Co to jest Kanban i jak możesz go używać?

Być może słyszałeś o Kanbanie, technice zarządzania projektami, która wykorzystuje wizualizacje do zademonstrowania procesu. Jeśli uważasz, że może to być opcja dla Twojego następnego projektu, przeprowadzimy Cię przez proces jej zastosowania, narzędzia, których możesz użyć, oraz przykładowy projekt wykorzystujący metodę Kanban.

Co to jest Kanban?

Kanban to powszechna metoda zwinnego zarządzania projektami , która jest stosowana w wielu branżach, ale zaczęła się w branży produkcyjnej kilkadziesiąt lat temu.

Został opracowany w latach czterdziestych XX wieku przez Taiichi Ohno, inżyniera przemysłowego w Toyocie. Intencją było zwiększenie wydajności w produkcji za pomocą wizualnego narzędzia do zademonstrowania procesu i zapewnienia przejrzystości. Jako prosta struktura planistyczna, Kanban został wykorzystany do kontroli pracy i zarządzania zapasami na każdym etapie produkcji. Rezultatem była zwiększona produktywność przy jednoczesnym obniżeniu kosztów.

Wiele lat później David J. Anderson zastosował system Kanban w branży IT i tworzeniu oprogramowania. Anderson dalej rozwijał metodę i jej koncepcje, a później opublikował książkę Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business w 2010 roku.

Jak działa Kanban

Słowo Kanban pochodzi od dwóch japońskich słów „Kan”, co oznacza „znak” i „Ban”, co oznacza „tablica”. Zapewnia to podstawową wizualizację używaną w metodzie Kanban.

Wyobraź sobie tablicę, nawet dużą fizyczną, z kolumnami i kwadratami wymienionymi w każdej z nich. Plansza przedstawia projekt, kolumny przedstawiają etapy, a kwadraty przedstawiają karty.

Używasz każdej karty jako zadania, a następnie układasz karty w etapach w oparciu o priorytet. Gdy wykonasz zadanie, przenosisz jego kartę do następnego etapu projektu i kontynuujesz ten proces, aż zadanie zostanie zakończone.

Może to być tak proste, jak przeniesienie zadań z etapu „Do zrobienia” do etapu „W toku” do etapu „Gotowe”.

Może być również bardziej dogłębna, w zależności od projektu lub branży. Na przykład projekt IT może obejmować etapy „Zaległości”, „Planowania”, „Rozwoju”, „Testowania”, „Wdrożenia” i „Zakończenia”.

W idealnym przypadku karty przechodzą przez etapy na planszy równomiernie. Jeśli karty przesuną się na etap, a ten etap zostanie zalany kartami, które nie posuwają się do przodu, oznacza to, że w projekcie jest wąskie gardło.

Tablice Kanban online

Ze względu na popularność Kanbana, znajdziesz wiele internetowych narzędzi do wykorzystania tej metody zarządzania projektami. Chociaż każdy może mieć swój własny zestaw unikalnych funkcji, podstawowa koncepcja Kanban leży u podstaw. Masz plansze, etapy (zwane także listami) i karty.

Trello

Trello to fantastyczne narzędzie Kanban i prawdziwy ulubieniec dzięki intuicyjnemu interfejsowi. Możesz użyć innego tła dla każdej ze swoich tablic, dzięki czemu łatwo będzie rozpoznać, którą przeglądasz. Możesz także łatwo kopiować lub przenosić listę (etap), automatycznie sortować listy i oznaczać ulubione tablice w celu szybkiego dostępu.

Wyróżniające się cechy Trello obejmują:

• Wiele obszarów roboczych
• Szablony tablic
• automatyzacje
• Power-upy (dodatki)
• Listy kontrolne, etykiety, terminy, załączniki i pola niestandardowe dla kart

Platformy : Trello jest dostępne w systemach Windows, Mac, Android, iPhone, iPad, Chrome, Edge, Firefox, Safari i w Internecie.

Ceny : bezpłatnie z płatnymi opcjami subskrypcji Trello , które obejmują nieograniczoną liczbę tablic, pulpit nawigacyjny, widoki kalendarza i inne funkcje.

Asany

Inną dobrą opcją Kanbana jest Asana . Oferuje przydatną sekcję „Moje zadania” w nawigacji, aby szybko zobaczyć zadania do wykonania przypisane do Ciebie. Możesz także skonfigurować reguły przenoszenia zadań, gdy zbliża się termin lub stworzyć niestandardowe reguły z płatnym planem Asana.

Wyjątkowe cechy Asany obejmują:

• Aplikacje i integracje
• Zależności i kamienie milowe
• Zatwierdzenia
• Wiele widoków
• Podzadania i zadania uzupełniające, komentarze, tagi i współpracownicy dla kart

Platformy : Asana jest dostępna w systemach Windows, Mac, Android, iPhone, iPad, Chrome, Edge, Firefox, Safari i w Internecie.

Ceny : bezpłatne z płatnymi opcjami subskrypcji Asany , które obejmują formularze, raporty, nieograniczoną liczbę pulpitów nawigacyjnych i inne funkcje.

