Odkryj, dlaczego Self-Hosted Kimai to najlepsze rozwiązanie do śledzenia czasu

Przez ostatnią dekadę polegałem na narzędziach do śledzenia czasu, aby zarządzać rozliczeniami klientów. Spośród wszystkich rozwiązań, które badałem, wersja Kimai z własnym hostingiem wyróżnia się jako mój najlepszy wybór. W tym artykule wyjaśniono, dlaczego uważam, że Kimai z własnym hostingiem jest najlepszym dostępnym narzędziem do śledzenia czasu — nie tylko dla freelancerów takich jak ja, ale także dla firm i użytkowników domowych poszukujących większej przejrzystości w zakresie zarządzania czasem.

Przedstawiamy Kimai, mój ulubiony rejestrator czasu

Odkryłem Kimai kilka lat temu, szukając rozwiązania open-source do śledzenia czasu, które można by dostosować do moich konkretnych wymagań. Na początku byłem niepewny. W końcu, czy projekt istniejący od 2006 roku mógłby konkurować z nowoczesnymi platformami? Jednak moje doświadczenia były wyjątkowo pozytywne.

Moje doświadczenie z Kimai zaczęło się bezproblemowo; interfejs sprawiał wrażenie stworzonego specjalnie dla mnie. Pozwalał mi bez wysiłku uruchamiać i zatrzymywać timery, gdy było to konieczne.

Cechą wyróżniającą jest możliwość zarządzania nakładającymi się projektami. Wiele dni poświęcam na wykonywanie wielu zadań jednocześnie — angażując się w pracę z klientem, a jednocześnie kończąc inny projekt. Kimai upraszcza proces śledzenia tych nakładających się okresów.

Ponadto umożliwia mi generowanie kompleksowych raportów i profesjonalnych faktur bezpośrednio z moich rejestrów czasu pracy, usprawniając moją procedurę rozliczeniową. Klienci chwalili profesjonalizm i przejrzystość moich faktur (wcześniej polegałem na konfigurowalnych szablonach), co pozytywnie wpływa na moje relacje biznesowe.

Ponadto nie mogę pominąć rozbudowanego ekosystemu wtyczek i integracji Kimai , które znacznie zwiększają funkcjonalność narzędzia do śledzenia czasu. Na przykład wykorzystuję darmową wtyczkę Easy Backup do tworzenia kopii zapasowych całego środowiska Kimai za pomocą jednego kliknięcia, a także zintegrowałem aplikację KimaiBar menu bar na macOS do śledzenia czasu pracy bezpośrednio z pulpitu. Podczas gdy wiele wtyczek jest bezpłatnych, niektóre zaawansowane, takie jak wtyczka do zarządzania wydatkami, są płatne.

Jednakże dla mnie najbardziej przekonującym aspektem Kimai jest możliwość samodzielnego hostowania rozwiązania do śledzenia czasu na moim własnym serwerze.

Zalety samodzielnego hostingu Kimai

Chociaż Kimai jest fantastycznym narzędziem do śledzenia czasu niezależnie, samodzielne hostowanie znacznie je podnosi. Oto trzy główne powody, dla których opowiadam się za tym podejściem.

Oszczędność kosztów bez utraty jakości

Jako freelancer, kluczowe jest kontrolowanie wydatków. W przeszłości ponosiłem wysokie opłaty za narzędzia do śledzenia czasu oparte na subskrypcji, szczególnie za zaawansowane funkcje, które były dostępne tylko w planach premium.

Ceny hostingu Kimai zaczynają się od 2,99 € (3,32 $) za użytkownika miesięcznie za plan Standard i 3,99 € (4,43 $) za plan Professional. Chociaż te stawki są konkurencyjne, są dalekie od oszczędności wynikających z samodzielnego hostingu.

Dzięki samodzielnemu hostingowi Kimai wyeliminowałem te powtarzające się koszty. Ponieważ miałem już serwer skonfigurowany dla mojej osobistej witryny, instalacja Kimai nie wiązała się z żadnymi dodatkowymi kosztami. Przez lata ta decyzja pozwoliła mi zaoszczędzić setki dolarów — pieniądze, które mogłem przeznaczyć na rozwój firmy lub inne ważne wydatki.

