Przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia arkusza obecności w programie Excel

Krok 1: Wprowadź daty dla miesiąca

Zacznij od wprowadzenia dat dla konkretnego miesiąca w arkuszu Excel. Kliknij komórkę i wprowadź datę w formacie DD-MM-RRRR. Na przykład, jeśli tworzysz listę obecności na październik 2024 r., datę należy wprowadzić jako 01/10/2024.

Krok 2: Wyświetl odpowiednie nazwy dni

Poniżej komórki daty wskaż odpowiedni dzień, używając poniższej formuły w komórce bezpośrednio pod datą: =TEXT(B1, "dddd"). Dostosuj B1, aby reprezentował adres komórki, w której znajduje się data.

Krok 3: Formatowanie komórek w celu zwiększenia przejrzystości

Aby zachować zwartość, sformatuj datę tak, aby wyświetlała tylko numer dnia. Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę daty, wybierz Formatuj komórki, wybierz Niestandardowe i wybierz styl dd-mm-yy. Usuń część mm-yy z tego formatu i kliknij OK. Aby wyświetlić skróty dni, dostosuj formułę do: =TEXT(B1, "ddd").

Krok 4: Skonfiguruj etykiety obecności

Zaznacz komórki zawierające daty i nazwy dni i przeciągnij je w prawo za pomocą uchwytu wypełniania. Po wypełnieniu wszystkich dat dla miesiąca wprowadź następujące etykiety w sąsiednich komórkach:

• Obecny
• Nieobecny
• Ferie
• Dni robocze
• Procent frekwencji

Użyj „H” aby oznaczyć niedziele, „P” aby oznaczyć dni obecne i „A” aby oznaczyć dni nieobecności.

Krok 5: Zastosuj formatowanie warunkowe

Aby poprawić widoczność, zastosuj formatowanie warunkowe dla wskaźników obecności (obecny, nieobecny, święta).Użyj zielonego dla dni obecnych, żółtego dla nieobecnych i czerwonego dla świąt. Zaznacz wszystkie komórki zawierające P, A i H. Przejdź do Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Equal To. Wprowadź P w podanym polu i wybierz żądaną opcję formatowania. Powtórz to dla świąt i dni nieobecności, dostosowując kolory w razie potrzeby.

Krok 6: Policz dni obecne

Aby policzyć dni bieżące dla pracownika, wybierz odpowiednią komórkę i użyj następującego wzoru: =COUNTIF(cell range, "P"). Upewnij się, że określiłeś prawidłowy zakres całkowitej liczby dni dla każdego pracownika. Na przykład, frekwencja od B3 do AF3 będzie wynosić: =COUNTIF(B3:AF3, "P").

Krok 7: Zliczaj dni nieobecności

Aby zarejestrować dni nieobecności pracownika, zastosuj tę formułę: =COUNTIF(cell range, "A"). W celu uniknięcia błędów, konieczne jest wprowadzenie prawidłowego zakresu komórek w tej formule.

Krok 8: Oblicz święta

Aby policzyć święta (niedziele) w miesiącu, użyj zakresu z nazwami dni i formuły: =COUNTIF(cell range, "Sun"). Upewnij się, że ustawiłeś dokładny zakres. Użyj funkcji $, aby zablokować odwołania do komórek — jeśli nazwy dni zajmują komórki od B2 do AF2, formuła będzie wyglądać następująco: =COUNTIF($B$2:$AF$2, "Sun").

Krok 9: Określ dni robocze

Dni robocze oblicza się jako sumę dni obecnych i dni nieobecności, używając: =SUM(cell range). Na przykład, jeśli dni obecne i dni nieobecności pracownika znajdują się w komórkach AG3 i AH3, wzór będzie następujący: =SUM(AG3:AH3).

Krok 10: Oblicz procentową frekwencję

Aby obliczyć procent obecności pracownika, użyj: = Present days / Working days. Zastąp symbole zastępcze prawidłowymi odwołaniami do komórek. Wynik zostanie wyświetlony jako wartość dziesiętna. Przekształć go na wartość procentową, używając opcji formatu % lub skrótu Ctrl + Shift + %. Nie zapomnij przeciągnąć uchwytu wypełniania dla innych komórek.

Krok 11: Duplikuj na przyszłe miesiące

Twoja lista obecności na określony miesiąc jest już gotowa! Aby utworzyć ją na kolejny miesiąc, po prostu skopiuj wszystkie dane do nowego arkusza Excela i odpowiednio zaktualizuj daty, co pozwoli na automatyczne odświeżenie dni. Ręcznie wprowadź wartości P, A i H dla nowego miesiąca.

Jak utworzyć pole listy kontrolnej w programie Excel?

Jakie są kroki, aby wydrukować arkusz Excela?