8 najlepszych narzędzi do zarządzania projektami dla sukcesu każdego zespołu

Niezależnie od tego, czy pracujesz jako freelancer, czy jesteś częścią zespołu korporacyjnego, potrzebujesz narzędzi do zwiększania produktywności, aby nadążać za zaległymi zadaniami i terminami projektów. Jednak na rynku dostępnych jest obecnie setki aplikacji do zarządzania zadaniami, a wiele z nich nie jest tak wartościowych, jak mogłoby się wydawać, zwłaszcza dla zespołów o różnej wielkości. Ta lista zawiera narzędzia do zarządzania projektami, które oferują funkcje i praktyczność, niezależnie od wielkości zespołu lub branży, w której pracujesz.

1. Najlepszy dla złożonych przepływów pracy: Asana

Cena: Bezpłatna z opcją premium

Asana to wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami, które uważam za nieocenione dla zespołów każdej wielkości. Moją ulubioną funkcją jest możliwość rozbicia złożonych przepływów pracy na łatwe do zarządzania zadania i podzadania. Możliwość dodawania szczegółowych opisów, komentarzy, linków i załączników bezpośrednio do zadań sprawia, że ​​wszystko jest uporządkowane i dostępne.

Ponadto różnorodność opcji wizualizacji pomaga Asanie wyróżnić się na tle konkurencji, takiej jak Trello. Niezależnie od tego, czy wolisz tablice, listy, osie czasu czy kalendarze, Asana pozwala każdemu członkowi zespołu przeglądać zadania w formacie, który najlepiej odpowiada jego przepływowi pracy. Ta elastyczność jest kluczowa dla zobaczenia całościowego obrazu projektu i drobniejszych szczegółów.

Podobało mi się również korzystanie z „Hacks” Asany, zbioru skrótów klawiaturowych i ponad 200 możliwości integracji. Asana jest dostępna w Internecie, jako aplikacja na komputery stacjonarne dla systemów macOS i Windows oraz na urządzeniach mobilnych dla systemów Android i iOS, co zapewnia możliwość zarządzania projektami z dowolnego miejsca.

2. Najlepszy do wizualnego śledzenia projektu: poniedziałek

Cena: Bezpłatna z opcją premium

Monday.com to podstawa mojego codziennego przepływu pracy jako menedżera treści w agencji marketingu cyfrowego. Uwielbiam Monday za jego prosty, kolorowy interfejs i intuicyjne funkcje „przeciągnij i upuść”, które ułatwiają wszystkim członkom zespołu zachowanie organizacji i produktywności, niezależnie od tego, czy używają go w przeglądarce, jako aplikacji na komputery stacjonarne czy aplikacji mobilnej.

Platforma pozwala nam na tworzenie list projektów, procesów i zadań, przypisywanie ich konkretnym członkom zespołu za pomocą zaledwie kilku kliknięć, a następnie ustawianie aktualizacji statusu dla każdego zadania. Niezależnie od tego, czy oznaczamy coś jako „W toku”, „Utknięte” czy „Ukończone”, te aktualizacje statusu sprawiają, że wszyscy są zgodni co do tego, gdzie sprawy stoją. Ponadto osie czasu pozwalają nam śledzić postęp i dotrzymywać terminów, co jest niezbędne w życiu agencji.

Interfejs Monday jest wysoce adaptowalny, z szablonami i opcjami układu, które odpowiadają różnym stylom pracy. Każdy członek zespołu może wybrać widok, który najlepiej odpowiada jego potrzebom – tablicę, listę lub oś czasu – i skonfigurować wiele obszarów roboczych i tablic. Oczywiście, możliwość automatyzacji zadań to ogromna oszczędność czasu, a konfiguracja tych automatyzacji jest prosta – nawet bez doświadczenia w kodowaniu.

3. Świetne dla mniejszych zespołów: Trello

Cena: Bezpłatna z opcją premium

Trello to proste, ale skuteczne narzędzie do zarządzania projektami w stylu tablicy Kanban, które idealnie nadaje się dla małych zespołów i prostych przepływów pracy. Umożliwia zespołom tworzenie tablic, na których zadania, reprezentowane jako karty, można przenosić między różnymi etykietami list w miarę postępu prac. Chociaż jego minimalistyczny design doskonale nadaje się do zarządzania prostymi zadaniami, Trello może nie być najlepszym wyborem dla złożonych projektów lub większych organizacji z rozległymi zespołami.

