12 recursos para usar o Google Agenda para empresas com eficiência

O Google Agenda é uma ferramenta conveniente para gerenciar seus compromissos, reuniões e outros eventos. Junto com seus recursos úteis para uso pessoal, estão aqueles para fins de trabalho. Não tem certeza de quais recursos do Google Agenda funcionariam bem para empresas? Este guia inclui vários que você pode ter perdido.

1. Configure um cronograma de compromissos

Disponibilidade: todas as contas do Google

Você não precisa investir em um software de agendamento caro para trabalhar com compromissos. Você pode usar o recurso integrado de agendamento de compromissos do Google Agenda.

• Selecione uma data e hora na tela principal do calendário e escolha “Agendamento de compromissos”. Adicione um nome e clique em “Configurar a programação”.

• Quando a barra lateral abrir à esquerda, escolha “Duração do compromisso” na respectiva caixa suspensa ou selecione “Personalizado” para escolher uma duração não listada.

• Abaixo de “Disponibilidade geral”, escolha se deseja que a programação se repita semanalmente e adicione os horários de início e término de cada dia. Você também pode selecionar um fuso horário.

• As opções restantes nesta primeira tela incluem Janela de Agendamento, Disponibilidade Ajustada, Configurações de Compromisso Marcado, Calendários Verificados para Disponibilidade e Cor. Clique em “Avançar” quando terminar.

• Para acompanhar sua agenda de compromissos, configure e personalize uma página de agendamento com o seguinte:

• Foto e nome da página de reserva : visualize o nome da sua conta do Google e a foto do perfil.
• Local e conferência : escolha onde e como se encontrar: Google Meet, pessoalmente, telefonema ou a ser especificado posteriormente.
• Descrição : explique o serviço ou inclua notas que aparecem tanto na página quanto no e-mail de confirmação.
• Formulário de reserva : escolha os campos para outras pessoas preencherem na página e, opcionalmente, exija uma verificação de e-mail.
• Confirmações de reservas e lembretes : além de criar um convite do Google Agenda, você pode habilitar o lembrete por e-mail e escolher quando enviar.

• Clique em “Salvar” para ver um evento pop-up para sua agenda de compromissos. Visualize sua página de reserva, compartilhe sua programação ou página ou veja suas reservas.

Quando um hóspede deseja marcar um horário em sua página de reserva, ele escolhe a data e a hora e preenche o formulário.

2. Defina seu horário de trabalho e local

Disponibilidade: requer um plano do Google Workspace

Com tantas pessoas trabalhando em casa ou fazendo uma situação de escritório híbrido, você pode querer que seus colegas de trabalho ou equipe saibam quando e onde você está trabalhando em um determinado dia. Você pode definir seu horário de trabalho e local para cada dia da semana de trabalho no Google Agenda.

• Abra o menu Configurações usando o ícone de roda dentada e escolha “Configurações”.

• Expanda “Geral” à esquerda e selecione “Horário de trabalho e local”.

• À direita, marque a caixa “Ativar horário de trabalho” e selecione os dias para adicionar horas de trabalho.

• Insira os horários de início e término de cada dia. Para adicionar um segundo período de tempo para o mesmo dia, clique no sinal de mais à direita. Observe que você só pode escolher um local para dividir as horas em um único dia.

• Insira o local para cada período de tempo em cada dia de trabalho usando o menu suspenso à direita. Se você selecionar “Outro escritório” ou “Outro lugar”, poderá inserir o nome do local.

3. Visualize seus insights de tempo

Disponibilidade: requer um plano do Google Workspace

Você já se perguntou quanto tempo gasta em reuniões? Usando o Time Insights no Google Calendar, você pode ver onde seu tempo é gasto e com quem, permitindo que você faça ajustes.

• Abra o menu principal usando o ícone de três linhas no canto superior esquerdo.

• Abaixo da caixa de pesquisa, expanda “Time Insights”. Você verá um instantâneo rápido, dependendo de sua exibição de calendário atual. Por exemplo, se você selecionar a visualização “Semana” no canto superior direito, verá um resumo da semana que está visualizando.

• Para obter detalhes completos sobre o Time Insights, clique em “More Insights”, que abre a barra lateral à direita. Os prazos que você vê para os itens abaixo são baseados na exibição de calendário que você usa. Você pode alternar entre Semana, Mês e Ano.

• Na parte superior da barra lateral, você verá um “Time Breakdown” com um gráfico de pizza mostrando o tempo gasto. Use as guias na parte superior para alternar entre “Por tipo” e “Por cor”.

• Abaixo de “Time Insights” está a seção “Time in Meetings”, onde você verá uma média diária, qual dia é mais gasto em reuniões e reuniões recorrentes versus reuniões únicas.

• Na parte inferior, você verá “Pessoas com quem você se encontra” para saber com quem você passa mais tempo nas reuniões, o número de horas e quando será a próxima reunião.

