Jak tworzyć i używać szablonów wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook

Jeśli istnieje coś, co może przyspieszyć tworzenie wiadomości e-mail, jest to szablon. W programie Microsoft Outlook możesz tworzyć własne szablony niestandardowe i ponownie ich używać. Niezależnie od tego, czy wstawisz szablon i wyślesz wiadomość e-mail w takiej postaci, w jakiej jest, czy dokonasz w niej drobnych zmian, większość wiadomości będzie gotowa do użycia. W tym samouczku pokazano, jak tworzyć, używać i edytować szablony wiadomości e-mail w programie Outlook w systemie Windows, Mac i w Internecie.

Jak utworzyć szablon wiadomości e-mail w programie Outlook

Utworzenie szablonu wiadomości e-mail w programie Outlook jest łatwiejsze niż myślisz. Po prostu wpisz wiadomość i zapisz ją jako szablon.

Utwórz szablon w systemie Windows

• Otwórz program Outlook, przejdź do zakładki „Strona główna” i wybierz „Nowy e-mail” po lewej stronie wstążki.

• W otwartym oknie redagowania wpisz wiadomość w treści wiadomości e-mail. Opcjonalnie dołącz wiersz tematu i co najmniej jednego odbiorcę jako część szablonu.

• Jeśli masz domyślną konfigurację podpisu, która pojawia się automatycznie, zostanie ona również dodana do szablonu. Spowoduje to jednak dwukrotne wyświetlenie podpisu. Pojawi się on raz w szablonie i ponownie podczas redagowania wiadomości e-mail z szablonem. Aby tego uniknąć, usuń podpis z tworzonego szablonu.

• Po zakończeniu pisania wiadomości przejdź do zakładki „Plik” i wybierz „Zapisz jako”.

• W wyświetlonym oknie dialogowym wybierz „Szablon programu Outlook” z listy rozwijanej „Zapisz jako typ”, a następnie nadaj szablonowi tytuł w polu „Nazwa pliku”.

• Domyślnie szablony Outlooka są zapisywane w: c:\users\your_username\appdata\roaming\microsoft\templates. Jeśli wolisz zapisać go w innym miejscu, wybierz lokalizację.

• Kliknij „Zapisz”.

Utwórz szablon na komputerze Mac

• Otwórz program Outlook na komputerze Mac, przejdź do karty „Strona główna” i wybierz „Nowy e-mail” po lewej stronie wstążki.

• W oknie redagowania wpisz wiadomość w treści wiadomości e-mail i opcjonalnie dołącz wiersz tematu i odbiorców jako część szablonu.

• Podobnie jak w systemie Windows, jeśli masz skonfigurowany domyślny podpis, możesz usunąć go z szablonu, aby nie pojawiał się dwukrotnie.

• Po zakończeniu wybierz „Plik -> Zapisz jako szablon” na pasku menu.

• W oknie dialogowym wybierz lokalizację szablonu, nadaj mu nazwę, opcjonalnie dodaj tagi i kliknij „Zapisz”.

Utwórz szablon w sieci

• Odwiedź Outlook w sieci Web , zaloguj się i wybierz „Nowa poczta” po lewej stronie.

• Nie wpisuj wiadomości w nowym oknie e-mail, które się pojawi. Zamiast tego kliknij „Więcej opcji” (trzy kropki) po prawej stronie paska narzędzi i wybierz „Moje szablony”.

• Po otwarciu paska bocznego kliknij „Szablon” u dołu, aby dodać nowy szablon.

• Wprowadź tytuł szablonu, a następnie dodaj wiadomość poniżej. Wybierz „Zapisz”.

• Po przekierowaniu z powrotem do głównego ekranu paska bocznego zobaczysz nowy szablon na liście.

Jak korzystać z szablonu wiadomości e-mail programu Outlook

Gdy będziesz gotowy do użycia szablonu wiadomości e-mail, umieszczenie go w wiadomości zajmie tylko minutę.

