Tworzenie i używanie szablonów wiadomości e-mail i wiadomości w programie Outlook

Notatki kluczowe

  • Tworzenie szablonów wiadomości e-mail zwiększa efektywność wysyłania wiadomości e-mail.
  • Możliwości szablonów w aplikacji Outlook i w wersji internetowej różnią się.
  • Używaj wersji roboczych jako alternatywy dla szablonów wiadomości e-mail.

Usprawnij swoją komunikację dzięki szablonom wiadomości e-mail w programie Outlook

Tworzenie i używanie szablonów wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook może znacznie zwiększyć Twoją produktywność podczas zarządzania powtarzającą się komunikacją. Niezależnie od tego, czy chodzi o marketing, korespondencję biznesową czy wiadomości osobiste, szablony oszczędzają czas i zapewniają spójność wiadomości. Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez kroki, aby bez wysiłku tworzyć i wykorzystywać szablony wiadomości e-mail zarówno w aplikacji Outlook, jak i w wersji internetowej.

Przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia szablonów wiadomości e-mail w aplikacji Outlook

Krok 1: Uruchom program Outlook i rozpocznij tworzenie nowej wiadomości e-mail

Najpierw otwórz aplikację Microsoft Outlook na swoim urządzeniu. Aby rozpocząć nową wiadomość e-mail, kliknij przycisk New Email na karcie Home lub po prostu naciśnij, Ctrl + Shift + M aby otworzyć nowe okno wiadomości.

Krok 2: Zaprojektuj swój szablon wiadomości e-mail

W nowym oknie wiadomości utwórz szablon wiadomości e-mail. Możesz dołączyć tekst, linki, obrazy, podpisy i dowolną inną istotną treść, jeśli to konieczne. Możesz swobodnie dodawać dokumenty, które często dołączasz do powtarzających się wiadomości e-mail.

Krok 3: Zapisz swój szablon

Gdy szablon będzie gotowy, przejdź do menu Plik i wybierz Zapisz jako. W oknie dialogowym zapisywania ustaw Zapisz jako typ na Szablon programu Outlook (.oft), nazwij plik i kliknij Zapisz. Domyślna lokalizacja to:

C:\Users\ \AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Wskazówka: Możesz wybrać inną lokalizację, aby uzyskać łatwiejszy dostęp później.

Krok 4: Uzyskaj dostęp do zapisanego szablonu

Aby wykorzystać zapisany szablon, wystarczy dwukrotnie kliknąć plik.oft, aby otworzyć go w programie Outlook, gdy tylko będzie potrzebny.

Dodatkowe wskazówki i triki

  • Przed wysłaniem sprawdź, czy Twoje szablony są aktualne.
  • Jeśli chcesz, aby szablon był skierowany do różnych odbiorców, rozważ dodanie do jego treści osobistego akcentu.
  • Utrzymuj katalog szablonów w porządku, aby mieć do nich łatwy dostęp.

Streszczenie

Tworzenie i używanie szablonów wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook zwiększa wydajność i zapewnia spójność komunikacji e-mailowej niezależnie od tego, czy korzystasz z aplikacji komputerowej, czy programu Outlook w sieci Web.

Wniosek

Postępując zgodnie z krokami opisanymi w tym przewodniku, możesz łatwo skonfigurować i wykorzystać szablony wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook. Skorzystaj z tej potężnej funkcji, aby zaoszczędzić czas i usprawnić zarządzanie wiadomościami e-mail.

FAQ (najczęściej zadawane pytania)

Jak utworzyć szablon wiadomości e-mail z załącznikami w programie Outlook?

Aby utworzyć szablon wiadomości e-mail z załącznikami, utwórz nową wiadomość e-mail, przejdź do zakładki Wstaw i wybierz Dołącz plik lub Obrazy. Po dołączeniu plików zapisz wiadomość e-mail w formacie Szablon programu Outlook, korzystając z opcji Plik > Zapisz jako.

Jak używać wersji roboczych programu Outlook jako szablonów wiadomości e-mail?

Możesz wykorzystać szkice jako szablony. Gdy masz niedokończony e-mail zapisany jako szkic, uzyskaj dostęp do folderu Szkice, skopiuj jego zawartość do nowego e-maila i zmodyfikuj go w razie potrzeby. Pamiętaj, że po wysłaniu e-maila nie jest on już dostępny jako szablon szkicu.