Sortowanie wiadomości e-mail w programie Outlook według nadawcy, tematu, daty, kategorii i rozmiaru

Notatki kluczowe

  • Łatwe porządkowanie wiadomości e-mail według różnych kryteriów, takich jak nadawca, data i kategoria.
  • Dostosuj reguły sortowania wiadomości e-mail, aby usprawnić zarządzanie skrzynką odbiorczą.
  • Użyj filtra przeczytane/nieprzeczytane, aby uzyskać lepszą widoczność wiadomości e-mail.

Ulepsz zarządzanie pocztą e-mail, ucząc się, jak sortować wiadomości e-mail w programie Outlook

Skuteczne sortowanie wiadomości e-mail w programie Outlook może zwiększyć Twoją produktywność i zapobiec przeciążeniu skrzynki odbiorczej. Ten samouczek zawiera kompleksowy przewodnik na temat tego, jak możesz wykorzystać funkcje sortowania programu Outlook, aby skutecznie kategoryzować i organizować wiadomości e-mail.

Opanowanie sortowania wiadomości e-mail w programie Outlook

Opcje sortowania programu Outlook pozwalają użytkownikom na uporządkowanie wiadomości e-mail na podstawie określonych kryteriów, dzięki czemu zarządzanie wiadomościami e-mail staje się dziecinnie proste. Przyjrzyjmy się krokom wymaganym do skutecznego sortowania wiadomości e-mail.

Krok 1: Zorganizuj wiadomości e-mail według nadawcy

Aby grupować wiadomości e-mail od określonego nadawcy, przejdź do menu Widok > Ustawienia widoku > Poczta > Reguły.

Wskazówka: Kliknij prawym przyciskiem myszy wątek wiadomości e-mail od nadawcy i wybierz opcję Reguły > Utwórz regułę, aby uzyskać szybszy dostęp.

Kliknij Dodaj nową regułę i zdefiniuj warunek, wybierając opcję Od. Nadaj regule nazwę ułatwiającą identyfikację, np. Grupowanie moich wiadomości e-mail według nadawcy XYZ.

Wybierz adres e-mail nadawcy z listy rozwijanej, a następnie zdecyduj, jaką czynność chcesz wykonać: czy przypiąć wątek wiadomości e-mail u góry skrzynki odbiorczej, czy przenieść go do wyznaczonego folderu.

Po ustawieniu reguł kliknij Zapisz. Wszystkie wiadomości e-mail od tego nadawcy zostaną uporządkowane zgodnie z Twoimi specyfikacjami.

Krok 2: Sortowanie wiadomości e-mail do określonych folderów

Aby utworzyć dedykowany folder dla konkretnych nadawców, powtórz metodę kliknięcia prawym przyciskiem myszy na wątku wiadomości e-mail, wybierz Reguły, a następnie Utwórz regułę. Możesz utworzyć nowy folder lub skierować wiadomości e-mail do istniejącego, aby uzyskać usprawniony dostęp.

Krok 3: Grupuj wiadomości e-mail według konwersacji

Aby wyświetlić wiadomości e-mail pogrupowane według konwersacji, przejdź do zakładki Widok i włącz Grupuj w konwersacje. Umożliwia to spójny widok powiązanych wiadomości e-mail, poprawiając kontekst podczas korespondencji.

Krok 4: Filtruj wiadomości e-mail, aby wyświetlić nieprzeczytane wiadomości

Aby nadać priorytet nieprzeczytanym wiadomościom e-mail, przejdź do zakładki Home i kliknij opcję Read/Unread. Możesz też kliknąć Filter i wybrać Unread, aby wyświetlić wszystkie nieprzeczytane wiadomości na raz.

Krok 5: Filtrowanie według daty w celu sortowania według roku

Mimo że program Outlook nie oferuje opcji bezpośredniego sortowania według lat, można wykorzystać filtr Data do efektywnego organizowania wiadomości e-mail z określonych przedziałów czasowych.

Dodatkowe wskazówki

  • Regularnie przeglądaj i dostosowuj zasady sortowania w celu uzyskania optymalnej organizacji.
  • Wykorzystaj kategorie oznaczone kolorami, aby ułatwić sobie wyszukiwanie wizualne podczas sortowania wiadomości e-mail.
  • Rozważ integrację programu Outlook z innymi narzędziami zwiększającymi produktywność w celu rozszerzenia funkcjonalności poczty e-mail.

Streszczenie

Ten samouczek poprowadził Cię przez skuteczne techniki sortowania i zarządzania wiadomościami e-mail w programie Outlook. Korzystając z różnych opcji sortowania, możesz usprawnić korzystanie z poczty e-mail i utrzymać skrzynkę odbiorczą w porządku.

Wniosek

Wykorzystując potężne funkcje sortowania w programie Outlook, możesz udoskonalić swoją strategię zarządzania pocztą e-mail. Wdrożenie tych wskazówek doprowadzi do bardziej zorganizowanej skrzynki odbiorczej, zwiększając Twoją produktywność i pozwalając Ci skupić się na tym, co najważniejsze.

FAQ (najczęściej zadawane pytania)

Czy mogę dostosować opcje sortowania dla różnych kont e-mail w programie Outlook?

Tak, Outlook pozwala na dostosowanie opcji sortowania dla każdego konta, co usprawnia organizację wiadomości e-mail do indywidualnych potrzeb.

Czy możliwe jest automatyczne sortowanie wiadomości e-mail na podstawie reguł?

Oczywiście! Możesz tworzyć reguły, które automatycznie sortują przychodzące wiadomości e-mail do wyznaczonych folderów lub kategorii na podstawie ustalonych kryteriów.