Otrzymuj swoje projekty z poczty e-mail dzięki CooperativeHQ

W środowisku obsługi klienta tradycyjny zestaw narzędzi do współpracy z klientem wymaga aktualizacji. Polegając na rozłącznych narzędziach, zespoły stają przed wyzwaniami związanymi z przepływem informacji, komunikacją i ogólną wydajnością projektu. Chociaż na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania projektami, CooperativeHQ zostało opracowane specjalnie w celu usprawnienia współpracy pomiędzy firmami a stronami zewnętrznymi, takimi jak klienci i freelancerzy. Mieliśmy okazję przetestować oprogramowanie i podzielić się wrażeniami w tej recenzji.

To jest artykuł sponsorowany i powstał dzięki CooperativeHQ. Rzeczywista treść i opinie są wyłącznie poglądami autora, który zachowuje niezależność redakcyjną nawet wtedy, gdy post jest sponsorowany.

Co to jest CooperativeHQ?

Założona w 2020 roku przez doświadczonych weteranów zarządzania klientami Ricka Morrisona (CEO) i Juda Gardnera (CTO) firma CooperativeHQ ma na celu przekształcenie operacji obsługi klienta w różnych branżach. Zainspirowana własnym doświadczeniem w pokonywaniu ograniczeń tradycyjnych narzędzi współpracy, platforma oferuje nowatorskie rozwiązanie usprawniające komunikację i zarządzanie projektami z klientami zewnętrznymi.

Zaprojektowany z myślą o użytkownikach, CoordynHQ posiada prosty, intuicyjny interfejs umożliwiający szybkie i łatwe wdrożenie. Koncentracja na współpracy umożliwia klientom dostęp do szczegółów projektu w czasie rzeczywistym, ułatwiając bezproblemową współpracę. Zastępując długotrwałą wymianę e-maili, narzędzie to sprzyja przejrzystej komunikacji i poprawia efektywność współpracy.

Pierwsze kroki

Jeśli jesteś gotowy, aby wypróbować CooperativeHQ , wejdź na oficjalną stronę internetową i kliknij przycisk Rozpocznij za darmo w prawym górnym rogu. Dodaj swój służbowy adres e-mail lub zarejestruj się za pomocą konta Google, jeśli używasz go do celów biznesowych. To wszystko, co musisz zrobić, aby odblokować bezpłatną dwutygodniową wersję próbną CooperativeHQ, która zapewnia dostęp do większości funkcji potrzebnych do uruchomienia pierwszego projektu. Muszę przyznać im duże punkty za to, że nie pytają o dane karty kredytowej, zanim w ogóle mają szansę zobaczyć, o co chodzi w tym narzędziu.

CooperativeHQ dokłada wszelkich starań, abyś poczuł się jak w domu. Gdy zalogujesz się do platformy, aktywnie przeprowadzi Cię przez jej funkcje, pomagając szybko się z nimi zapoznać. Zacząłem od filmu wprowadzającego, a następnie wykonałem minizadania, które obejmują utworzenie projektu i zaproszenie pierwszego współpracownika. Możesz to zrobić dla maksymalnej wydajności lub kontynuować eksplorację narzędzia samodzielnie, jeśli wolisz tę trasę. Zrobiłem mieszankę obu.

Definiowanie doświadczenia użytkownika

Na początku interfejs CooperativeHQ wydaje się nieco rozczarowujący. Dzięki neutralnej kolorystyce składającej się głównie z elementów czarnych, białych i szarych ma podkreślać funkcjonalność. Na szczęście możesz dodać do tego odrobinę pikanterii. Aby zapewnić płynną integrację marki, CooperativeHQ umożliwia użytkownikom przesyłanie logo firmy i wybieranie kolorów odzwierciedlających paletę ich marki.

Spersonalizuj platformę poprzez dedykowaną stronę ustawień. Kliknij swoje imię i nazwisko w prawym górnym rogu wyświetlacza i wybierz Ustawienia . W sekcji Ustawienia konta w menu po lewej stronie kliknij Twoje logo i markę .

Tworzenie projektu

Intuicyjny interfejs CooperativeHQ pozwala na łatwe tworzenie projektów. Przejdź do menu Projekt i wybierz opcję Dodaj projekt , aby rozpocząć swój pierwszy projekt. Koniecznie sprawdź także sekcję Szablony , ponieważ znalazłem kilka naprawdę przydatnych opcji. W tym artykule faktycznie użyłem szablonu projektu projektowego dla klientów .