Siła Trello tkwi w jego prostocie. Możesz skonfigurować tyle tablic, ile potrzebujesz, aby uporządkować zadania, czy to według projektu, etapu przepływu pracy, czy typu zadania. Każdą kartę na tablicy można dostosować, dodając szczegółowe opisy, daty rozpoczęcia i zakończenia oraz załączniki plików. Wspominanie członków zespołu w komentarzach sprawia, że ​​wszyscy są na bieżąco, dzięki czemu komunikacja jest prosta i scentralizowana.

Trello ma jednak swoje ograniczenia, zwłaszcza dla większych organizacji. Brak zaawansowanych widoków, takich jak swimlanes lub szczegółowe pulpity zadań, utrudnia jednostkom zarządzanie obciążeniem pracą w dużym zespole. Darmowa wersja jest również nieco ograniczona: nie oferuje integracji, a wiele bardziej zaawansowanych funkcji Trello wymaga płatnego planu.

4. Najlepsze narzędzie dla przedsiębiorstw: Wrike

Cena: Bezpłatna z opcją premium

Wrike to potężne narzędzie do zarządzania projektami, które moim zdaniem jest szczególnie odpowiednie dla większych zespołów i projektów na poziomie przedsiębiorstwa. Jego rozbudowany zestaw funkcji i opcje dostosowywania sprawiają, że jest wystarczająco wszechstronny, aby obsługiwać złożone przepływy pracy w różnych branżach.

Myślę, że konfigurowalne pulpity Wrike są świetnym argumentem sprzedażowym. Doceniam, jak łatwo jest skonfigurować widżety, notatki i inne zasoby, które promują współpracę i utrzymują zespół w zgodzie. Ponadto każdą przestrzeń roboczą można dostosować za pomocą folderów i wielu projektów, co jest szczególnie przydatne dla dużych zespołów zarządzających kilkoma inicjatywami jednocześnie.

Solidny zestaw funkcji i widoków Wrike sprawia, że ​​jest to najlepszy wybór dla większych organizacji, które muszą zarządzać złożonymi projektami z wieloma ruchomymi częściami. To nie jest po prostu kolejne narzędzie do zarządzania projektami – to kompleksowe rozwiązanie, które skaluje się wraz z potrzebami Twojego zespołu.

5. Najlepsze funkcje analityczne: Hive

Cena: Bezpłatna z opcją premium

Hive to narzędzie do zarządzania projektami, które wyróżnia się rozwojem zorientowanym na użytkownika i solidnymi funkcjami analitycznymi. Możesz utworzyć do trzech pulpitów nawigacyjnych, aby śledzić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i monitorować produktywność zespołu. Ta nieoceniona funkcja identyfikuje wąskie gardła, dzięki czemu możesz zająć się problemami, zanim się zaostrzą.

To, co wyróżnia Hive, to jego zaangażowanie w ewolucję wraz z potrzebami użytkowników. Dzięki opcjom takim jak wykresy Gantta, tablice Kanban, tabele, portfolio i widoki kalendarza, Hive pozwala wybrać układ, który najlepiej pasuje do Twojego przepływu pracy. Funkcje śledzenia czasu i arkusza czasu pracy pozwalają również mierzyć liczbę godzin spędzonych na zadaniach, co jest kluczowe dla planowania i dotrzymywania terminów.

Hive wyróżnia się także funkcjami automatyzacji zadań i możliwościami integracji, podobnie jak Asana. Wbudowany system wiadomości działa bezproblemowo, aby utrzymać komunikację zespołową zorganizowaną i dostępną.

6. Najlepsze wielofunkcyjne miejsce pracy: Notion

Cena: Bezpłatna z opcją premium

Notion to coś więcej niż tylko narzędzie do zarządzania projektami; to wielofunkcyjna przestrzeń robocza, która zmieniła sposób, w jaki wiele osób organizuje i zarządza swoją pracą. Siła Notion tkwi w tworzeniu płynnej, zintegrowanej przestrzeni roboczej. Wszystko jest zorganizowane w przestrzeniach roboczych, do których możesz dodawać strony dla poszczególnych projektów, zadań lub szczegółowych notatek. Te strony działają niemal jak osobista wiki, co oznacza, że ​​możesz uporządkować informacje dokładnie tak, jak potrzebujesz.

