Algum desses novos aplicativos de calendário vale o seu tempo?

Estamos em 2024 e agora temos muito mais aplicativos de calendário do que nunca . Suas campanhas de marketing fazem parecer que são essenciais para sua produtividade. Mas quais deles realmente ajudarão você a fazer mais a cada dia e em que são melhores do que a configuração de calendário existente?

Para a maioria das pessoas, os calendários padrão do sistema, como Google Calendar , Outlook Calendar e Apple Calendar, darão conta do recado. Mas um novo conjunto de aplicativos de calendário no mercado promete ajudá-lo em coisas que vão desde agendamento até coordenação e gerenciamento de tarefas. Vamos guiá-lo por esse vasto universo de ferramentas e ver como pode ser sua agenda superorganizada.

Mais aplicativos de calendário do que você pode contar

Veremos o vasto panorama das ferramentas de calendário, organizando-as em quatro categorias distintas:

• Calendários com foco em lembretes : para pessoas que frequentemente têm muitas reuniões em sua agenda, bem como para aqueles que fazem malabarismos com vários calendários. Os exemplos incluem TimeOS e Beams.
• Ferramentas de agendamento : para usuários que organizam muitas reuniões ou coordenam com várias pessoas em todo o mundo. Os exemplos incluem Calendly, Cal.com e SavvyCal.
• Calendários de gerenciamento de tarefas : para pessoas que trabalham em casa ou em empregos híbridos. Os aplicativos desta categoria são projetados para gerenciar sua vida pessoal e profissional. Os exemplos incluem Notion Calendar, Amie, Rise, Routine, Sunsama, Vimcal e Daybridge.
• Recursos e extras com tecnologia de IA : para pessoas que desejam acesso mais rápido a informações sobre os próximos eventos da agenda ou que precisam de ajuda para estruturar o dia com tempo para relaxar. Os exemplos incluem Reclaim, Clara e Trevor.

Embora sua equipe de trabalho possa usar ferramentas e calendários internos para reuniões, alguns desses aplicativos de terceiros podem ajudá-lo pessoalmente se você puder integrá-los às ferramentas de trabalho.

Aplicativos de calendário nativos, como o Outlook Calendar e o Google Calendar, também foram atualizados com recursos como compartilhamento de disponibilidade, compartilhamento de localização e capacidade de agendar compromissos pagos. No entanto, esses aplicativos têm tantos recursos que pode ser difícil encontrá-los – e é aí que ferramentas dedicadas de terceiros fazem sentido.

É importante lembrar que esses aplicativos de terceiros estão integrados ao Google, Outlook ou Apple Calendar. Portanto, mesmo se você usar vários aplicativos para finalidades diferentes, ainda poderá ver sua programação no aplicativo de calendário padrão de sua escolha.

PSA – as versões gratuitas de aplicativos de calendário são boas o suficiente

A maioria das pessoas encontrará todas as funcionalidades de agendamento necessárias nos níveis gratuitos desses novos aplicativos de calendário, o que significa que você não precisa pagar por uma assinatura imediatamente.

Portanto, se você decidir pagar por uma ferramenta de calendário, procure recursos extras que realmente justifiquem o custo, como transcrever suas reuniões e resumir anotações delas.

Lembretes sobrecarregados

A maioria dos aplicativos de calendário notifica você sobre as próximas reuniões por padrão – mas é fácil perder esses alertas se você não tomar cuidado. Muitos de nós ainda esquecemos uma reunião específica porque nosso telefone não está por perto ou porque silenciamos completamente as notificações.

Uma das ferramentas mais úteis para usar nessa situação é uma extensão de navegador chamada TimeOS . Ele exibe informações sobre sua próxima reunião quando você abre uma nova guia no navegador, por isso é como um lembrete constante para o seu cérebro.

O TimeOS também possui um recurso de ingresso automático que você pode ativar para garantir que o link de videoconferência seja aberto sem interferência humana.

Se você é um usuário de Mac, também pode usar uma ferramenta chamada Beams , que fica na barra de menu para alertá-lo sobre as próximas reuniões. Você também pode ver sua programação do dia atual e do próximo com apenas um clique.

Se os lembretes são a única maneira de você comparecer aos compromissos na hora certa, vale a pena dar uma olhada no aplicativo gerenciador de tarefas Any.do. Oferece WhatsApp e lembretes baseados em localização por US$ 5 por mês.

Agendamento e disponibilidade

Praticamente todos os aplicativos de calendário permitem adicionar um evento, mas as ferramentas de agendamento oferecem opções para compartilhar intervalos de tempo com outras pessoas. Eles podem economizar seu tempo enviando e-mails para seus contatos para negociar um horário adequado.

Se você precisa comunicar possíveis horários para uma reunião, o Calendly é uma das ferramentas mais populares para fazer isso facilmente, e você não precisa gastar um centavo com isso.