Spowoduje to automatyczne utworzenie dla Ciebie zarysu projektu. Możesz popracować nad wypełnieniem go unikalnymi szczegółami swojego projektu, w tym podsumowaniem, celami itp. Chociaż muszę przyznać, że bardziej podoba mi się układ aplikacji w stylu karty w aplikacjach takich jak Trello, projekt zarysu projektu CooperativeHQ niezaprzeczalnie spełnia swoje zadanie .

Na stronie projektu możesz dodać współpracowników jako Klientów (zewnętrznych) lub członków Twojego Zespołu (których wcześniej dodałeś w ustawieniach). Po zalogowaniu się do CooperativeHQ mogą także uzyskać dostęp do zarysu projektu i nie tylko, w zależności od swojej roli. Zmodyfikuj uprawnienia użytkownika w ustawieniach. Administrator ds. rozliczeń ma najwyższy poziom dostępu, natomiast menedżer może uzyskać dostęp tylko do projektów, których jest właścicielem lub współpracownikiem.

Dodawanie zadania

Aby rozpocząć dodawanie nowych zadań, kliknij przycisk Edytuj plan . Jeśli chcesz , dodaj opis zadania i termin. Możesz także dołączyć listę kontrolną, załączyć pliki lub dodać tagi. Nie zapomnij przypisać go komuś, na przykład klientom lub członkom wewnętrznego zespołu.

W CooperativeHQ dostępna jest przydatna opcja, dzięki której możesz przypisać role osobom pracującym nad Twoim projektem, aby łatwo zarządzać wspólnymi obowiązkami w projekcie. Przejdź do Ustawień i kliknij Role projektu w obszarze Zarządzanie danymi . Domyślna rola to Project Manager i jest to rola, której nie możesz edytować (chociaż możesz przypisać jej dodatkowe role ze strony projektu).

Ta rola jest automatycznie przypisana do Administratora rozliczeń , ale możesz utworzyć inne role, takie jak Klient lub Projektant . Następnie połącz adres e-mail współpracownika z rolą, aby nie musieć zawsze pamiętać, kto jest kim.

Kiedy przypiszesz rolę do zadania, system automatycznie przydzieli ją użytkownikowi zajmującemu to stanowisko. Na przykład możesz przypisać zadanie przeprojektowania logo do Projektanta . Jeśli wcześniej przypisałeś tę rolę jednemu z członków swojego zespołu, jego imię i nazwisko pojawi się teraz, gdy najedziesz kursorem na zadanie.

Gdy zadanie zostanie wykonane, Twoi współpracownicy zewnętrzni będą mogli zobaczyć powiadomienie na swoim własnym pulpicie nawigacyjnym CooperativeHQ, aby natychmiast rozpocząć wysyłanie wiadomości do przypisanych członków zespołu. Przypomina to interakcję w czasie rzeczywistym, gdzie nie musisz kompulsywnie odświeżać swojej skrzynki odbiorczej, aby zobaczyć najnowsze wiadomości na temat swojego projektu.

Konfigurowanie przepływu pracy

CooperativeHQ gwarantuje, że nigdy nie przegapisz ważnych aktualizacji klienta, nawet jeśli nie sprawdzasz stale swojej poczty e-mail. Ty i Twój zespół (w tym klienci) macie jedno źródło szczegółów projektu, aktualizacji i elementów, które można wykorzystać. Koniec z przeszukiwaniem skrzynki odbiorczej i zastanawianiem się, gdzie znajduje się najnowsza wersja pliku, co zapewnia płynniejszą pracę i mniejszą stratę czasu.

Aby dać przykład tego, jak możesz usprawnić przepływ pracy za pomocą CoordynHQ, załóżmy, że przeprojektowujesz portal internetowy swojego klienta i musisz wiedzieć za każdym razem, gdy nowy produkt pojawia się w jego e-sklepie. Twój klient nie będzie musiał wysyłać Ci osobnego e-maila za każdym razem, gdy w jego dystrybucji pojawi się nowy produkt. Zamiast tego możesz utworzyć formularz w CooperativeHQ za pomocą ustawień. W obszarze Zarządzanie danymi przejdź do Formularzy i dodaj żądane pola informacyjne do formularza. Na przykład Nazwa produktu i Cena .

Wracając do pulpitu nawigacyjnego CooperativeHQ, możesz dodać łącze akcji , które uruchomi formularz. Oznacza to, że klienci mogą dodawać informacje bezpośrednio ze swojego pulpitu nawigacyjnego CooperativeHQ. Wypełnienie formularza automatycznie tworzy nowe zadanie w zarysie projektu, przechwytując wszystkie szczegóły do ​​późniejszego wykorzystania. Jest to niezwykle łatwe i wygodne, a konfiguracja zajmuje tylko kilka minut. Formularze można także osadzać w zadaniach.

