Jak znaleźć rozbieżności w programie Excel

Błędy, takie jak brakująca kropka lub nieprawidłowa pisownia, mogą zmienić cały wynik. Na szczęście Microsoft Excel zapewnia zestaw wbudowanych narzędzi, które mogą okazać się przydatne do wykrywania niespójności. W tym poście omówimy, jak znaleźć różnice lub rozbieżności w Excelu i uzyskać czysty arkusz danych.

Co oznacza rozbieżność w Excelu?

Rozbieżność w programie Excel występuje, gdy występuje niespójność w tych samych danych w bazie danych. Oznacza to, że musisz użyć innego formatu dla dwóch lub więcej takich samych danych w dwóch lub więcej komórkach arkusza kalkulacyjnego. Na przykład,

• Moja marka & Co. całkowita sprzedaż = 587
• Całkowita sprzedaż mojej marki i firmy = 587

Jak widać, brakuje okresu w drugim przykładzie (Sprzedaż całkowita Co) w porównaniu z pierwszym (Sprzedaż całkowita Co.). Może ci się to wydawać normalne, ponieważ już wiesz, co jest poprawne, ale komputer nie uważa tego za podobne.

Podobnie rozbieżności w programie Excel mogą również wynikać z błędów wprowadzania, takich jak spacja po wartości, wielkie lub małe litery, zduplikowane wpisy lub niespójne formatowanie danych. Dlatego mamy ten szczegółowy przewodnik wyjaśniający, jak łatwo znaleźć rozbieżności w Excelu.

Jak znaleźć rozbieżności w Excelu

Przed wypróbowaniem któregokolwiek z poniższych narzędzi programu Excel w celu znalezienia różnic w programie Excel zalecamy ręczne przejrzenie arkusza kalkulacyjnego. Możesz użyć różnych narzędzi, takich jak wyróżnianie lub formatowanie warunkowe, aby wyrównać dane w czytelny sposób. Następnie możesz porównać wiersze lub kolumny i poszukać wszelkich niespójności, takich jak zduplikowane wpisy, nieprawidłowa pisownia itp.

Jeśli to nie pomoże, możesz skorzystać z poniższych metod, aby znaleźć rozbieżności w programie Excel.

1. Użyj filtra programu Excel, aby znaleźć różnice
2. Znajdź rozbieżności w programie Excel przy użyciu formatowania warunkowego
3. Identyfikuj różnice za pomocą zaawansowanych funkcji programu Excel
4. Wykrywaj rozbieżności za pomocą dodatków programu Excel

1] Użyj filtra programu Excel, aby znaleźć różnice

Korzystanie z funkcji filtrowania jest jedną z najłatwiejszych metod znajdowania rozbieżności w danych, zwłaszcza w przypadku arkuszy programu Excel z dużą ilością danych i błędami ortograficznymi. Tutaj rozważymy przykład wyników testu klasy 5 . W kolumnie Wyniki znajdują się dwie kategorie Zaliczony i Niezaliczony , a niektóre z nich mają niepoprawną pisownię.

Wybierz całą kolumnę Wynik i kliknij funkcję Sortuj i filtruj w prawym górnym rogu.

Spowoduje to utworzenie listy rozwijanej w kolumnie Wynik . Kliknij na niego i odznacz wszystkie poprawne dane, na przykład te, które są poprawnie napisane ( Fail / Pass ). Naciśnij OK , a kolumna Wynik pokaże tylko nieprawidłowe dane. Teraz możesz je poprawić ręcznie.

2] Znajdź rozbieżności w Excelu za pomocą formatowania warunkowego

Formatowanie warunkowe pomaga identyfikować i porównywać ze sobą dwa lub więcej wierszy lub kolumn w celu zidentyfikowania niezgodnych danych. Najszybszym sposobem znalezienia różnicy byłoby zaznaczenie komórek wpisów zduplikowanych lub unikalnych .

Możesz jednak również użyć innych reguł, takich jak reguły Góra/dół , Paski danych , Skale kolorów lub Zestawy ikon , aby znaleźć rozbieżności w danych programu Excel.

3] Zidentyfikuj różnice za pomocą zaawansowanych funkcji programu Excel

Możesz użyć funkcji JEŻELI i CZY , aby porównać komórki i wykryć wszelkie różnice. Więc tutaj możesz użyć funkcji JEŻELI , aby dowiedzieć się, które komórki są identyczne i poprawne ( PRAWDA ), a które są nieprawidłowe ( FALSE ).

Alternatywnie możesz połączyć funkcje JEŻELI i CZY, takie jak CZY.LICZBA, CZY.BŁĄD, CZY.PUSTA itd., aby przeanalizować ustawioną wartość i zwrócić PRAWDA lub FAŁSZ w zależności od wyniku.

4] Wykrywaj rozbieżności za pomocą dodatków Excel

Możesz też użyć dodatku Analysis ToolPak ( dodatków programu Excel ), aby analizować i wykrywać rozbieżności w danych programu Excel.

Jak sprawdzić poprawność danych w Excelu?

Gdy masz arkusz programu Excel, w którym inni użytkownicy mogą wprowadzać swoje dane w ustalonym przez Ciebie formacie, wtedy używasz sprawdzania poprawności danych . To narzędzie pomaga korygować wszelkie anomalie w danych, które nie są zgodne z ustalonymi wytycznymi lub zostały wprowadzone w niewłaściwym formacie. W takim przypadku program Excel wyświetla alert o błędzie, co oznacza, że ​​należy znaleźć różnice i poprawić dane za pomocą narzędzia Sprawdzanie poprawności danych .

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak zastosować sprawdzanie poprawności danych w komórkach w programie Microsoft Excel , możesz śledzić nasz szczegółowy post.

Jak znaleźć niezgodność w kolumnie w programie Excel?

Chociaż formatowanie warunkowe (jak wyjaśniono powyżej) może pomóc w łatwym znalezieniu niezgodnych danych, funkcja VLookUp umożliwia porównywanie poszczególnych komórek.

Jeśli używasz operatora Unique Equals do porównywania kolumn w programie Excel, utwórz nową kolumnę Wynik. Teraz w kolumnie Wynik dodaj formułę, aby porównać poszczególne komórki. Na przykład =I2=J2 i zwróci wynik jako False , jeśli dane się nie zgadzają. Dla tych, które pasują, wynikiem będzie Prawda.

Mam nadzieję, że to pomoże.