Jak korzystać z reguł programu Microsoft Outlook do zarządzania skrzynką odbiorczą
Zarządzanie skrzynką odbiorczą wymaga pracy, zwłaszcza gdy codziennie otrzymujesz wiele e-maili. Korzystając z reguł w Microsoft Outlook, możesz automatycznie dbać o swoją skrzynkę odbiorczą. Oszczędza to czas związany z ręcznym podejmowaniem działań dotyczących wiadomości i pomaga w obsłudze poczty e-mail.
Jak działają reguły w Outlooku?
Reguły w Outlooku umożliwiają skonfigurowanie działań dla wiadomości e-mail, które spełniają określone kryteria. Gdy wiadomości dotrą do Twojej skrzynki odbiorczej, reguły przejmują automatyczne wykonywanie tych czynności.
Możesz na przykład przenosić wiadomości e-mail z ulubionego sklepu do folderu zakupów, oznaczać wiadomości otrzymane od przełożonego jako ważne lub automatycznie przekazywać wiadomości e-mail partnerowi.
Możesz robić takie rzeczy automatycznie po skonfigurowaniu reguł, a następnie po prostu usiąść i pozwolić regułom Microsoft Outlook zarządzać Twoją skrzynką odbiorczą bez kiwnięcia palcem.
Jak utworzyć regułę w Outlooku
Konfigurowanie reguły w Outlooku to proces krok po kroku, przez który przechodzi aplikacja. Zacznij od wybrania kryteriów wiadomości e-mail, przejdź do wybierania działań, opcjonalnie dodaj wyjątki od reguły, a następnie włącz regułę.
Utwórz regułę od podstaw
- Aby utworzyć regułę w Outlooku od podstaw, wybierz „Plik -> Informacje”, a następnie „Zarządzaj regułami i alertami”.
- Wybierz konto e-mail u góry, jeśli masz więcej niż jedno, i kliknij „Nowa reguła”.
- Okno Kreatora reguł zawiera podstawowe typy wyzwalaczy do uruchomienia, podobnie jak szablony w programie Outlook. W sekcji „Rozpocznij od pustej reguły” możesz wybrać, czy reguła będzie miała zastosowanie do otrzymywanych lub wysyłanych e-maili.
- Jeśli wybierzesz kryteria w jednej z dwóch górnych sekcji, użyj linków wyświetlanych u dołu, aby dodać element. Na przykład, jeśli wybierzesz opcję „Odtwarzaj dźwięk, gdy dostanę od kogoś wiadomość”, kliknij łącze „osoby lub grupa publiczna”, aby wybrać osobę, oraz łącze „dźwięk”, aby wybrać dźwięk. Postępuj zgodnie z tym, klikając „Dalej”.
- Potwierdź warunek i dodaj więcej, jeśli chcesz. Pamiętaj, że wszystkie warunki muszą być spełnione, aby reguła została zastosowana. Kliknij „Dalej”, gdy skończysz wybierać warunki.
- Potwierdź akcję i opcjonalnie dodaj więcej. Pamiętaj, że wszystkie wybrane akcje zostaną wykonane. Kliknij „Dalej” po zakończeniu dodawania działań.
- Wyjątki umożliwiają ominięcie reguły dla niektórych e-maili. Zaznacz pola dla wyjątków, które chcesz dodać, użyj linków na dole, aby wybrać elementy, i kliknij „Dalej”.
- Nadaj swojej regule nazwę u góry i wybierz „Opcje reguły konfiguracji”. Zaznacz pole „Włącz tę regułę”. Opcjonalnie zaznacz pozostałe dwa, aby natychmiast uruchomić regułę dla bieżącego e-maila i użyć reguły na wszystkich swoich kontach e-mail.
- Potwierdź warunki, działania i wyjątki w polu Krok 3 na dole i kliknij „Zakończ”.
- Twoja reguła jest teraz wyświetlana ze znacznikiem wyboru obok niej w polu Reguły i alerty. Jeśli chcesz później wyłączyć regułę, możesz wrócić tutaj i odznaczyć to pole. Wybierz „OK” lub „Zastosuj”, aby zapisać i wyjść, lub „Anuluj”, jeśli zmienisz zdanie.
Czy wiesz, że w programie Microsoft Outlook możesz zamienić e-maile w zadania.
Utwórz regułę na podstawie wiadomości e-mail
- Aby utworzyć regułę na podstawie istniejącego e-maila, wybierz wiadomość w skrzynce odbiorczej lub otwórz ją w osobnym oknie. Przejdź do zakładki „Strona główna”, otwórz menu rozwijane „Reguły” i wybierz „Utwórz regułę”.
- W oknie „Utwórz regułę” u góry zobaczysz dostępne warunki. Ponieważ tworzysz regułę na podstawie wiadomości e-mail, możesz użyć kryteriów, takich jak od tej osoby, co zawiera temat lub wysłane tylko do Ciebie.
- Wybierz czynność, którą chcesz wykonać na podstawie warunku. Możesz wyświetlić go w oknie ostrzeżenia o nowej pozycji, odtworzyć dźwięk lub przenieść go do folderu.
- Jeśli chcesz dodać więcej warunków lub działań, wybierz „Opcje zaawansowane”. Zobaczysz te same pola, co Kreator reguł. Dokonaj wyboru, aby utworzyć regułę.
- Jeśli jesteś zadowolony z obecnej reguły, kliknij „OK”, aby ją zapisać i zastosować.
Przykłady reguł programu Outlook
Teraz, gdy wiesz, jak utworzyć regułę w Outlooku, przejrzyjmy kilka przydatnych przykładów. Tworzymy te reguły od podstaw, korzystając z powyższych instrukcji.