4. Agendar tempo de foco

Disponibilidade: requer um plano do Google Workspace

Todos nós precisamos de um pouco de tempo todos os dias ou semanas para nos concentrarmos em uma ou duas tarefas específicas. Ao agendar o Focus Time no Google Calendar, você pode solidificar esse tempo em seu calendário e informar outras pessoas sem levantar um dedo.

• Na tela principal do calendário, clique na data e hora e selecione “Focus time” na janela pop-up.

• Opcionalmente, insira um título diferente e ajuste a data e a hora ou torne-o um evento recorrente.

• Marque as caixas para aproveitar os recursos do Focus Time. Isso inclui silenciar notificações de bate-papo e recusar eventos automaticamente durante o período de tempo. Você pode recusar apenas novos convites ou reuniões novas e existentes.

• No campo Mensagem, insira a resposta a ser enviada (ou use o padrão) ao recusar o evento.

• Preencha todos os campos restantes, incluindo local da reunião , descrição ou notificação e clique em “Salvar” para colocar o evento Focus Time em seu calendário.

5. Crie uma resposta de ausência temporária

Disponibilidade: requer um plano do Google Workspace

Esteja você tirando férias com a família ou precisando de um dia por motivos pessoais, você pode configurar uma resposta de ausência temporária para outras pessoas que o convidam para reuniões.

• Na tela principal do calendário, clique na data e hora e selecione “Fora do escritório” na janela pop-up.

• Opcionalmente, insira um nome de evento diferente e ajuste a data e a hora ou torne-o um evento recorrente.

• Marque a caixa para recusar reuniões automaticamente e escolha novas reuniões ou novas e existentes. Como o evento Focus Time, você também pode incluir uma mensagem específica para acompanhar suas recusas.

• Selecione “Salvar”.

6. Preparar notas de reunião

Disponibilidade: requer um plano do Google Workspace

Fazer anotações durante as reuniões oferece a você e aos participantes uma referência conveniente. Você pode incluir data, hora, participantes, itens de ação e notas criando as notas da reunião ou um modelo automaticamente a partir de um evento do Google Agenda.

Criar notas

• Para fazer anotações imediatamente, clique uma vez para abrir a caixa pop-up do evento e selecione “Fazer anotações da reunião”.

• O Google Docs será aberto em uma nova guia do navegador com as notas da reunião prontas.

• Acesse as notas do pop-up do evento no Google Agenda selecionando o ícone.

Criar o modelo de notas

• Para criar o modelo de notas de reunião, clique duas vezes para abrir a página de detalhes do evento e selecione “Criar notas de reunião” na área Descrição.

• Com o ícone do Google Docs na descrição, selecione “Salvar” na parte superior.

• Clique no ícone de notas do Google Docs na Descrição para abrir e capturar as notas usando o modelo.

7. Encurtar Eventos Automaticamente

Disponibilidade: todas as contas do Google

Parece que a cada reunião, pelo menos uma pessoa chega atrasada porque está fugindo da reunião anterior. Com o recurso Speedy Meetings no Google Agenda, você pode configurar as reuniões para terminarem automaticamente mais cedo, dando tempo para que todos cumpram seus outros compromissos.

• Abra o menu Configurações usando o ícone de roda dentada e escolha “Configurações”.
• Expanda Geral à esquerda e selecione “Configurações do evento”. À direita, marque a caixa “Reuniões rápidas”.

• Você notará que a duração padrão de suas reuniões é ajustada em cinco minutos para reuniões de 30 minutos ou 10 minutos para reuniões mais longas.

Todos os eventos agendados com o recurso Speedy Meetings ativado ajustam automaticamente o horário por padrão. Se necessário, você ainda pode alterá-lo para o horário de sua escolha.

8. Responda que você entrará virtualmente

Disponibilidade: requer um plano do Google Workspace

Se você trabalha em um ambiente híbrido ou precisa participar de uma reunião virtualmente em vez de pessoalmente, pode garantir que o organizador saiba que você está participando por meios digitais com um simples clique.

• Abra o convite do evento clicando nele na página principal do calendário. Selecione a seta de resposta “Sim” ao lado de “Vai?” na parte inferior e escolha “Sim, ingressando virtualmente”.

• Você também pode selecionar esta opção na página de detalhes do evento no menu suspenso “RSVP”.

Quando o organizador visualizar o evento no Google Agenda, ele verá o ícone da câmera de vídeo ao lado do seu nome e poderá passar o mouse sobre o ícone para ver que você participará virtualmente.

9. Incorpore o Google Agenda em seu site ou blog

Disponibilidade: todas as contas do Google

Talvez você seja responsável pelo calendário de uma empresa, organize eventos beneficentes, treine um time esportivo ou algo semelhante, onde compartilhar seu calendário em um site ou blog é essencial. Você pode incorporar o Google Agenda de sua preferência, disponibilizando-o para quem precisa se manter atualizado.