Pełna kontrola nad moimi danymi

Bezpieczeństwo danych jest najważniejsze, nie tylko dla mnie, ale również dla moich klientów. Zawsze niepokoiło mnie hostowanie poufnych informacji na serwerach osób trzecich. Samodzielne hostowanie Kimai dało mi niezrównany spokój ducha.

Kiedy usuwam stare rekordy, mam pewność, że zostały one trwale usunięte — nie mam już wątpliwości, czy jakaś usługa w chmurze przechowuje kopie moich danych.

Ponadto, samodzielne hostowanie pozwala mi dostosowywać protokoły tworzenia kopii zapasowych. Skonfigurowałem automatyczne codzienne kopie zapasowe na zaszyfrowanym dysku zewnętrznym, zapewniając, że moje dane dotyczące śledzenia czasu — i zapisy rozliczeniowe — są bezpieczne i możliwe do odzyskania w nagłych wypadkach.

Aby zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa, proponuję zainstalować Kimai lokalnie na urządzeniu takim jak Raspberry Pi i uzyskać do niego dostęp zdalny za pomocą bezpiecznej sieci VPN, takiej jak Tailscale.

Dostosowywanie Kimai do mojego przepływu pracy

Główną zaletą Kimai jest jego adaptowalność. Jako oprogramowanie typu open source pozwala na znaczną personalizację. Chociaż z zawodu nie jestem programistą, moje ograniczone umiejętności kodowania wystarczyły, aby zmodyfikować Kimai tak, aby lepiej pasowało do mojego przepływu pracy.

Chociaż wyróżniłem kilka wtyczek, z których korzystam, dostosowanie wykracza poza to. Zaprojektowałem również własny niestandardowy szablon faktury. Postępując zgodnie z wytycznymi opisanymi w dokumentacji Kimai i z pomocą ChatGPT, stworzyłem szablon, który idealnie pasuje do mojej marki, zawierający wszystkie elementy, których oczekują moi klienci.

Proces okazał się całkiem intuicyjny. Kimai przechowuje szablony faktur w katalogu „extensions/ki_invoice/invoices/”, co pozwala na ich tworzenie przy użyciu dokumentów Open Office lub HTML — wybrałem HTML, aby uzyskać większą kontrolę nad projektem.

Moje optymalne podejście do samodzielnego hostingu Kimai

Jeśli nie posiadasz dużej wiedzy technicznej lub wolisz uniknąć zarządzania serwerem, najprostszym sposobem na samodzielne hostowanie Kimai jest skorzystanie z usług dostawcy usług hostingowych, który oferuje instalator Softaculous, np. Namecheap.

Softaculous usprawnia instalację różnych aplikacji internetowych, w tym Kimai. Zacznij od zalogowania się na konto cPanel u swojego dostawcy hostingu i zlokalizowania opcji „ Softaculous Apps Installer ” w panelu cPanel.

W interfejsie Softaculous wyszukaj „Kimai” lub przejrzyj wymienione aplikacje. Po znalezieniu Kimai wybierz ją, aby uzyskać dostęp do strony instalacji, a następnie kliknij przycisk Instaluj , aby rozpocząć instalację.

Po aktywowaniu samodzielnie hostowanej instalacji Kimai pamiętaj o zabezpieczeniu swoich danych logowania i regularnej aktualizacji instalacji, aby korzystać z ulepszeń zabezpieczeń i nowych funkcji.

Samodzielny hosting Kimai zapewnia solidne, konfigurowalne i ekonomiczne rozwiązanie do śledzenia czasu, dając Ci kontrolę nad Twoimi danymi. Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, jak ja, właścicielem małej firmy, czy częścią większej organizacji, Kimai może dostosować się do Twoich wymagań, oferując jednocześnie bezpieczeństwo i elastyczność samodzielnego hostingu.

Jeśli chcesz poznać nowe narzędzia, które pomogą Ci zwiększyć produktywność Twojego zespołu, zapoznaj się z tymi narzędziami do zarządzania projektami .

Wszystkie obrazy i zrzuty ekranu autorstwa Davida Morelo.

Źródło