Como encontrar discrepâncias no Excel

Erros como falta de ponto ou ortografia incorreta podem alterar toda a saída. Felizmente, o Microsoft Excel fornece um conjunto de ferramentas internas que podem ser úteis para detectar inconsistências. Nesta postagem, discutiremos como encontrar diferenças ou discrepâncias no Excel e obter uma planilha de dados limpa.

O que significa discrepância no Excel?

Uma discrepância no Excel ocorre quando há uma inconsistência nos mesmos dados em um banco de dados. Isso significa que você deve ter usado um formato diferente para dois ou mais dados iguais em duas ou mais células da planilha. Por exemplo,

• Vendas totais da minha marca e companhia = 587
• Vendas totais da minha marca e companhia = 587

Como você pode ver, o período está faltando no 2º exemplo (Co. total de vendas) em comparação com o 1º (Co. total de vendas). Isso pode parecer normal para você, pois você já sabe o que é correto, mas o computador não considera semelhante.

Da mesma forma, discrepâncias no Excel também podem surgir devido a erros de entrada, como espaço após um valor, letras maiúsculas ou minúsculas, entradas duplicadas ou formatação de dados inconsistente. Portanto, temos este guia detalhado para explicar como encontrar discrepâncias no Excel facilmente.

Como encontrar discrepâncias no Excel

Antes de tentar qualquer uma das ferramentas do Excel abaixo para encontrar diferenças no Excel, é recomendável revisar a planilha manualmente. Você pode usar ferramentas diferentes, como realce ou formatação condicional, para alinhar os dados de maneira legível. Você pode comparar as linhas ou colunas e procurar inconsistências, como entradas duplicadas, ortografia incorreta etc.

Se isso não ajudar, você pode prosseguir com os métodos abaixo para encontrar discrepâncias no Excel.

1. Use o Filtro do Excel para encontrar diferenças
2. Encontrar discrepâncias no Excel usando a formatação condicional
3. Identifique diferenças usando funções avançadas do Excel
4. Detectar discrepâncias usando suplementos do Excel

1] Use o Filtro do Excel para encontrar diferenças

Usar a função Filtro é um dos métodos mais fáceis para descobrir discrepâncias nos dados, especialmente para planilhas do Excel com muitos dados e erros de ortografia. Aqui vamos considerar um exemplo de resultados de teste de Classe 5 . Na coluna Resultados , há duas categorias Aprovado e Reprovado , e algumas estão escritas incorretamente.

Selecione toda a coluna Resultado e clique na função Classificar e Filtrar no canto superior direito.

Isso criará uma lista suspensa na coluna Resultado . Clique nele e desmarque todos os dados corretos, por exemplo, aqueles que estão escritos corretamente ( Reprovado / Aprovado ). Pressione OK e a coluna Resultado mostrará apenas os dados incorretos. Agora, você pode corrigi-los manualmente.

2] Encontre discrepâncias no Excel usando a formatação condicional

A formatação condicional ajuda a identificar e comparar duas ou mais linhas ou colunas entre si para identificar dados incompatíveis. A maneira mais rápida de encontrar a diferença seria realçar as células para entradas Duplicadas ou Únicas .

No entanto, você também pode usar outras regras como regras Superior/Inferior , Barras de Dados , Escalas de Cores ou Conjuntos de Ícones para encontrar discrepâncias nos dados do Excel.

3] Identifique as diferenças usando funções avançadas do Excel

Você pode usar a função IF e IS para ajudá-lo a comparar células e detectar quaisquer diferenças. Então, aqui, você pode usar a função SE para descobrir quais células são idênticas e corretas ( TRUE ) e quais células estão incorretas ( FALSE ).

Alternativamente, você pode combinar as funções SE e IS como ISNUMBER, ISERROR, ISBLANK, etc. para analisar o valor definido e retornar TRUE ou FALSE com base no resultado.

4] Detecte discrepâncias usando suplementos do Excel

Ou você pode usar o Analysis ToolPak ( Suplementos do Excel ) para analisar e detectar discrepâncias nos dados do Excel.

Como faço para verificar a correção de dados no Excel?

Quando você tem uma planilha do Excel onde outros usuários podem inserir seus dados em um formato definido especificado por você, é quando você usa a Validação de dados . Esta ferramenta ajuda a corrigir quaisquer anomalias nos dados que não seguem as diretrizes definidas ou quando inseridos no formato errado. Nesse caso, o Excel emite um alerta de erro, o que significa que você precisa encontrar as diferenças e corrigir os dados usando a ferramenta de validação de dados .

Para saber mais sobre como aplicar a Validação de Dados a Células no Microsoft Excel , você pode acompanhar nosso post detalhado.

Como faço para encontrar uma incompatibilidade em uma coluna no Excel?

Embora a formatação condicional (conforme explicado acima) possa ajudá-lo a encontrar facilmente dados incompatíveis, a função VLookUp permite comparar células individuais.

Se estiver usando o operador de igualdade exclusivo para comparar colunas no Excel, crie uma nova coluna de resultado. Agora, na coluna Resultado , adicione a fórmula para comparar células individuais. Por exemplo, =I2=J2 , e retornará o resultado como Falso se os dados não corresponderem. Para os correspondentes, o resultado será True.

Eu espero que isso ajude.