Recenzja ONLYOFFICE DocSpace

To jest artykuł sponsorowany i powstał dzięki ONLYOFFICE. Rzeczywiste treści i opinie są wyłącznymi poglądami autora, który zachowuje niezależność redakcyjną nawet wtedy, gdy post jest sponsorowany.

Przegląd funkcji

ONLYOFFICE DocSpace to wspólna przestrzeń robocza, która umożliwia tworzenie i edytowanie dokumentów w czasie rzeczywistym. Wszystko dzieje się w „pokojach”. Są to indywidualne obszary robocze do organizowania plików i członków zespołu. Zaletą jest to, że wystarczy ustawić uprawnienia dla pojedynczego pokoju w porównaniu z poszczególnymi dokumentami.

Aby uzyskać lepszą współpracę, skorzystaj z funkcji czatu lub prowadź rozmowy audio/wideo. Pozostawiaj także komentarze do plików, aby lepiej śledzić zmiany i to, co należy zrobić dalej.

Chociaż ONLYOFFICE jest open source, jest wysoce kompatybilny z formatami plików Microsoft Office. Możesz tworzyć, edytować i pracować z:

• Dokumenty Worda
• Arkusze kalkulacyjne
• Prezentacje
• Formularze cyfrowe
• pliki PDF
• Ebooki
• Multimedialne

Jeśli musisz przesłać pliki audio/wideo w ramach projektu, ONLYOFFICE również to obsługuje. Wszystkie istotne pliki znajdują się w jednym miejscu.

ONLYOFFICE stawia bezpieczeństwo na pierwszym miejscu. W rzeczywistości zaskakująco łatwo jest znaleźć wszystkie szczegóły bezpieczeństwa bezpośrednio na stronie głównej DocSpace. Funkcje bezpieczeństwa obejmują:

• Zgodność w zakresie prywatności danych ze standardami RODO i HIPAA
• Szyfrowanie AES-256
• HTTPS
• Algorytm szyfrowania TLS
• Zaawansowane uprawnienia
• JWT
• Śledzenie i raportowanie aktywności
• ograniczenia IP
• Zaufane domeny
• 2FA
• Pojedyncze logowanie
• Kopie zapasowe danych

Aby uczynić rzeczy jeszcze bardziej prywatnymi, możesz tworzyć prywatne pokoje, w których wszystko jest w pełni zaszyfrowane.

Chociaż dostęp do chmury jest główną zaletą, ONLYOFFICE oferuje dostęp w trybie offline dzięki aplikacjom na Androida, iOS, Windows, macOS i Linux. Obecnie nie jest dostępna wersja samoobsługowa, ale trwają prace nad nią.

Rozpoczęcie pracy

Rozpoczęcie pracy z ONLYOFFICE DocSpace nie może być łatwiejsze. Po prostu zarejestruj się, nazwij swoją przestrzeń i możesz rozpocząć pracę.

Deska rozdzielcza ma niezwykle czysty, minimalistyczny układ. Twoje pokoje i najnowsze dokumenty są wymienione na środku, a wszystkie Twoje działania są po lewej stronie. Nawet jeśli nie utworzysz pokoju, nadal możesz tworzyć, przesyłać i edytować różne formaty dokumentów.

Zacząłem od stworzenia pokoju. Mogłem wybrać pomiędzy dwoma typami: Collaboration i Custom. Dzięki współpracy wszystko jest automatycznie konfigurowane do współpracy. W przypadku opcji Custom konfigurujesz wszystkie szczegóły od podstaw.

Jednak proces tworzenia obu jest początkowo taki sam. Wybierz nazwę pokoju, dodaj tagi i prześlij ikonę. To takie proste.

Oczywiście w dowolnym momencie możesz zaprosić członków do głównego pulpitu nawigacyjnego lub poszczególnych pokoi.

Dostosowywanie wyglądu i działania

Po utworzeniu pokoju postanowiłem trochę poeksperymentować, aby sprawdzić, czy mogę dostosować wygląd ONLYOFFICE DocSpace. W ustawieniach DocSpace możesz wybierać między jasnymi i ciemnymi motywami, a także zmieniać kolor akcentu. Wybierz jeden z sześciu gotowych kolorów lub dostosuj akcenty i przyciski, wybierając własny kolor.

Jeśli jesteś płatnym użytkownikiem, możesz również przesłać nazwę i logo swojej firmy, aby stworzyć spójny branding w narzędziach swojej firmy. W rzeczywistości bardzo łatwo jest wprowadzić poprawki w obszarze brandingu, a istnieje wiele rodzajów logo (dla różnych obszarów platformy), które można przesłać.

Dalsze dostosowywanie ONLYOFFICE DocSpace

Podczas mojej recenzji byłem darmowym użytkownikiem, więc nie mogę zbyt wiele komentować wszystkich funkcji premium. Jednak nawet jako bezpłatny użytkownik możesz ustawić minimalne wymagania dotyczące hasła, włączyć 2FA, włączyć zabezpieczenia IP, włączyć wiadomości administratora i włączyć czas życia sesji. Jako płatny użytkownik masz dostęp do pełnej historii logowania i ścieżki audytu, które są niezwykle przydatnymi narzędziami do zarządzania zespołami.