• Abra o menu Configurações usando o ícone de roda dentada e escolha “Configurações”.
• Selecione o calendário à esquerda, abaixo de “Configurações do meu calendário” e escolha “Integrar calendário”.

• Copie o código no campo “Incorporar código” à direita.

• Para ajustar o código primeiro, clique em “Personalizar” abaixo do campo “Incorporar código”.

• A tela Google Embeddable Calendar será aberta em uma nova guia. Use as opções à esquerda para escolher o que mostrar ou ocultar, ajustar a largura e altura, selecionar uma cor de fundo e borda, escolher a visualização padrão e começar com o dia e muito mais. Você verá uma visualização das alterações à direita.

• Depois de definir tudo da maneira que deseja, use o botão “Copiar” na parte superior ao lado do campo “Incorporar código” para colocar o código na área de transferência.

Cole o código no editor do seu site, envie-o por e-mail para o seu desenvolvedor, salve-o em uma nota, etc.

10. Enviar e-mail aos convidados do evento

Disponibilidade: todas as contas do Google

Se houver uma mudança de planos de última hora, notas adicionais para uma reunião ou um item que você precisa antes de se reunir com sua equipe, você pode querer entrar em contato com seus participantes. O Google Agenda oferece uma maneira rápida e fácil de enviar e-mails aos convidados do evento por meio do aplicativo.

• Abra o evento na página principal do calendário e selecione o ícone “Enviar e-mail aos convidados” à direita da seção Convidados.

• Como alternativa, abra a página de detalhes do evento e selecione o ícone “Enviar e-mail aos convidados” na seção Convidados.

• Quando a caixa de nova mensagem aparecer, marque sua escolha nas opções na parte superior: envie a mensagem apenas para quem aceitou e copie você mesmo.

• Digite sua mensagem e, opcionalmente, ajuste a linha de assunto, cujo padrão é o título do evento, e pressione “Enviar”.

11. Verifique os conflitos de calendário

Disponibilidade: todas as contas do Google

Certifique-se de que a pessoa cujo calendário você deseja visualizar esteja em sua organização ou tenha compartilhado o calendário com você. Se você vir um asterisco ao lado de um convidado, isso significa que você não pode ver a disponibilidade dele.

Existem algumas maneiras diferentes de visualizar a agenda de alguém.

Busca por pessoas

• No menu principal à esquerda, digite o nome da pessoa na caixa “Pesquisar pessoas”. Você verá os eventos deles no calendário principal ao lado do seu.

• Para configurar um evento com eles, clique em “Criar -> Evento” no canto superior esquerdo e preencha os detalhes do evento na janela pop-up.

Encontre um horário

• Clique em uma data e hora na página principal do calendário ou abra a página de detalhes do evento e selecione “Encontrar um horário”.

• Digite o nome do convidado no campo “Adicionar convidados” para ver o calendário dele ao lado do seu.

• Preencha os detalhes do evento normalmente e selecione “Salvar”.

12. Adicionar Links de Videoconferência Automaticamente

Disponibilidade: todas as contas do Google

Adicionar automaticamente um link para uma videoconferência aos eventos do Google Agenda que você cria é uma grande economia de tempo. Por padrão, use o Google Meet como seu aplicativo preferido.

• Visite o Admin Console, expanda “Aplicativos -> Google Workspace” à esquerda e selecione “Agenda”. À direita, abra as “Configurações de compartilhamento”.

• Ao lado de Videoconferência, marque as caixas para tornar o Google Meet seu provedor padrão e adicione links automaticamente aos eventos que você criar. Selecione “Salvar”.

• Ao configurar um novo evento, clique no botão “Adicionar videoconferência do Google Meet”. O link será incluído em todos os convites que você enviar aos participantes.

perguntas frequentes

Posso aceitar pagamentos de agendamentos de compromissos no Google Agenda?

Se você tiver o Stripe conectado ao seu Google Agenda, poderá exigir pagamentos para hóspedes que reservam compromissos por meio de sua página de reserva.

Durante a configuração dos agendamentos acima, você verá a opção de ativar os pagamentos na página de agendamento . Marque a caixa ao lado de “Exigir pagamento no momento da reserva” e insira o valor, a moeda e a política de cancelamento.

Posso bater papo com os convidados do evento do Google Agenda em vez de usar o e-mail?

Ao abrir o evento do Google Agenda para selecionar o ícone de e-mail, você notará um ícone à esquerda que permite bater papo. Selecione esse botão e o bate-papo do Google será aberto em uma nova guia para iniciar sua conversa.

Observe que o recurso de chat requer uma conta do Google Workspace.

Posso usar um aplicativo de videoconferência diferente por meio do Google Agenda?

Crédito da imagem: Pixabay . Todas as capturas de tela por Sandy Writtenhouse.