Przewodnik po sprawdzaniu i zwiększaniu limitu rozmiaru skrzynki pocztowej programu Outlook

W tym artykule pokażemy Ci, jak sprawdzić i zwiększyć limit rozmiaru skrzynki pocztowej Outlook zarówno w MS Outlook, jak i zaktualizowanej aplikacji Outlook na komputery stacjonarne. Domyślna pojemność pamięci masowej skrzynek pocztowych Outlook różni się w zależności od konta. Zazwyczaj konta Outlook.com mają limit 15 GB , podczas gdy użytkownicy subskrybujący Microsoft 365 mogą skorzystać ze znacznie większej pojemności, od 50 GB do 100 GB (Exchange Online), w zależności od planu subskrypcji.

Ta pojemność pamięci masowej pozwala na znaczną przestrzeń na e-maile i pliki. Jednak osiągnięcie maksymalnego limitu skrzynki pocztowej uniemożliwi wysyłanie lub odbieranie e-maili, dopóki miejsce nie zostanie zwolnione lub pojemność pamięci masowej nie zostanie rozszerzona.

Sprawdź i zwiększ limit rozmiaru skrzynki pocztowej programu Outlook

W kolejnych sekcjach pokażemy, jak sprawdzić i zwiększyć limit rozmiaru skrzynki pocztowej w programie Outlook , aby móc skutecznie nią zarządzać, zapobiegać przerwom i zapewnić bezproblemową obsługę poczty e-mail.

Sprawdzanie limitu rozmiaru skrzynki pocztowej w programie Microsoft Outlook

Zacznij od uruchomienia MS Outlook na swoim komputerze. Kliknij prawym przyciskiem myszy na skrzynkę pocztową w lewym panelu i wybierz Właściwości pliku danych .

W oknie Właściwości programu Outlook kliknij przycisk Rozmiar folderu znajdujący się na karcie Ogólne .

Pojawi się nowe okno Rozmiar folderu, pokazujące aktualny rozmiar skrzynki pocztowej wraz z wykorzystaną przestrzenią. Informacje te będą wyświetlane w kilobajtach (KB) dla głównej skrzynki pocztowej i każdego powiązanego podfolderu.

Aby przeliczyć kilobajty na megabajty (MB), wystarczy przesunąć przecinek dziesiętny o trzy miejsca w lewo. W przypadku gigabajtów (GB) przesuń go o sześć miejsc w lewo. Na przykład 4842 KB oznacza około 4,8 MB.

Sprawdzanie limitu rozmiaru skrzynki pocztowej w nowej aplikacji Outlook

Następnie otwórz nową aplikację Outlook na pulpicie. Kliknij Ustawienia ( ikona koła zębatego) znajdującą się w prawym górnym rogu.

Przejdź do Konta > Pamięć masowa w oknie Ustawienia.

Kliknij opcję Pamięć poczty e-mail, aby wyświetlić szczegółowe informacje na temat rozmiaru skrzynki pocztowej, w tym całkowity limit pamięci oraz bieżące wykorzystanie skrzynki odbiorczej, wersji roboczych i elementów wysłanych.

Sprawdzanie limitu rozmiaru skrzynki pocztowej w Outlook.com

Aby sprawdzić rozmiar swojej skrzynki pocztowej w usłudze Outlook.com , możesz wykonać podobną procedurę.

Otwórz preferowaną przeglądarkę internetową, przejdź do Outlook.com i zaloguj się na swoje konto. Kliknij ikonę Ustawienia w prawym górnym rogu okna.

W panelu Ustawienia wybierz Ogólne na pasku bocznym po lewej stronie, a następnie kliknij Pamięć masowa .

Znajdziesz tu szczegółowe informacje dotyczące rozmiaru Twojej skrzynki pocztowej, w tym całkowitą pojemność pamięci masowej i bieżące wykorzystanie.

Zwiększanie limitu rozmiaru skrzynki pocztowej programu Outlook

W przypadku użytkowników usługi Outlook.com uaktualnienie do subskrypcji pakietu Microsoft 365 może zwiększyć rozmiar skrzynki pocztowej z 15 GB do 50 GB lub więcej, w zależności od wybranego planu.

