como Cliente ou Designer . Em seguida, conecte o endereço de e-mail de um colaborador a uma função, para não ter que lembrar sempre quem é quem.

Quando você atribui uma função a uma tarefa, o sistema a reatribuirá automaticamente ao usuário que ocupa essa posição. Por exemplo, você pode atribuir uma tarefa de reformulação de logotipo ao Designer . Se você já atribuiu essa função a um dos membros da sua equipe, o nome dele aparecerá agora quando você passar o mouse sobre a tarefa.

Quando uma tarefa for concluída, seus colaboradores externos poderão ver uma notificação em seu próprio painel do CoordinateHQ para começar a enviar mensagens imediatamente aos membros da equipe designados. É muito parecido com interagir em tempo real, onde você não precisa atualizar compulsivamente sua caixa de entrada para ver as últimas notícias do seu projeto.

Configurando o fluxo de trabalho

O CoordinateHQ garante que você nunca perca atualizações importantes do cliente, mesmo quando não estiver verificando seu e-mail constantemente. Você e sua equipe (incluindo clientes) têm uma única fonte para detalhes, atualizações e itens acionáveis ​​do seu projeto. Chega de vasculhar sua caixa de entrada ou se perguntar onde está localizada a versão mais recente de um arquivo, resultando em fluxos de trabalho mais tranquilos e menos tempo perdido.

Para dar um exemplo de como você pode melhorar seu fluxo de trabalho com o CoordinateHQ, digamos que você esteja redesenhando o portal web do seu cliente e precise saber cada vez que um novo produto entra em sua loja virtual. Seu cliente não precisará enviar um e-mail separado sempre que um novo produto aparecer em sua distribuição. Em vez disso, você pode criar um formulário no CoordinateHQ por meio das configurações. Em Data Management , navegue até Formulários e adicione os campos de informações desejados ao formulário. Por exemplo, Nome do produto e Preço .

De volta ao painel do CoordinateHQ, você pode adicionar um link de ação que iniciará o formulário. Isso significa que os clientes podem adicionar as informações diretamente do painel do CoordinateHQ. O preenchimento do formulário cria automaticamente uma nova tarefa no esboço do seu projeto, capturando todos os detalhes para uso posterior. É super fácil e conveniente e leva apenas alguns minutos para configurar. Você também pode incorporar formulários em tarefas.

Embora os participantes do projeto recebam e-mails de progresso com as atualizações mais recentes e novas tarefas do CoordinateHQ, é muito mais fácil rastrear e-mails de uma fonte do que ficar de olho nos inúmeros tópicos de e-mail de várias partes que podem ou não estar relacionados a esse projeto específico.

Gerenciando seus projetos

Quando se trata de gerenciar seus projetos, o CoordinateHQ torna tudo muito fácil. Clique em Projetos no menu superior para obter rapidamente uma visão geral de todos os seus projetos até o momento. Você pode visualizar informações rapidamente, como Status do Projeto , Tags , Gerente, etc. Você pode usar filtros para visualizar projetos com base em determinados critérios. Para ver todas as suas tarefas, você pode alternar para a guia Tarefas .

Se quiser adicionar ainda mais informações à tabela, clique no ícone em forma de engrenagem no canto superior direito. Adicionei o campo % de tarefas concluídas . Mas e se você quiser adicionar algo que não está na lista?

Você pode acessar as configurações e clicar em Campos personalizados em Gerenciamento de dados . Você pode introduzir, por exemplo, um Checkbox para saber se o projeto foi pago ou não.

Ao voltar para a visualização dos projetos e clicar no ícone de engrenagem, você verá a opção de adicionar a caixa de seleção à tabela.

Preços

Assim que a avaliação gratuita expirar, você terá que atualizar para um plano pago se quiser continuar usando o CoordinateHQ. Há um pacote Pro de US$ 65 por usuário por mês, que desbloqueia mais algumas opções, incluindo a capacidade de configurar um nome de domínio personalizado e até 100 GB de armazenamento de arquivos.

O CoordinateHQ também oferece um nível Enterprise, mas você precisará entrar em contato com a equipe de vendas para discutir detalhes.

Pensamentos finais

Durante meu tempo usando o CoordinateHQ, descobri que a ferramenta promove o gerenciamento eficiente de projetos, promovendo comunicação clara, gerenciamento organizado de tarefas e colaboração em tempo real, levando, em última análise, a uma conclusão mais rápida dos projetos.

Ao contrário do e-mail, onde as atualizações podem ser facilmente ocultadas ou perdidas, o CoordinateHQ oferece feeds de atividades em tempo real, mantendo todos informados sobre os últimos desenvolvimentos do projeto e minimizando a necessidade de troca de e-mails e atualizações de status. Você só precisa se lembrar de verificar o painel do CoordinateHQ todos os dias!

A facilidade de uso da plataforma foi o que realmente me impressionou. Além disso, se você tiver dúvidas, poderá conectar-se facilmente ao CoordinateHQ para uma sessão individual, um verdadeiro salva-vidas em determinadas situações.

Embora a interface tenha me impressionado em geral, a adição manual de campos, como descrições de tarefas, foi um pouco tediosa. Parecia uma etapa extra que poderia ter sido facilmente eliminada adicionando um campo para uma descrição de tarefa por padrão. Também notei que não há opção de visualização de calendário para visualizar seus projetos em uma linha do tempo, então talvez você precise contar com uma ferramenta diferente para isso.

Pelo lado positivo, o programa oferece integração Webhook API + Zapier (com mais opções a caminho), para que você possa aprimorar significativamente a funcionalidade e agilizar vários processos. Por exemplo, eles podem integrar o CoordinateHQ com seu aplicativo de calendário preferido, como o Google Calendar, por meio do Zapier.

Resumindo, o CoordinateHQ provou ser uma ferramenta poderosa que melhora significativamente o fluxo de trabalho e promove a execução bem-sucedida do projeto.

Crédito da imagem: Pexels . Todas as capturas de tela por Alexandra Arici.