Descubra por que o Kimai auto-hospedado é a melhor solução de controle de tempo

Na última década, tenho dependido de ferramentas de controle de tempo para gerenciar o faturamento do cliente. Entre todas as soluções que explorei, a versão auto-hospedada do Kimai se destaca como minha principal escolha. Este artigo explica por que considero o Kimai auto-hospedado o melhor controle de tempo disponível — não apenas para freelancers como eu, mas também para empresas e usuários domésticos que buscam maior clareza em seu gerenciamento de tempo.

Apresentando Kimai, meu rastreador de tempo favorito

Descobri o Kimai alguns anos atrás enquanto procurava uma solução de controle de tempo de código aberto que pudesse ser adaptada às minhas necessidades específicas. No começo, fiquei hesitante. Afinal, um projeto que existe desde 2006 poderia realmente competir com plataformas modernas? No entanto, minha experiência tem sido excepcionalmente positiva.

Minha experiência com Kimai começou perfeitamente; a interface parecia ter sido criada para meu uso. Ela me permitiu iniciar e parar temporizadores sem esforço, conforme necessário.

Um recurso de destaque é a capacidade de gerenciar projetos sobrepostos. Muitos dias eu me pego fazendo multitarefas — interagindo com um cliente enquanto simultaneamente concluo outro projeto. O Kimai simplifica o processo de rastrear esses períodos sobrepostos.

Além disso, ele me permite gerar relatórios abrangentes e faturas profissionais diretamente dos meus registros de tempo, agilizando meu procedimento de faturamento. Os clientes elogiaram o profissionalismo e a clareza das minhas faturas (anteriormente, eu dependia de modelos personalizáveis), influenciando positivamente meus relacionamentos comerciais.

Além disso, não posso ignorar o amplo ecossistema de plugins e integrações do Kimai , que aprimora significativamente a funcionalidade do rastreador de tempo. Por exemplo, utilizo o plugin gratuito Easy Backup para backups de um clique de todo o meu ambiente Kimai e integrei o aplicativo de barra de menus KimaiBar macOS para rastrear o tempo de trabalho diretamente do meu desktop. Embora muitos plugins sejam gratuitos, alguns avançados, como o plugin de gerenciamento de despesas, têm uma taxa.

No entanto, o aspecto mais atraente do Kimai para mim é a opção de hospedar essa solução de controle de tempo no meu próprio servidor.

Vantagens da auto-hospedagem Kimai

Embora Kimai seja uma ferramenta fantástica de controle de tempo de forma independente, a auto-hospedagem a eleva significativamente. Aqui estão três razões principais pelas quais eu defendo essa abordagem.

Economia de custos sem comprometer a qualidade

Como freelancer, é crucial manter as despesas sob controle. No passado, eu incorri em taxas pesadas com ferramentas de controle de tempo baseadas em assinatura, especialmente para recursos avançados que estavam disponíveis apenas em planos premium.

O preço hospedado da Kimai começa em € 2,99 ($ ​​3,32) por usuário mensalmente para o plano Standard e € 3,99 ($ ​​4,43) para o plano Professional. Embora essas taxas sejam competitivas, elas estão longe das economias da auto-hospedagem.

Ao auto-hospedar o Kimai, eliminei esses custos recorrentes. Como eu já tinha um servidor configurado para meu site pessoal, instalar o Kimai não gerou despesas extras. Ao longo dos anos, essa decisão me economizou centenas de dólares — dinheiro que eu poderia redirecionar para o crescimento do negócio ou outras despesas vitais.

Controle total sobre meus dados

A segurança dos dados é primordial, não só para mim, mas para meus clientes também. Sempre foi inquietante hospedar informações confidenciais em servidores de terceiros. A auto-hospedagem Kimai me deu uma paz de espírito incomparável.

Quando excluo registros antigos, tenho certeza de que eles serão removidos permanentemente — sem dúvidas sobre se algum serviço de nuvem retém cópias dos meus dados.

Além disso, a auto-hospedagem me permite personalizar meus protocolos de backup. Configurei backups diários automatizados para uma unidade externa criptografada, garantindo que meus dados de controle de tempo — e registros de cobrança — estejam seguros e recuperáveis ​​em caso de emergência.

Para máxima segurança, sugiro hospedar o Kimai localmente em um dispositivo como um Raspberry Pi e acessá-lo remotamente por meio de uma VPN segura como o Tailscale.

Personalizando o Kimai para se adequar ao meu fluxo de trabalho

Um ponto forte do Kimai é sua adaptabilidade. Sendo de código aberto, ele permite uma personalização significativa. Embora eu não seja um desenvolvedor por profissão, minhas habilidades limitadas de codificação foram suficientes para modificar o Kimai para melhor se adequar ao meu fluxo de trabalho.

Embora eu tenha destacado alguns plugins que utilizo, a personalização se estende além disso. Eu também criei meu próprio modelo de fatura personalizado. Seguindo a orientação descrita na documentação do Kimai e com a assistência do ChatGPT, produzi um modelo que se alinha perfeitamente com minha marca, contendo todos os elementos que meus clientes esperam.

O processo acabou sendo bem intuitivo. O Kimai armazena modelos de fatura no diretório “extensions/ki_invoice/invoices/”, permitindo que você os crie usando documentos do Open Office ou HTML — eu escolhi HTML para mais controle de design.

Minha abordagem ideal para auto-hospedagem do Kimai

Se você não tem amplo conhecimento técnico ou prefere evitar o gerenciamento de servidores, a maneira mais simples de hospedar o Kimai é por meio de um provedor de hospedagem web que ofereça um instalador Softaculous, como o Namecheap.

O Softaculous simplifica a instalação de vários aplicativos da web, incluindo o Kimai. Comece acessando sua conta cPanel do seu provedor de hospedagem e localizando a opção “ Softaculous Apps Installer ” no seu painel do cPanel.

Na interface do Softaculous, pesquise por “Kimai” ou navegue pelos aplicativos listados. Após encontrar o Kimai, selecione-o para acessar a página de instalação e clique no botão Instalar para iniciar a instalação.

Depois que sua instalação auto-hospedada do Kimai estiver ativa, lembre-se de manter suas credenciais de login seguras e atualizar regularmente sua instalação para se beneficiar de melhorias de segurança e novos recursos.

A auto-hospedagem Kimai fornece uma solução de controle de tempo robusta, personalizável e econômica, colocando você no controle de seus dados. Seja você um freelancer como eu, um pequeno empresário ou parte de uma organização maior, Kimai pode se adaptar às suas necessidades, ao mesmo tempo em que oferece a segurança e a flexibilidade da auto-hospedagem.

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Todas as imagens e capturas de tela por David Morelo.

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