W nowej aplikacji Outlook Desktop App i Microsoft Outlook for Business rozmiar skrzynki pocztowej jest często powiązany z planem subskrypcji lub konfiguracjami serwera Exchange Server w organizacji. Jeśli jesteś zapisany na plan Microsoft 365 Business, możesz poprosić o uaktualnienie do wyższego poziomu, który oferuje do 100 GB miejsca na skrzynkę pocztową. Użytkownicy serwera Exchange mogą skontaktować się ze swoim administratorem IT, aby potencjalnie dostosować rozmiar skrzynki pocztowej za pośrednictwem Centrum administracyjnego Exchange.

Oprócz maksymalizacji limitu rozmiaru skrzynki pocztowej, korzystne jest również zmniejszenie jej rozmiaru przy użyciu kilku prostych technik.

• Oczyść skrzynkę pocztową: W przypadku programu MS Outlook skorzystaj z wbudowanego narzędzia do czyszczenia skrzynki pocztowej lub skompresuj pliki danych programu Outlook, aby zmniejszyć rozmiar skrzynki pocztowej. Użytkownicy programu Outlook.com powinni przejść do sekcji Ustawienia > Pamięć masowa . Znajdziesz tam szczegółowe zestawienie wykorzystania miejsca w folderach, a także opcje trwałego usuwania elementów lub tych starszych niż 3, 6 lub 12 miesięcy w celu odzyskania miejsca.
• Opróżnij folder „Elementy usunięte”: Regularnie czyść folder Elementy usunięte , aby trwale usunąć wiadomości e-mail, których już nie potrzebujesz. Ta praktyka pomaga w oszczędzaniu cennego miejsca do przechowywania.
• Opróżnij folder „Wiadomości-śmieci”: Okresowo usuwaj spam i niechciane wiadomości z folderu „Wiadomości-śmieci”, które mogą się z czasem gromadzić i zajmować miejsce w pamięci.
• Przeszukaj niechciane wiadomości e-mail: Włącz funkcję Przeszukaj , aby szybko usuwać lub przenosić niechciane wiadomości e-mail od określonych nadawców. To narzędzie pomaga w zarządzaniu powtarzającymi się wiadomościami e-mail i zapobiega niepotrzebnemu gromadzeniu się wiadomości w skrzynce pocztowej.
• Archiwizuj starsze elementy: Outlook automatycznie archiwizuje elementy okresowo, ale możesz również wybrać archiwizację ręczną, gdy tylko zajdzie taka potrzeba. Spowoduje to usunięcie ich z głównej skrzynki pocztowej, a jednocześnie zachowanie dostępności do przyszłych odniesień.
• Przechowuj załączniki poza skrzynką pocztową: zamiast przepełniać skrzynkę pocztową dużymi załącznikami, rozważ zapisanie ich na dysku OneDrive lub innej usłudze przechowywania w chmurze, a następnie usuń je z wiadomości e-mail.

Dzięki konsekwentnemu stosowaniu się do powyższych wskazówek możesz skutecznie zarządzać rozmiarem swojej skrzynki pocztowej Outlook, dbając o to, aby pozostawała uporządkowana i dobrze zorganizowana.

Jak mogę zwiększyć limit rozmiaru wiadomości e-mail w programie Outlook?

Jeśli posiadasz uprawnienia administratora, możesz dostosować ustawienia za pomocą rejestru, aby zwiększyć limit rozmiaru załącznika. Uruchom Edytor rejestru i przejdź do HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<version>\Outlook\Preferences. Kliknij prawym przyciskiem myszy w prawym panelu i utwórz nową wartość DWORD (32-bitową) o nazwie MaxAttachmentSize. Przypisz wartość w KB (na przykład 25600 dla limitu 25 MB). Uruchom ponownie program Outlook, aby zmiany zaczęły obowiązywać. W przypadku posiadaczy kont korporacyjnych skontaktuj się z administratorem IT, aby uzyskać pomoc w modyfikacji limitu rozmiaru wiadomości e-mail.

Jak rozwiązać problemy z ograniczeniami przestrzeni dyskowej programu Outlook?

Jeśli zauważysz, że Twoja skrzynka pocztowa zbliża się do limitu pojemności, rozważ uaktualnienie do subskrypcji Microsoft 365, aby zwiększyć przestrzeń dyskową. Ponadto regularne archiwizowanie starszych wiadomości e-mail w oddzielnym pliku PST, usuwanie niepotrzebnej zawartości i korzystanie z rozwiązań do przechowywania w chmurze, takich jak OneDrive, w przypadku dużych załączników, może znacznie pomóc w zarządzaniu rozmiarem skrzynki pocztowej.

Źródło