Com o nível gratuito, você pode especificar seu horário de trabalho diário e definir um tipo de evento, como um horário de reunião de 15, 30 ou 60 minutos. Você pode compartilhar um link com qualquer pessoa e eles podem reservar um horário sem perguntar a você. Eles verão os horários livres em sua programação e reservarão um horário sem idas e vindas. Também existe a opção de personalizar o horário de trabalho em um determinado dia.

Vimcal , que está disponível gratuitamente no iOS, permite empilhar fusos horários na barra lateral, o que é muito útil caso você tenha colegas ou colaboradores em todo o fuso horário. Isso evita a matemática mental de olhar para o relógio mundial e tentar descobrir o melhor horário para você e seu contato em outro lugar do planeta.

O recém-lançado Notion Calendar , que é a versão renovada do Cron Calednar, também permite visualizar vários fusos horários em uma tela.

Além disso, ele lida com conflitos entre seus calendários pessoais e de trabalho e bloqueia automaticamente os horários que você marcou como ocupados.

Além disso, Vimcal, Notion Calendar e TimeOS permitem que você compartilhe sua disponibilidade arrastando intervalos de tempo entre datas. É como selecionar células de várias colunas em uma planilha. Você pode ver como isso funciona em um vídeo rápido . Isso é útil quando seu horário de trabalho não é fixo e você deseja compartilhar horários específicos com pessoas para uma reunião específica. É o equivalente a dizer: “Estou livre para uma ligação na quinta-feira, das 15h às 18h, e na sexta, das 10h às 11h”.

Votando nos melhores horários para nos encontrarmos

Há situações em que você e seus colaboradores concordaram em um bloco de três horas por semana para uma reunião recorrente de 30 minutos, mas desejam manter o horário exato flexível. Votar é a melhor maneira de fazer isso.

Doodle é uma ferramenta interessante para as pessoas votarem nos horários propostos para uma reunião, para que você possa evitar alternar entre várias pessoas para que elas concordem com um horário adequado. Ele também permite que você crie um link semelhante ao Calendly para reuniões individuais com o nível gratuito e você pode criar enquetes de grupo ilimitadas.

Separadamente, o TimeOS também permite que os usuários criem enquetes de grupo para votar em um intervalo de tempo de uma reunião.

Para um toque mais pessoal, o Daybrige , que pretende ser um calendário social, permite criar e compartilhar facilmente um link de evento com seus amigos para que eles confirmem presença.

Gerenciamento de tarefas

Sua agenda provavelmente não envolve apenas reuniões. Você provavelmente precisará de um lembrete de um horário específico para comprar mantimentos, preparar a refeição ou lavar a roupa. Felizmente, existem aplicativos para isso.

Muitos aplicativos híbridos permitem que você analise sua agenda de reuniões e também anote suas tarefas diárias e até mesmo planos de longo prazo.

Esses aplicativos focados no gerenciamento de tarefas também ajudam você a bloquear um período fixo de tempo para cada tarefa, para que você não fique sobrecarregado ao olhar sua lista de tarefas e reuniões.

Routine é um desses aplicativos – disponível na web, iOS e macOS, com planos de lançamento no Android – que combina todos os itens acima.

Ao contrário de outros aplicativos criados em torno de eventos com intervalos de tempo específicos, o Routine trata as tarefas como um cidadão principal. A interface permite que você anote tarefas facilmente primeiro, antes de colocá-las em uma data e hora específicas.

Também funciona muito bem para tarefas recorrentes. Além disso, possui uma visualização simples de ‘Agenda’ que mostra as reuniões e tarefas de hoje.

Mas a Rotina tem muita concorrência nesta categoria. Existe o já mencionado Any.do, que combina tarefas e seu calendário. Há também o Amie, que recentemente acabou com sua lista de espera e oferece melhores ferramentas de agendamento, incluindo um link personalizado para seus contatos agendarem um horário com você.

O Sunsama , que oferece apenas planos pagos, ajuda no planejamento consciente, pedindo para você definir quanto tempo deseja dedicar a uma tarefa. O aplicativo também mostra quanto tempo você gastou realizando tarefas diferentes em um dia quando você as marca como concluídas, e até mesmo incentiva você a escrever um resumo diário de encerramento/encerramento.

Daybridge oferece várias visualizações, como Focus, Plan e Relax, para ajudá-lo a analisar sua programação através de lentes pessoais e de trabalho. Além disso, a ferramenta ajuda você a categorizar tarefas facilmente – atribuindo-lhes tags como Entretenimento, Social, Fitness e Cuidados Pessoais quando você as anota. A ideia é permitir que você encontre os melhores horários para diferentes tipos de tarefas, fornecendo visualizações e alternâncias sem envolver IA.

A IA pode controlar sua programação?

Os aplicativos de calendário modernos aplicam recursos de IA principalmente para otimizar o tempo para você: sugerindo intervalos de tempo ou criando automaticamente uma programação de uma forma que permita que você obtenha tempo de inatividade suficiente todos os dias.