Przenieś wiadomości do folderu
Jeśli często przenosisz wiadomości do folderów, aby utrzymać porządek w skrzynce odbiorczej, możesz ustawić regułę automatycznego przenoszenia i zaoszczędzić trochę czasu.
- W pierwszym oknie Kreatora reguł wybierz „Przenieś wiadomości od kogoś do folderu”. Alternatywnie wybierz jeden z pozostałych dwóch warunków „Przenieś wiadomości”. Wybierz „osoby lub grupę publiczną” u dołu, aby wybrać kontakt i „określony”, aby wybrać folder. Kliknij Następny.”
W naszym przykładzie wybieramy odpowiednio „fred@flintstone.com” i „Zasoby marketingowe”.
- Poruszaj się po Kreatorze reguł, jak pokazano powyżej, opcjonalnie wybierając więcej warunków i działań, dodając wyjątki, a na koniec nazywając i włączając regułę.
Oznacz wiadomość e-mail do kontynuacji
Flagowanie wiadomości e-mail to kolejny dobry sposób organizowania wiadomości, ponieważ umożliwia przypisanie i wyświetlenie flagi natychmiast po nadejściu wiadomości e-mail.
- W pierwszym oknie Kreatora reguł wybierz „Oznacz wiadomości od kogoś do śledzenia”. Wybierz „osoby lub grupa publiczna”, aby wybrać kontakt, i „kontynuuj w tym czasie”, aby wybrać typ i czas obserwacji.
W tym przykładzie wybieramy „Wilma@flintstone.com”, „Zadzwoń” i „Jutro”.
- Postępuj zgodnie z pozostałymi monitami, aby poruszać się po Kreatorze reguł oraz zapisać i włączyć regułę.
Przypisz kategorię do wiadomości e-mail
Aby szybko wykryć e-maile, które należą do określonych kategorii, warto utworzyć regułę, która pozwoli to zrobić z góry. Spowoduje to umieszczenie wiadomości w odpowiednich kategoriach, abyś mógł je zobaczyć na pierwszy rzut oka.
- W pierwszym oknie Kreatora reguł wybierz „Zastosuj regułę do otrzymanych wiadomości”. Kliknij „Dalej”, aby ustawić warunki.
- Zaznacz pola dla warunków i szczegółów, których chcesz użyć. W naszym przykładzie używamy „z określonymi słowami w temacie” i wybieramy „określone słowa”, aby dodać słowo „projekt”. Kliknij Następny.”
- Zaznacz pole „przypisz do kategorii kategorii”, a następnie kliknij „kategoria”, aby wybrać tę, której chcesz użyć. Wybieramy naszą kategorię „Klienci”. Kliknij Następny.”
- Opcjonalnie dodaj wyjątki i kliknij „Dalej”.
- Nazwij regułę, włącz ją, potwierdź konfigurację i kliknij „Zakończ”.
Oznacz wiadomości priorytetem
Jeśli przypiszesz priorytet wybranym wiadomościom e-mail, na przykład od szefa lub specjalnego klienta, możesz od razu oznaczyć je jako ważne. A może chcesz oznaczyć e-mail, w którym jesteś uwzględniony jako CC, jako niski priorytet.
- Podobnie jak w powyższej regule, wybierz „Zastosuj regułę do otrzymanych wiadomości” w Kreatorze reguł i kliknij „Dalej”, aby wybrać warunki.
- Zaznacz pola warunków, których chcesz użyć, i kliknij, aby dodać szczegóły. Tutaj używamy „gdzie moje imię jest w polu CC”. Kliknij Następny.”
- Zaznacz pole „oznacz to jako ważne” i kliknij „ważność”, aby wybrać poziom, którego chcesz użyć. Wybieramy „niskie znaczenie”. Kliknij Następny.”
- Opcjonalnie dodaj wyjątki i kliknij „Dalej”.
- Nazwij regułę, włącz ją, potwierdź konfigurację i kliknij „Zakończ”.
Często Zadawane Pytania
Gdzie znajdę moje reguły programu Outlook?
Możesz uzyskać dostęp do swoich reguł, jeśli chcesz wyłączyć, edytować lub usunąć jedną lub więcej w oknie Menedżera reguł.
Przejdź do „Plik -> Informacje” lub otwórz menu „Reguły” na karcie „Strona główna” i wybierz „Zarządzaj regułami i alertami”.
Dlaczego moja reguła programu Outlook nie działa?
Może być kilka powodów, dla których reguła skonfigurowana w Outlooku nie działa zgodnie z oczekiwaniami. Poniżej znajduje się kilka rzeczy, których należy szukać:
- Zaznacz pole „Zarządzaj regułami i alertami”, aby upewnić się, że reguła jest włączona.
- Upewnij się, że reguła wymaga prawidłowego folderu lub kontaktu, a nie tego, który został usunięty.
- Potwierdź, że inna reguła nie jest stosowana jako pierwsza.
Dodatkowe przyczyny i rozwiązania można znaleźć na stronie pomocy technicznej firmy Microsoft .
Czy mogę skonfigurować regułę formatowania warunkowego w Outlooku?
Formatowanie warunkowe jest dostępne w Outlooku w innym miejscu niż omówione tutaj reguły skrzynki odbiorczej.
Przejdź do zakładki „Widok” i wybierz „Ustawienia widoku” na wstążce. W wyświetlonym oknie wybierz „Formatowanie warunkowe”, a następnie skonfiguruj regułę w kolejnym polu Formatowanie warunkowe.
Źródło obrazu: Pixabay . Wszystkie zrzuty ekranu autorstwa Sandy Writtenhouse.
- Ćwierkać
Dodaj komentarz