Tworzenie arkusza obecności w programie Excel: przewodnik krok po kroku

W tym przewodniku pokażę, jak utworzyć arkusz obecności za pomocą programu Microsoft Excel . Ten samouczek krok po kroku został zaprojektowany, aby usprawnić proces śledzenia obecności w formie cyfrowej. Korzystając z tego zautomatyzowanego arkusza obecności w programie Excel, możesz bez wysiłku obliczyć procent dni, w których Twoi pracownicy są obecni, co jest nieocenione, gdy nadchodzi czas na przeglądy wyników lub oceny.

Kroki tworzenia arkusza obecności w programie Excel

Ten samouczek pomoże Ci utworzyć skuteczną listę obecności w programie Excel, która sprawdzi się zarówno w placówkach edukacyjnych, jak i firmach.

Przygotowałem szablon, który zawiera listę nazwisk pracowników. Jeśli tworzysz arkusz obecności dla szkoły, po prostu zamień sekcje Nazwiska pracowników na Nazwiska uczniów. Dodatkowo możesz użyć poleceń Zawiń tekst i Scal i wyśrodkuj , aby uporządkować tekst w komórkach.

Pierwszym zadaniem jest wprowadzenie dat dla konkretnego miesiąca do arkusza Excel. Kliknij komórkę i wprowadź datę w formacie DD-MM-RRRR. Na przykład, jeśli tworzysz listę obecności na październik 2024 r., data zostanie wprowadzona jako 01/10/2024. Pod komórką z datą należy wskazać odpowiedni dzień, używając następującej formuły w komórce znajdującej się bezpośrednio pod datą:

=TEXT(B1, "dddd")

W tej formule dostosuj B1 tak, aby reprezentowało adres komórki, w której znajduje się data.

Następnym krokiem jest sformatowanie daty tak, aby wyświetlała tylko numer dnia, zwiększając zwartość arkusza obecności. Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę daty, wybierz Formatuj komórki , wybierz Niestandardowe i wybierz styl dd-mm-yy . Usuń część mm-yy z tego formatu i kliknij OK. Jeśli chcesz wyświetlić skróty dni, dostosuj poprzedni wzór do:

=TEXT(B1, "ddd")

Zaznacz komórki zawierające daty i nazwy dni i przeciągnij je w prawo za pomocą uchwytu wypełniania. Po wypełnieniu wszystkich dat miesiąca wprowadź następujące etykiety w sąsiednich komórkach:

• Obecny
• Nieobecny
• Ferie
• Dni robocze
• Procent frekwencji

Niedziele oznaczaj literą „H”, dni obecne literą „P”, a dni nieobecności literą „A”.

Następnie zastosuj formatowanie warunkowe dla wskaźników obecności (obecny, nieobecny, święta), używając zielonego dla dni obecnych, żółtego dla nieobecnych i czerwonego dla świąt. Możesz wybrać kolory według własnych preferencji.

Zaznacz wszystkie komórki zawierające P, A i H. Przejdź do Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Equal To . Wpisz P w podanym polu i wybierz żądaną opcję formatowania z menu rozwijanego. Powtórz ten proces dla komórek reprezentujących święta i dni nieobecności, i rozważ dostosowanie kolorów za pomocą opcji Custom Format.

Aby obliczyć dni obecne dla pracownika, wybierz odpowiednią komórkę i wprowadź następującą formułę:

=COUNTIF(cell range, "P")

W tym wzorze upewnij się, że określasz prawidłowy zakres całkowitej liczby dni dla każdego pracownika. Na przykład, jeśli pracownik był obecny od B3 do AF3, użyj wzoru:

=COUNTIF(B3:AF3, "P")

Użyj uchwytu wypełniania, aby skopiować tę formułę do innych komórek. Aby policzyć dni nieobecności pracownika, zastosuj tę formułę:

=COUNTIF(cell range, "A")

Upewnij się, że wpisujesz prawidłowy zakres komórek w formule, aby uniknąć błędów.

Ten arkusz Excela zlicza święta na podstawie łącznej liczby niedziel w miesiącu. W tym celu określ zakres zawierający dni i użyj następującego wzoru:

=COUNTIF(cell range, "Sun")

Zachowaj ostrożność, aby ustawić dokładny zakres. Aby zachować ten sam zakres komórek podczas wypełniania sąsiednich komórek za pomocą Fill Handle, użyj funkcji $ , aby zablokować odwołania do komórek.

Jeżeli nazwy dni zajmują komórki od B2 do AF2, formuła będzie wyglądać następująco:

=COUNTIF($B$2:$AF$2, "Sun")

Dni robocze to po prostu suma dni obecnych i dni nieobecności. Można ją obliczyć w następujący sposób:

=SUM(cell range)

Na przykład, jeżeli dni obecności i nieobecności pracownika są odnotowane odpowiednio w komórkach AG3 i AH3, należy użyć następującego wzoru:

=SUM(AG3:AH3)

Aby obliczyć procent obecności pracownika, zastosuj następujący wzór:

= Present days / Working days

Zastąp symbole zastępcze w formule poprawnymi odwołaniami do komórek. Wynik pojawi się w formacie dziesiętnym. Możesz przekonwertować go na wartość procentową za pomocą opcji formatu % na karcie Narzędzia główne lub użyć skrótu Ctrl + Shift + % . Nie zapomnij przeciągnąć uchwytu wypełniania dla pozostałych pustych komórek.

Twoja lista obecności na określony miesiąc jest gotowa! Aby utworzyć nową na kolejny miesiąc, po prostu skopiuj wszystkie dane do nowego arkusza Excela i odpowiednio zmodyfikuj daty, umożliwiając automatyczną aktualizację dni. Ręcznie wprowadź wartości P, A i H dla nowego miesiąca.

I to wszystko. Mam nadzieję, że te informacje okażą się pomocne!

Jak utworzyć pole listy kontrolnej w programie Excel?

Funkcja Checklist jest dostępna w Microsoft Office 365 i Excel for the Web. Aby utworzyć pole checklist, przejdź do karty Wstawianie i wybierz opcję Checkbox. Spowoduje to wstawienie pola wyboru do wybranej komórki lub zakresu komórek.

W poprzednich wersjach pakietu Office można znaleźć dwa typy pól wyboru: pola wyboru kontrolek ActiveX i pola wyboru kontrolek formularzy, które różnią się od pól wyboru w pakiecie Microsoft Office 365.

Jakie są kroki, aby wydrukować arkusz Excela?

Aby wydrukować arkusz Excela, otwórz żądany arkusz, a następnie przejdź do Plik > Drukuj lub użyj skrótu klawiaturowego Ctrl + P. Wybierz drukarkę, dostosuj ustawienia w razie potrzeby i kliknij Drukuj .