W ustawieniach dostosowywania możesz także wykonać następujące czynności:

• Skonfiguruj kopie zapasowe i przywracaj z kopii zapasowych — w tym ze źródeł zewnętrznych.
• Włącz integracje – w tej chwili widziałem tylko 10 integracji, ale obejmowały one główne narzędzia/platformy, takie jak Dropbox, Google, LinkedIn, AWS, OneDrive i Facebook.
• Narzędzia programistyczne – dalsze dostosowywanie rozmiaru okien.
• Usuń/dezaktywuj – jestem wielkim fanem każdej platformy, która ułatwia dezaktywację i usunięcie konta i danych bez przeskakiwania przez obręcze.
• Płatności – zarządzaj swoim planem i płatnościami, a także sprawdzaj, ile miejsca, pokoi i użytkowników aktualnie używasz.

Redaktorzy dokumentów

ONLYOFFICE DocSpace nie wymyśla koła na nowo, jeśli chodzi o różne edytory dokumentów. Jeśli korzystałeś już z Dokumentów Google lub pakietu Microsoft Office, znajdziesz się na znanym terytorium. Pod wieloma względami bardziej podobał mi się układ pasków narzędzi, ale to może być tylko moja osobista preferencja.

Oczywiście możesz przesyłać pliki, aby udostępniać je innym lub edytować. Podczas mojego testu nie miałem problemów z przesyłaniem. Używam LibreOffice i Microsoft Office przez większość czasu i nie miałem żadnych problemów z formatowaniem podczas przesyłania istniejących plików. To ogromna poprawa w stosunku do Dokumentów Google, które nie zawsze zgadzają się z plikami Microsoft Office.

Aby stworzyć coś nowego, wystarczyło kliknąć duży przycisk + i wybrać typ dokumentu. To jest takie proste.

Podobnie jak w przypadku większości platform opartych na chmurze, DocSpace natychmiast zapisuje wszystkie zmiany, więc nie musisz się martwić o utratę pracy, jeśli coś pójdzie nie tak. Jeśli pracujesz w trybie offline, zmiany zostaną przesłane po ponownym połączeniu.

Redaktorzy są niesamowicie szybcy. Zauważyłem, że zarówno edytowanie, jak i przesyłanie było szybsze niż Microsoft Office 365 i Dokumenty Google. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku dużych plików prezentacji i większych arkuszy kalkulacyjnych.

Gorąco polecam zrobienie zrzutu ekranu skrótów klawiszowych dostępnych w DocSpace, dopóki się ich nie nauczysz. Znajdziesz je, klikając kropki obok swojego imienia i nazwiska na lewym pasku bocznym i wybierając „Klawisze skrótów” lub naciskając Ctrl+ /.

Moją jedyną skargą jest to, że narzędzia komunikacyjne nie są od razu oczywiste. Musiałem przeczytać podręcznik użytkownika, aby odkryć, że musisz włączyć wtyczkę, gdy jesteś w otwartym dokumencie, aby rozpocząć czat lub nawiązać połączenie audio/wideo.

cennik

Obecnie ONLYOFFICE DocSpace oferuje dwa plany:

• Darmowy start – tylko przez ograniczony czas.
• Biznes – 30 USD za administratora lub zaawansowanego użytkownika. Obecnie to tylko 15 USD za administratora lub zaawansowanego użytkownika.

Oba plany oferują nieograniczoną liczbę zwykłych użytkowników. Plan biznesowy oferuje nieograniczoną liczbę administratorów, zaawansowanych użytkowników, pokoi i użytkowników na pokój. Ponadto otrzymujesz 100 GB przestrzeni dyskowej na administratora/użytkownika zaawansowanego.

Bezpłatny abonament ogranicza Cię do 2 GB przestrzeni dyskowej, 1 administratora, 2 zaawansowanych użytkowników i do 12 pokoi. Ponadto nie można dostosowywać oznakowania marki, a pomoc jest dostępna tylko za pośrednictwem forum społeczności.

Końcowe przemyślenia

Ogólnie rzecz biorąc, ONLYOFFICE DocSpace jest pożądaną alternatywą dla Dokumentów Google, a nawet Microsoft Office 365 pod względem zarządzania, tworzenia i edytowania dokumentów. Układ jest znacznie czystszy i łatwiejszy w użyciu i jest idealny dla zespołów.

Kolejną korzyścią jest skupienie się na bezpieczeństwie i prywatności. Jest to również zaskakująco opłacalne, ponieważ nie musisz płacić za standardowych użytkowników.

Wypróbuj ONLYOFFICE DocSpace i zacznij tworzyć wspólne pokoje dla swojego zespołu.