Jak tworzyć i używać szablonów wiadomości e-mail i wiadomości w programie Outlook

Czy chcesz tworzyć szablony e-maili i używać ich w Outlooku? Szablony wiadomości e-mail to wstępnie zdefiniowane układy wiadomości e-mail, których można ponownie używać do szybkiego wysyłania cyklicznych wiadomości e-mail do odbiorców lub klientów. Oszczędza czas i wysiłek podczas tworzenia e-maili, które musisz regularnie przekazywać. Może to być e-mail marketingowy, e-mail biznesowy, e-mail z gratulacjami, e-mail osobisty itp. Obecnie, ponieważ Microsoft Outlook jest jednym z popularnych klientów poczty e-mail w systemie Windows, możesz chcieć utworzyć szablony e-maili, których będziesz używać wielokrotnie. W tym samouczku przedstawiono kroki generowania i używania szablonów wiadomości e-mail i wiadomości w programie Outlook.

Jak tworzyć i używać szablonów wiadomości e-mail i wiadomości w aplikacji Outlook?

Tworzenie szablonów wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook jest dość łatwe, a następnie używanie ich w razie potrzeby. Oto podstawowe kroki, jak to zrobić:

1. Otwórz aplikację Outlook.
2. Kliknij przycisk Nowy e-mail.
3. Skomponuj szablon wiadomości e-mail według własnego uznania.
4. Naciśnij Plik > Zapisz jako opcję.
5. Ustaw Szablon programu Outlook jako typ Zapisz jako.
6. Wprowadź nazwę pliku i kliknij Zapisz.
7. W razie potrzeby otwórz zapisany plik szablonu.

Najpierw otwórz aplikację Microsoft Outlook na swoim komputerze, a następnie utwórz nową wiadomość e-mail. W tym celu przejdź do zakładki Strona główna na wstążce, a następnie naciśnij przyciskNowy e-mail przycisk. Możesz też po prostu nacisnąć klawisz skrótu Ctrl+Shift+M, aby otworzyć okno nowej wiadomości.

W oknie Wiadomość wprowadź główną treść szablonu wiadomości e-mail, który chcesz utworzyć. Do szablonu, którego często używasz w wiadomościach e-mail, możesz dodać tekst, hiperłącza, grafikę, ikony, podpisy, nazwy i inną treść. Dodatkowo możesz załączyć dokumenty, które będziesz musiał regularnie wysyłać.

Po utworzeniu głównej treści e-maila przejdź do menu Plik i wybierz Zapisz jako opcja.

W oknie dialogowym Zapisz jako ustaw Zapisz jako typ na Szablon programu Outlook (.oft) i następnie wprowadź nazwę pliku szablonu. Na koniec naciśnij przycisk Zapisz, aby utworzyć szablon wiadomości e-mail.

Domyślna lokalizacja szablonów wiadomości e-mail programu Outlook jest następująca:

C:\Users\<YOUR_USERNAME>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Jednak podczas zapisywania szablonu możesz zmienić lokalizację i zapisać go w łatwo dostępnym folderze.

Możesz dwukrotnie kliknąć zapisany plik szablonu programu Outlook, aby szybko otworzyć go w programie Outlook.

Jak tworzyć i używać szablonów wiadomości e-mail w programie Outlook Web?

Jeśli korzystasz z aplikacji Outlook w sieci Web, możesz tworzyć szablony wiadomości e-mail także w trybie online. Szablon można jednak utworzyć wyłącznie ze zwykłego tekstu. Nie zapewnia opcji dodawania załączników ani obrazów do szablonu.

Oto kroki tworzenia szablonu wiadomości e-mail w programie Outlook Web:

Najpierw otwórz Outlook.office.com w przeglądarce internetowej i zaloguj się na swoje konto.

Teraz kliknij przycisk Nowa poczta na Strona główna zakładka.

Następnie przejdź do zakładki Wiadomość, a zobaczysz Moje szablony.Dodatek w kategorii

Następnie w panelu, który pojawił się po prawej stronie, będziesz mógł zobaczyć kilka przykładowych szablonów. Po prostu kliknij opcję Szablon.

Następnie wprowadź tytuł szablonu wiadomości, a następnie wpisz treść wiadomości e-mail, której używasz rekurencyjnie.

Po zakończeniu naciśnij przycisk Zapisz, aby utworzyć szablon wiadomości e-mail.

Teraz, gdy chcesz skorzystać z szablonu, kliknij przycisk Nowa poczta, a następnie przejdź do Moje szablony opcja. Kliknij żądany szablon, którego chcesz użyć i edytuj go zgodnie ze swoimi wymaganiami.

Mam nadzieję, że to pomoże!

Jak utworzyć szablon wiadomości e-mail z załącznikami w programie Outlook?

Aby utworzyć szablon wiadomości e-mail z załącznikami w programie Outlook, po prostu utwórz nową wiadomość e-mail, a następnie przejdź do zakładki Wstaw. Następnie wybierz opcjęZałącz plik lubZdjęcia, aby załączyć plik lub obraz do szablonu wiadomości e-mail. Po zakończeniu możesz zapisać wiadomość e-mail w formacie szablonu programu Outlook, korzystając z opcji Plik > Funkcja Zapisz jako.

Jak używać wersji roboczych programu Outlook jako szablonów wiadomości e-mail?

Możesz także używać wersji roboczych jako szablonów wiadomości e-mail w programie Outlook. Jeśli zostawisz niekompletną wiadomość e-mail, zostanie ona zapisana jako wersja robocza. Dostęp do wersji roboczych możesz uzyskać w dedykowanym folderze Wersje robocze w panelu po lewej stronie. Skopiuj treść wersji roboczej do nowej wiadomości e-mail, a następnie edytuj ją jak szablon. Jednak po wysłaniu wersji roboczej wiadomości e-mail nie będzie można jej ponownie użyć.