Poniedziałek.com

Kolejnym narzędziem Kanban, które warto wypróbować, jest Monday.com . Dzięki niemu możesz dostosować terminologię przedmiotu do swojego projektu. Na przykład możesz użyć terminów takich jak kampania, klient, potencjalny klient lub opcja niestandardowa. Możesz także zapisywać tablice, które tworzysz, jako szablony dla przyszłych projektów.

Wyróżniające się funkcje Monday.com obejmują:

• Wiele obszarów roboczych
• Konfigurowalne powiadomienia
• automatyzacje
• Aplikacje i integracje
• Osoby przydzielone, statusy, terminy, dzienniki aktywności i załączniki do kart

Platformy : Monday.com jest dostępny w systemach Windows, Mac, Android, iPhone, iPad, Chrome, Edge, Firefox, Safari i w Internecie

Ceny : bezpłatnie z płatnymi opcjami subskrypcji Monday.com , które obejmują nieograniczoną liczbę elementów, pulpit nawigacyjny, widok kalendarza i inne funkcje.

Aby uzyskać dodatkowe narzędzia Kanban, możesz również sprawdzić ClickUp , MeisterTask , Wrike , Zoho Projects i Kanbanize . Pamiętaj, że niektóre narzędzia mogą mieć tylko płatne opcje, więc przed zakupem poszukaj bezpłatnych ofert próbnych do przejrzenia.

Jak korzystać z Kanbana: przykładowy proces

Jeśli jesteś gotowy, aby wypróbować metodologię Kanban w swoim projekcie, ale nie wiesz, jak zacząć, omawiamy przykład i tworzymy nowy projekt przy użyciu Trello.

Utwórz planszę i etapy lub listy

Aby rozpocząć, wybierz narzędzie, utwórz konto, zaloguj się i przejdź do głównego obszaru roboczego, aby utworzyć tablicę.

• W głównym obszarze roboczym Trello wybierz „Utwórz nową tablicę”.

• Wprowadź „Tytuł tablicy” i wybierz Tło, Obszar roboczy i Widoczność, jeśli chcesz. Kliknij „Utwórz”.

• Gdy otworzy się nowa tablica, dodasz etapy lub listy do swojego projektu. Wybierz „Dodaj kolejną listę”, wpisz tytuł i kliknij „Dodaj listę”.

• Zrób to samo dla dodatkowych etapów lub list, których chcesz użyć. W naszym przykładowym projekcie tworzymy etapy „Pomysły”, „Do zrobienia”, „W toku”, „Przegląd” i „Gotowe”.

Dodaj karty do etapów

Gdy masz już swoje etapy lub listy, możesz dodać karty do zadań . Zacznij od pierwszego etapu lub włącz zadania, które są w toku lub już zakończone, które chcesz dodać do śledzenia.

• Wybierz „Dodaj kartę” i wprowadź tytuł zadania.

• Po utworzeniu karty możesz ją otworzyć, aby dodać opis, szczegóły, listę kontrolną, etykietę, termin lub inny przydatny element.

Przenieś karty między etapami

W miarę wykonywania zadań możesz łatwo przenosić karty do kolejnego etapu lub listy w projekcie.

W Trello możesz po prostu przeciągnąć kartę z jednej listy na drugą.

Alternatywnie, jeśli masz otwartą kartę, możesz wybrać „Przenieś” i wybrać scenę lub listę.

Skorzystaj z funkcji tablicy, listy i karty

W zależności od wybranego narzędzia możesz znaleźć inne przydatne funkcje do pracy z tablicą Kanban samodzielnie lub z zespołem.

Niektóre funkcje obejmują:

• Udostępnianie tablic
• Archiwizacja etapu lub listy
• Przypisywanie kart
• Wyszukiwanie, filtrowanie i sortowanie
• Dodawanie komentarzy do kart
• W tym etykiety lub przywieszki do kart

Często Zadawane Pytania

Jaka jest różnica między tablicą Kanban a tablicą zadań?

Tablica Kanban zawiera kolumny, które pokazują postęp zadań w miarę ich przechodzenia przez proces. Tablica zadań zawiera po prostu listę zadań, które można zaznaczyć lub skreślić po ich wykonaniu.

Jaka jest różnica między metodologią Kanban a scrum?

Chociaż zarówno Kanban, jak i scrum mieszczą się w ramach zwinnego zarządzania projektami, istnieją między nimi pewne wyraźne różnice.

Scrum wykorzystuje zespół z określonymi rolami, takimi jak scrum master i scrum product owner. Proces zadaniowy wykorzystuje sprinty, które są zdefiniowanymi przedziałami czasowymi, zwykle kilka tygodni lub miesięcy, a zmiany mają miejsce na końcu sprintu.

Kanban może korzystać z zespołu, ale nie ma zdefiniowanych ról dla członków zespołu. W przypadku zadań nie ma zdefiniowanych przedziałów czasowych, a zmiany można wprowadzać w dowolnym momencie w trakcie całego procesu.

Jak zarządzać przepływem za pomocą Kanbana?

Nieco różni się od innych technik, Kanban koncentruje się na przeprowadzeniu pracy przez proces, zamiast skupiać się na ludziach wykonujących pracę. Ostatecznym celem jest wykonanie zadań w odpowiednim czasie.

Źródło obrazu: Pixabay . Wszystkie zrzuty ekranu autorstwa Sandy Writtenhouse.