Como criar uma planilha de presença no Excel: um guia passo a passo

Neste guia, demonstrarei como criar uma planilha de presença usando o Microsoft Excel . Este tutorial passo a passo foi criado para agilizar seu processo de controle de presença digitalmente. Ao utilizar esta planilha de presença automatizada do Excel, você pode calcular sem esforço a porcentagem de dias em que seus funcionários estão presentes, o que é inestimável quando chega a hora de avaliações ou avaliações de desempenho.

Etapas para criar uma folha de presença no Excel

Este tutorial ajudará você a configurar uma folha de presença eficaz no Excel, adequada tanto para instituições educacionais quanto para empresas.

Eu preparei um modelo que inclui uma lista de nomes de funcionários. Se você estiver fazendo uma folha de presença para uma escola, simplesmente troque as seções Employee Names por Student Names. Além disso, você pode utilizar os comandos Wrap Text e Merge & Center para organizar o texto dentro das células de forma organizada.

A tarefa inicial é inserir as datas de um mês específico na sua planilha do Excel. Clique em uma célula e insira a data no formato DD-MM-AAAA. Por exemplo, se você estiver criando uma planilha de presença para outubro de 2024, a data seria inserida como 01/10/2024. Abaixo da célula de data, você deve indicar o dia correspondente usando a seguinte fórmula na célula localizada diretamente abaixo da data:

=TEXT(B1, "dddd")

Nesta fórmula, ajuste B1 para representar o endereço da célula onde sua data está localizada.

O passo subsequente é formatar a data para exibir apenas o número do dia, aumentando a compactação da sua folha de presença. Clique com o botão direito do mouse na célula de data, selecione Formatar células , escolha Personalizado e escolha o estilo dd-mm-aa . Remova a parte mm-aa deste formato e clique em OK. Se desejar exibir abreviações para os dias, ajuste a fórmula anterior para:

=TEXT(B1, "ddd")

Destaque as células que contêm as datas e os nomes dos dias e arraste-as para a direita com a alça de preenchimento. Depois de preencher todas as datas do mês, insira os seguintes rótulos nas células adjacentes:

• Presente
• Ausente
• Feriados
• Dias úteis
• Porcentagem de comparecimento

Represente os domingos com ‘H’, registre os dias presentes com ‘P’ e marque os dias ausentes com ‘A’.

Em seguida, aplique Formatação Condicional para seus indicadores de presença (presente, ausente, feriados), usando verde para dias presentes, amarelo para ausentes e vermelho para feriados. Sinta-se à vontade para escolher cores de acordo com sua preferência.

Selecione todas as células que contêm P, A e H. Navegue até Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Equal To . Insira P no campo fornecido e escolha a opção de formatação desejada no menu suspenso. Repita esse processo para as células que representam feriados e dias ausentes e considere personalizar as cores por meio da opção Custom Format.

Para contabilizar os dias atuais de um funcionário, escolha a célula apropriada e insira a seguinte fórmula:

=COUNTIF(cell range, "P")

Nesta fórmula, certifique-se de especificar o intervalo correto para o total de dias para cada funcionário. Por exemplo, se um funcionário compareceu de B3 a AF3, use a fórmula:

=COUNTIF(B3:AF3, "P")

Use o Fill Handle para copiar esta fórmula para outras células. Para contar os dias ausentes de um funcionário, empregue esta fórmula:

=COUNTIF(cell range, "A")

Certifique-se de inserir o intervalo de células correto na fórmula para evitar erros.

Esta planilha do Excel conta feriados com base no total de domingos em um mês. Para isso, especifique o intervalo que contém os dias e use a seguinte fórmula:

=COUNTIF(cell range, "Sun")

Tenha cuidado ao definir o intervalo exato. Para manter o mesmo intervalo de células enquanto preenche células adjacentes com o Fill Handle, use a função $ para bloquear as referências de células.

Se os nomes dos dias ocuparem células de B2 a AF2, a fórmula seria:

=COUNTIF($B$2:$AF$2, "Sun")

Os dias úteis são simplesmente a soma dos dias presentes e ausentes, e você pode calcular isso com:

=SUM(cell range)

Por exemplo, se os dias presentes e ausentes de um funcionário forem anotados nas células AG3 e AH3, respectivamente, use a fórmula:

=SUM(AG3:AH3)

Para calcular a porcentagem de frequência de um funcionário, aplique a fórmula:

= Present days / Working days

Substitua os espaços reservados na fórmula pelas referências de célula corretas. O resultado aparecerá em formato decimal. Você pode convertê-lo em uma porcentagem por meio da opção de formato % na guia Início ou usar o atalho Ctrl + Shift + % . Não se esqueça de arrastar a alça de preenchimento para as células vazias restantes.

Sua folha de presença para o mês especificado está pronta! Para criar uma nova para o mês seguinte, basta copiar todos os dados para uma nova planilha do Excel e modificar as datas de acordo, permitindo que os dias sejam atualizados automaticamente. Insira manualmente os valores P, A e H para o novo mês.

E é só isso. Espero que você ache essas informações úteis!

Como posso criar uma caixa de lista de verificação no Excel?

O recurso Checklist está disponível no Microsoft Office 365 e no Excel para a Web. Para criar uma caixa de checklist, navegue até a guia Inserir e selecione a opção Caixa de seleção. Isso inserirá uma caixa de seleção na célula ou intervalo de células selecionado.

Nas versões anteriores do Office, você encontrará dois tipos de caixas de seleção: caixas de seleção de Controle ActiveX e caixas de seleção de Controle de Formulário, que são diferentes daquelas do Microsoft Office 365.

Quais são os passos para imprimir uma planilha do Excel?

Para imprimir sua planilha do Excel, abra a planilha desejada, navegue até Arquivo > Imprimir ou use o atalho de teclado Ctrl + P. Escolha sua impressora, ajuste as configurações conforme necessário e clique em Imprimir .