Por exemplo, o bot de IA do Vimcal irá ajudá-lo a encontrar a hora certa automaticamente. Você pode postar o link do Calendly da outra pessoa (ou qualquer outra disponibilidade), e o Vimcal destacará automaticamente os slots mútuos quando ambas as partes estiverem disponíveis para uma reunião. Além disso, você também pode colar frases de e-mails como “Estou livre amanhã entre 15h e 17h (horário do leste dos EUA)” para permitir que a IA encontre um espaço.

Tenha em mente que a IA não pode concordar com um horário em seu nome. Ele pode encontrar o melhor momento para você e evitar o incômodo de olhar manualmente o slot analisando texto ou links.

O Vimcal também possui um recurso interessante que informa sobre a empresa da qual pertence o participante da reunião, com base no domínio de e-mail.

Além do mais, muitos aplicativos permitem que você defina suas preferências de tempo de inatividade ou sua rotina de exercícios, e sua IA mudará sua programação para acomodar suas atividades pessoais.

O Reclaim AI possui um recurso chamado Hábitos, que adapta tarefas ou hábitos recorrentes que você deseja incorporar à sua rotina diária. Assim como as resoluções de Ano Novo, as pessoas muitas vezes tendem a esquecer de fazer tarefas de construção de hábitos depois de um tempo. Portanto, o Reclaim coloca esses hábitos em sua agenda e até mesmo adapta sua programação de acordo com eles para que você não perca.

Você pode definir três hábitos no nível gratuito; existem vários modelos, como redação, pesquisa de clientes e atualização da tarde, para você começar rapidamente. Esses modelos são baseados na função que você seleciona durante a integração.

Embora Trevor AI não administre o agendamento automático para você, ele sugere os melhores slots possíveis para suas tarefas e até estima a duração de cada uma conforme você as digita.

Lembra do TimeOS, que mencionamos anteriormente? Ele permite que você faça anotações durante uma reunião e as acesse mais tarde para referência. Isso significa que você pode se preparar para uma reunião diretamente na visualização do calendário, solicitando ao assistente de IA informações resumidas sobre reuniões anteriores – e você não precisará coletar esses detalhes manualmente por meio de conversas por e-mail e outras fontes.

Você deve pagar por aplicativos de calendário?

Não há uma resposta direta sobre qual é o “melhor aplicativo de calendário”, mas há uma maneira de descobrir se você deve pagar por um. Muitos aplicativos de calendário podem ter recursos semelhantes entre si, mas você pode gostar muito mais da interface, facilidade de uso e alternância de um aplicativo do que do outro.

A boa maneira de pensar em um nível pago é depois de experimentar uma ferramenta de calendário, pergunte-se se isso economizou seu tempo ou o ajudou a organizar melhor sua vida.

Aplicativos como Akiflow e Sunsama cobram mais porque oferecem uma ampla gama de recursos que vão desde agendamento até gerenciamento de tarefas e criação de hábitos. Portanto, se você deseja reunir diferentes partes da sua vida sob o mesmo guarda-chuva, em vez de usar vários aplicativos, essa é uma ótima maneira de fazer isso – e pode valer a pena pagar por ela. Quando se trata de recursos pagos, algumas coisas são mais fáceis de avaliar. Por exemplo, se você tiver tarefas recorrentes ou vários calendários em seu fluxo de trabalho, faz sentido pagar por um aplicativo que as suporte.

O que é mais difícil de avaliar no momento são os recursos alimentados por IA e o agendamento inteligente. Isso porque você precisa experimentá-los por um tempo para entender se o algoritmo de IA funciona para você e se adapta à maneira como você define sua programação.

Algumas ferramentas, como TimeOS, Amie, Notion Calendar e Hey Calendar, oferecem mais coisas fora do universo do calendário, como gravação de reuniões, transcrição e melhor integração com seu e-mail ou sistema de banco de dados. Essas ferramentas oferecem níveis premium voltados para a colaboração com colegas de todas as equipes. Portanto, embora sejam poderosas, você provavelmente desejará considerar pagar por elas apenas se as estiver usando em conjunto com outras pessoas.

Empacotando

Como alguém que está constantemente testando aplicativos de produtividade, migro frequentemente entre produtos. Vimcal é atualmente minha ferramenta favorita para compartilhar minha disponibilidade porque facilita o trabalho de encontrar horários adequados para reuniões com pessoas em diferentes fusos horários.

Enquanto isso, a Rotina tem sido minha arma preferida para mesclar tarefas e meu calendário. Sua visualização da agenda diária me ajuda a realizar tarefas como enviar e-mails importantes ou pesquisar tópicos específicos com facilidade.

No entanto, como Amie agora está disponível publicamente sem lugar na lista de espera e possui integração de e-mail integrada, você pode arrastar e-mails para agendá-los como tarefas em seu calendário, pretendo tentar também.