Uwielbiam też elastyczne opcje przeglądania aplikacji Notion, ponieważ pomagają one zachować porządek i przeglądać pracę.

Jednak Notion nie jest zaprojektowany do konkurowania z bardziej zaawansowanymi narzędziami do zarządzania projektami, jeśli chodzi o zaawansowane funkcje, takie jak wykresy Gantta, śledzenie czasu lub rozbudowane integracje aplikacji. Uważam, że Notion jest idealnym rozwiązaniem dla mniejszych zespołów lub osób, które cenią sobie uporządkowaną, konfigurowalną przestrzeń roboczą, łączącą zarządzanie projektami z robieniem notatek i innymi podstawowymi zadaniami zwiększającymi produktywność.

7. Najlepszy do zarządzania wspomaganego przez sztuczną inteligencję: ClickUp

Cena: Bezpłatna z opcją premium

ClickUp to potęga, jeśli chodzi o wspomagane sztuczną inteligencją zarządzanie projektami, oferując kompleksowe rozwiązanie, które dostosowuje się do potrzeb zarówno małych zespołów, jak i dużych przedsiębiorstw. Jako osoba, która doświadczyła z pierwszej ręki korzyści płynących ze sztucznej inteligencji w usprawnianiu przepływów pracy, odkryłem, że inteligentne funkcje ClickUp są przełomowe w efektywnym zarządzaniu złożonymi projektami.

Na przykład oparta na sztucznej inteligencji automatyzacja zadań ClickUp może obsługiwać powtarzające się zadania, ustalać priorytety przepływów pracy i przewidywać harmonogramy projektów na podstawie danych historycznych. Oszczędza to czas i zapewnia, że ​​Twój zespół pozostaje na dobrej drodze przy minimalnej ręcznej interwencji. Sztuczna inteligencja pomaga również sortować zadania w celu identyfikacji potencjalnych wąskich gardeł, oferując proaktywne rozwiązania, zanim problemy się nasilą.

Ponadto integracja raportów i analiz wspomaganych przez AI ClickUp może być niezwykle pomocna. Narzędzie może analizować dane projektu i generować raporty podkreślające wydajność zespołu, wskaźniki ukończenia zadań i potencjalne obszary do poprawy. Ten poziom analizy jest nieoceniony w podejmowaniu świadomych decyzji i optymalizacji przepływów pracy.

8. Najlepsza opcja Low-Coding: Quickbase

Cena: Bezpłatny 30-dniowy okres próbny, ceny zaczynają się od 35 USD/miesiąc

Quickbase to narzędzie do zarządzania projektami dla zespołów, które potrzebują potężnej funkcjonalności bez stromej krzywej uczenia się. Jako osoba ceniąca wydajność i prostotę, odkryłem, że Quickbase jest szczególnie odpowiedni dla mniej obeznanych z technologią zespołów i kierowników projektów, którzy chcą konfigurować i zarządzać projektami bez zagłębiania się w skomplikowane kodowanie lub integracje.

Głównym punktem sprzedaży Quickbase jest podejście do zarządzania projektami bez kodu. Konfigurowanie przepływów pracy, automatyzacja zadań i integracja z innymi aplikacjami jest prosta i nie wymaga żadnej wiedzy technicznej. To, w połączeniu z przyjaznym dla użytkownika interfejsem, ułatwia tworzenie pulpitów nawigacyjnych, budowanie aplikacji i organizowanie list zadań.

Quickbase bezproblemowo integruje się z szeroką gamą innych narzędzi i platform. Zapewnia również doskonałe możliwości raportowania, wszystko bez wsparcia IT. Umożliwia to podejmowanie decyzji opartych na danych i utrzymywanie projektów na właściwej drodze przy minimalnym zamieszaniu.

Każda z wymienionych powyżej aplikacji do zarządzania zadaniami ma swój własny zestaw zalet i wad. Dla większości zespołów decyzja, które funkcje są potrzebne i który układ będzie najlepszy dla Twoich projektów, to po prostu kwestia decyzji, których funkcji potrzebujesz i czy są one potrzebne do złożonych czy prostych projektów.

Źródło obrazu: DepositPhotos . Wszystkie zrzuty ekranu autorstwa Megan Glosson.