Skuteczne techniki organizowania wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook

Krok 1: Konfigurowanie folderów w programie Outlook

Konfigurowanie folderów pomaga w efektywnym organizowaniu skrzynki odbiorczej.

1.1 Aplikacja Outlook Desktop

1. Naciśnij Windows klawisz, wpisz Outlook i otwórz go.
2. Kliknij kartę Folder i wybierz Nowy folder.
3. Nadaj folderowi nazwę Unified Inbox i kliknij OK.

1.2 Wersja internetowa programu Outlook

1. Zaloguj się do programu Outlook w sieci Web.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy skrzynkę odbiorczą i wybierz opcję Utwórz nowy folder.
3. Wprowadź nazwę folderu i naciśnij Enter.

Porada: Upewnij się, że panel folderów jest zawsze rozwinięty, aby nie pominąć żadnego folderu.

Krok 2: Przenieś wiadomości e-mail do folderów

Uporządkuj swoje wiadomości e-mail, przenosząc je do odpowiednich folderów.

2.1 Ręczne przenoszenie poczty e-mail

1. Wybierz wiadomość e-mail, kliknij Przenieś do i wybierz utworzony folder.
2. Możesz również przeciągnąć i upuścić wiadomość e-mail do folderu.

2.2 Automatyzacja relokacji poczty e-mail

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość e-mail i wybierz polecenie Utwórz regułę.
2. Wybierz Wiadomość i kliknij Zasady.
3. Zaznacz opcję Od (nadawca) i wybierz folder, do którego będą wysyłane przyszłe wiadomości e-mail od tego nadawcy.
4. Wyczyść istniejące reguły za pomocą Windows + R, wpisz outlook.exe /cleanrules i naciśnij Enter.

2.3 Alfabetyczna organizacja folderów poczty e-mail

1. Otwórz program Microsoft Outlook.
2. Przejdź do zakładki Folder.
3. Zaznacz opcję Pokaż wszystkie foldery od A do Z.

Krok 3: Wdróż kategorie programu Outlook

Kategorie pozwalają na dodatkową warstwę organizacji.

3.1 Klient stacjonarny

1. Otwórz aplikację komputerową Outlook.
2. W sekcji Tagi wybierz opcję Kategoryzuj.
3. Wybierz Wszystkie kategorie z menu rozwijanego.
4. Kliknij Nowy w polu Kategorie kolorów.
5. Wprowadź nazwę, wybierz kolor i przypisz klawisz skrótu, a następnie kliknij przycisk OK.

3.2 Aplikacja internetowa

1. Zaloguj się do programu Outlook.
2. Kliknij Ustawienia.
3. Wybierz Ogólne, a następnie Kategorie.
4. Naciśnij + Utwórz kategorię, nadaj jej nazwę, wybierz kolor i kliknij Zapisz.

3.3 Sortowanie i filtrowanie według kategorii

1. Kliknij kolumnę Kategorie w nagłówku wiadomości e-mail.
2. Użyj trójkąta obok nagłówka kategorii, aby rozwinąć lub zwinąć kategorie.

Krok 4: Włącz automatyczne odpowiedzi

Skonfiguruj automatyczne odpowiedzi, aby zarządzać oczekiwaniami, gdy jesteś poza biurem.

1. Otwórz program Outlook, przejdź do pozycji Plik > Informacje > Zarządzaj regułami i alertami.
2. Przejdź do zakładki Reguły poczty e-mail i wybierz swoje konto.
3. Kliknij Nowa reguła.
4. Wybierz opcję Zastosuj regułę do otrzymywanych wiadomości.
5. Zaznacz pole wyboru Gdzie jest moje imię w polu Do i kliknij Dalej.
6. Wybierz opcję Odpowiedz używając określonego szablonu.
7. Ustaw opcję Szukaj w na Szablony użytkownika w systemie plików i wybierz swój szablon.
8. Zaznacz opcję „Wyjątek”, jeżeli jest to odpowiedź automatyczna.
9. Nadaj nazwę regule i zaznacz pole wyboru Włącz tę regułę.
10. Kliknij Zakończ, a następnie OK.

Krok 5: Utwórz zadania w programie Outlook

Przekształcanie wiadomości e-mail z propozycjami działań w zadania może zwiększyć Twoją produktywność.

5.1 Konfiguracja zadania

1. Na głównym ekranie programu Outlook przejdź do karty Narzędzia główne w obszarze Szybkie kroki.
2. Kliknij Utwórz nowy lub wybierz Nowy szybki krok, a następnie wybierz Niestandardowy.
3. Nadaj nazwę szybkiemu krokowi i wybierz akcję związaną z zadaniem.
4. Opcjonalnie przypisz klawisz skrótu i ​​kliknij Zakończ.
5. Ten szybki krok będzie teraz dostępny do wyboru w Twojej skrzynce odbiorczej.

5.2 Ustawianie przypomnień

1. Otwórz program Outlook i kliknij ikonę Do zrobienia.
2. Wybierz opcję Przypomnij mi i ustaw żądaną godzinę przypomnienia.
3. Zapisz zmiany.

Krok 6: Zaplanuj regularne sprzątanie

Utrzymuj swoją skrzynkę odbiorczą w czystości, regularnie ją czyszcząc.

1. Uzyskaj dostęp do Outlook.com.
2. Zaloguj się i przejdź do Ustawień.
3. Wybierz Ogólne, a następnie Pamięć.
4. Sprawdź, ile miejsca zajmują poszczególne foldery w Twojej skrzynce pocztowej.
5. Ustaw okres przechowywania na 3, 6 lub 12 miesięcy i kliknij ikonę Usuń, aby usunąć niepotrzebne wiadomości e-mail.

Porada: konsekwentne zarządzanie skrzynką odbiorczą zapobiega zapełnieniu przestrzeni dyskowej.

Jak odzyskać usunięty folder w programie Outlook?

Co dzieje się z wiadomościami w folderze automatycznie przekierowanym?