Użyj szablonu wiadomości e-mail w systemie Windows

Jeśli używasz programu Outlook w systemie Windows, sposób jego otwierania zależy od tego, gdzie został zapisany szablon.

Otwórz szablon z lokalizacji domyślnej

Jeśli użyłeś domyślnej lokalizacji dostarczonej przez program Outlook, możesz otworzyć szablon z poziomu programu Outlook.

• Przejdź do zakładki „Strona główna”, otwórz menu rozwijane „Nowe elementy” i wybierz „Więcej elementów -> Wybierz formularz”.

• W oknie Wybierz formularz wybierz „Szablony użytkownika w systemie plików” z rozwijanej listy „Szukaj” u góry.

• Wybierz szablon z poniższej listy i kliknij „Otwórz”.

• Zobaczysz swój szablon w nowym oknie tworzenia wiadomości e-mail. Wprowadź zmiany w wiadomości, temacie lub adresacie, zaplanuj ją lub po prostu wyślij.

Jeśli wybierzesz inne miejsce do zapisania szablonu niż domyślna lokalizacja, będziesz musiał otworzyć szablon w inny sposób.

Otwórz szablon z wybranej lokalizacji

• Otwórz „Eksplorator plików”, przejdź do lokalizacji szablonu, a następnie kliknij dwukrotnie plik, aby go otworzyć.

• Szablon otworzy się w nowym oknie redagowania wiadomości e-mail w programie Outlook i będzie gotowy do użycia.

Użyj szablonu wiadomości e-mail na komputerze Mac

• Gdy będziesz gotowy do użycia szablonu programu Outlook na komputerze Mac, wybierz „Plik -> Nowy” i wybierz „E-mail z szablonu” na pasku menu.

• Przejdź do szablonu, wybierz go i kliknij „Otwórz”.

• Zobaczysz, jak szablon pojawi się w nowym oknie redagowania wiadomości e-mail.

Użyj szablonu wiadomości e-mail w Internecie

• Wybierz „Nowa poczta”, kliknij „Więcej opcji” po prawej stronie paska narzędzi i wybierz „Moje szablony”.
• Wybierz szablon na pasku bocznym. Zobaczysz, że szablon pojawi się w oknie nowej wiadomości i możesz zamknąć pasek boczny.

• Dodaj odbiorców, wprowadź niezbędne zmiany i wyślij wiadomość e-mail.

Jak edytować istniejący szablon

Jeśli chcesz wprowadzić zmiany w utworzonym przez siebie szablonie, działa to tak samo, jak wprowadzanie zmian w pliku, na przykład w dokumencie programu Word. Otwórz go, edytuj, a następnie zapisz, aby zastąpić istniejący szablon.

Edytuj szablon w systemie Windows

• Wykonaj powyższe kroki, aby otworzyć szablon.
• Mając szablon w nowym oknie redagowania wiadomości e-mail, wprowadź zmiany.

• Po zakończeniu wprowadzania zmian wybierz z menu „Plik -> Zapisz jako” i zlokalizuj szablon. Ponownie musisz wybrać „Szablon programu Outlook” z listy rozwijanej „Zapisz jako typ”. Wybierz nazwę szablonu i wybierz „Zapisz”.

• Zostaniesz zapytany, czy chcesz zastąpić istniejący plik. Wybierz „Tak”, aby zastąpić szablon nowym.

Możesz otworzyć szablon i użyć go zgodnie z wcześniejszym opisem oraz zobaczyć wprowadzone zmiany.

Edytuj szablon na komputerze Mac

• Otwórz szablon wiadomości e-mail na komputerze Mac zgodnie z wcześniejszym opisem i wprowadź zmiany. Wybierz „Plik -> Zapisz jako szablon” na pasku menu.
• Przejdź do szablonu i wybierz go, a następnie kliknij „Zapisz”. Po wyświetleniu monitu wybierz „Zastąp”, aby zastąpić istniejący szablon zaktualizowanym.