Chociaż uczestnicy projektu rzeczywiście otrzymują e-maile dotyczące postępu z najnowszymi aktualizacjami i nowymi zadaniami od CooperativeHQ, śledzenie e-maili z jednego źródła jest o wiele łatwiejsze niż śledzenie niezliczonych wątków e-maili od wielu stron, które mogą, ale nie muszą, być powiązane z tym konkretnym projektem.

Zarządzanie projektami

Jeśli chodzi o zarządzanie projektami, CooperativeHQ sprawia, że ​​jest to bardzo proste. Kliknij Projekty w górnym menu, aby szybko uzyskać przegląd wszystkich swoich dotychczasowych projektów. Możesz szybko wyświetlić informacje, takie jak Status projektu , Tagi , Menedżer itp. Możesz użyć filtrów, aby wyświetlić projekty w oparciu o określone kryteria. Aby zobaczyć wszystkie swoje zadania, możesz przejść do karty Zadania .

Jeśli chcesz dodać jeszcze więcej informacji do tabeli, kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu. Dodałem pole % Ukończonych Zadań . A co jeśli chcesz dodać coś, czego nie ma na liście?

Możesz przejść do ustawień, a następnie kliknąć Pola niestandardowe w obszarze Zarządzanie danymi . Możesz na przykład wprowadzić Checkbox informujący o tym, czy projekt został opłacony czy nie.

Gdy wrócisz do widoku projektów i klikniesz ikonę koła zębatego, powinna pojawić się opcja dodania pola wyboru do tabeli.

cennik

Po wygaśnięciu bezpłatnego okresu próbnego będziesz musiał przejść na plan płatny, jeśli chcesz nadal korzystać z CooperativeHQ. Dostępny jest pakiet Pro w cenie 65 USD za użytkownika miesięcznie, który odblokowuje kilka dodatkowych opcji, w tym możliwość skonfigurowania niestandardowej nazwy domeny i do 100 GB miejsca na pliki.

CooperativeHQ oferuje również poziom Enterprise, ale musisz skontaktować się z zespołem sprzedaży, aby omówić szczegóły.

Końcowe przemyślenia

Podczas korzystania z CoordynHQ odkryłem, że narzędzie to promuje efektywne zarządzanie projektami poprzez wspieranie jasnej komunikacji, zorganizowanego zarządzania zadaniami i współpracy w czasie rzeczywistym, co ostatecznie prowadzi do szybszej realizacji projektów.

W przeciwieństwie do poczty elektronicznej, gdzie aktualizacje mogą zostać łatwo zakopane lub utracone, CooperativeHQ oferuje kanały aktywności w czasie rzeczywistym, informując wszystkich o najnowszych osiągnięciach projektu i minimalizując potrzebę ciągłego przesyłania wiadomości e-mail i aktualizacji statusu. Musisz tylko pamiętać o codziennym sprawdzaniu panelu CoordynatoraHQ!

To, co naprawdę zrobiło na mnie wrażenie, to łatwość obsługi platformy. Ponadto, jeśli kiedykolwiek utkniesz, możesz łatwo połączyć się z CooperativeHQ w celu przeprowadzenia sesji jeden na jednego, co w niektórych sytuacjach może naprawdę uratować życie.

O ile interfejs zrobił na mnie ogólne wrażenie, o tyle ręczne dodawanie pól, np. opisów zadań, było nieco uciążliwe. Wydawało mi się, że to dodatkowy krok, który można było łatwo wyeliminować, domyślnie dodając pole na opis zadania. Zauważyłem również, że nie ma opcji widoku kalendarza umożliwiającej przeglądanie projektów na osi czasu, więc być może będziesz musiał w tym celu skorzystać z innego narzędzia.

Z drugiej strony program oferuje integrację Webhook API + Zapier (w drodze będzie więcej opcji), dzięki czemu można znacznie zwiększyć funkcjonalność i usprawnić różne procesy. Na przykład mogą zintegrować CooperativeHQ z preferowaną aplikacją kalendarza, taką jak Kalendarz Google, za pośrednictwem Zapiera.

Podsumowując, CooperativeHQ udowodniło, że jest potężnym narzędziem, które znacząco usprawnia przepływ pracy i sprzyja pomyślnej realizacji projektów.

Źródło obrazu: Pexels . Wszystkie zrzuty ekranu wykonała Alexandra Arici.