Edytuj szablon w Internecie

• Otwórz pasek boczny „Moje szablony” zgodnie z wcześniejszym opisem i kliknij ikonę „Edytuj szablon” (ołówek i papier).

• Wprowadź zmiany i wybierz „Zapisz”.

Jak usunąć szablon wiadomości e-mail programu Outlook

Jeśli chcesz całkowicie usunąć szablon utworzony w programie Outlook, możesz to zrobić w zaledwie kilku krokach.

Usuń szablon w systemie Windows

• Otwórz „Eksplorator plików” i wprowadź domyślną ścieżkę w polu u góry lub przejdź do lokalizacji, w której zapisałeś szablon. Ponownie, domyślna ścieżka znajduje się poniżej i musisz zastąpić „twoja_nazwa_użytkownika” rzeczywistą nazwą użytkownika.

c:\users\your_username\appdata\roaming\microsoft\templates

• Powinieneś zobaczyć swoje szablony Outlooka na liście. Kliknij prawym przyciskiem myszy ten, który chcesz usunąć, i wybierz „Usuń”. Nie pojawi się monit o potwierdzenie, więc upewnij się, że chcesz usunąć szablon, zanim klikniesz „Usuń”.

Usuń szablon na komputerze Mac

Otwórz „Finder” i przejdź do lokalizacji, w której zapisałeś szablon. Kliknij prawym przyciskiem myszy „Przenieś do kosza” lub przeciągnij plik do folderu „Kosz” w Docku. Ponownie nie zostaniesz poproszony o potwierdzenie tej czynności.

Usuń szablon w sieci

Otwórz pasek boczny „Moje szablony” i kliknij ikonę „Usuń szablon” (kosz) obok szablonu, który chcesz usunąć.

Podobnie jak inne platformy, nie zostaniesz poproszony o potwierdzenie.

Często Zadawane Pytania

Jaki jest format pliku szablonu wiadomości e-mail programu Outlook?

Domyślnie szablony programu Outlook są zapisywane z rozszerzeniem . oft w systemie Windows i. emltpl na Macu. Na przykład nazwa pliku szablonu będzie wyświetlana jako „template.oft” w programie Outlook w systemie Windows lub „template.emltpl” w systemie Mac.

Czy mogę uwzględnić odbiorców DW i UDW w szablonie wiadomości e-mail?

Możesz dodać wszystkich odbiorców, w tym odbiorców DW i UDW w szablonie wiadomości e-mail. Jest to przydatne, jeśli często wysyłasz tę samą lub podobną wiadomość do tych samych osób.

Pamiętaj, że wszyscy odbiorcy będą automatycznie wstawiani za każdym razem, gdy otworzysz szablon. W razie potrzeby możesz je edytować lub usunąć przed wysłaniem wiadomości e-mail. Jeśli przypadkowo dodasz niewłaściwych odbiorców, możesz przywołać wysłaną wiadomość e-mail w Outlooku, ale działa to tylko w przypadku aplikacji komputerowej.

Dlaczego nie mogę zapisać szablonu w aplikacji Outlook w sieci Web?

Czy otrzymujesz komunikat typu „Twój szablon nie mógł zostać zapisany. Spróbuj ponownie później.” podczas próby zapisania szablonu w Outlooku w sieci Web? Microsoft twierdzi, że funkcja Moje szablony jest ograniczona do 32 KB .

Aby temu zaradzić, możesz usunąć istniejący szablon, a następnie dodać nowy lub zmniejszyć rozmiar nowego lub istniejącego szablonu, usuwając z niego zawartość.

Źródło obrazu: Pixabay . Wszystkie zrzuty ekranu autorstwa Sandy Writtenhouse.

Możliwość dodawania komentarzy nie jest dostępna

• Facebook
• Ćwierkać