12 funkcji efektywnego korzystania z Kalendarza Google dla Firm

Kalendarz Google to wygodne narzędzie do zarządzania terminami, spotkaniami i innymi wydarzeniami. Wraz z jego przydatnymi funkcjami do użytku osobistego są te do celów służbowych. Nie wiesz, które funkcje Kalendarza Google będą odpowiednie dla firm? Ten przewodnik zawiera kilka, które mogłeś przegapić.

1. Ustaw harmonogram spotkań

Dostępność: wszystkie konta Google

Nie musisz inwestować w drogie oprogramowanie do planowania, aby pracować z terminami. Możesz skorzystać z wbudowanej funkcji harmonogramu spotkań Kalendarza Google.

• Wybierz datę i godzinę na głównym ekranie kalendarza, a następnie wybierz „Harmonogram spotkań”. Dodaj nazwę i kliknij „Ustaw harmonogram”.

• Gdy pasek boczny otworzy się po lewej stronie, wybierz „Czas trwania spotkania” w odpowiednim polu rozwijanym lub wybierz „Niestandardowy”, aby wybrać niepubliczny czas trwania.

• W sekcji „Ogólna dostępność” wybierz, czy harmonogram ma się powtarzać co tydzień, a następnie dodaj godziny rozpoczęcia i zakończenia każdego dnia. Możesz także wybrać strefę czasową.

• Pozostałe opcje na tym pierwszym ekranie obejmują Okno planowania, Dostosowana dostępność, Ustawienia zarezerwowanego terminu, Kalendarze sprawdzone pod kątem dostępności i Kolor. Po zakończeniu kliknij „Dalej”.

• Aby dołączyć do harmonogramu spotkań, skonfiguruj i dostosuj stronę rezerwacji z następującymi informacjami:

• Zdjęcie i nazwa strony rezerwacji : podgląd nazwy konta Google i zdjęcia profilowego.
• Lokalizacja i konferencje : wybierz miejsce i sposób spotkania: Google Meet, osobiście, telefonicznie lub do ustalenia później.
• Opis : wyjaśnij usługę lub dołącz uwagi, które pojawiają się zarówno na stronie, jak iw wiadomości e-mail z potwierdzeniem.
• Formularz rezerwacji : wybierz pola do wypełnienia przez innych na stronie i opcjonalnie wymagaj weryfikacji adresu e-mail.
• Potwierdzenia rezerwacji i przypomnienia : oprócz tworzenia zaproszeń z Kalendarza Google możesz włączyć przypomnienie e-mailem i wybrać, kiedy je wysłać.

• Kliknij „Zapisz”, aby wyświetlić wyskakujące wydarzenie dla harmonogramu spotkań. Zobacz swoją stronę rezerwacji, udostępnij swój harmonogram lub stronę albo przejrzyj swoje rezerwacje.

Gdy gość chce umówić się na wizytę na Twojej stronie rezerwacji, wybiera datę i godzinę oraz wypełnia formularz.

2. Ustaw swoje godziny pracy i lokalizację

Dostępność: wymaga planu Google Workspace

Przy tak wielu osobach pracujących w domu lub wykonujących hybrydową pracę biurową, warto poinformować współpracowników lub zespół, kiedy i gdzie pracujesz danego dnia. W Kalendarzu Google możesz ustawić godziny pracy i lokalizację dla każdego dnia tygodnia roboczego.

• Otwórz menu ustawień za pomocą ikony koła zębatego i wybierz „Ustawienia”.

• Rozwiń „Ogólne” po lewej stronie i wybierz „Godziny pracy i lokalizacja”.

• Po prawej stronie zaznacz pole „Włącz godziny pracy”, a następnie wybierz dni, w które chcesz dodać godziny pracy.

• Wprowadź godziny rozpoczęcia i zakończenia każdego dnia. Aby dodać drugi przedział czasowy dla tego samego dnia, kliknij znak plus po prawej stronie. Pamiętaj, że możesz wybrać tylko jedną lokalizację, aby podzielić godziny w ciągu jednego dnia.

• Wprowadź lokalizację dla każdego przedziału czasowego w każdym dniu roboczym, korzystając z listy rozwijanej po prawej stronie. Jeśli wybierzesz „Inne biuro” lub „Gdzieś indziej”, możesz wprowadzić nazwę lokalizacji.

3. Zobacz swoje statystyki dotyczące czasu

Dostępność: wymaga planu Google Workspace

Czy zastanawiałeś się kiedyś, ile czasu spędzasz na spotkaniach? Korzystając ze statystyk czasu w Kalendarzu Google, możesz zobaczyć, gdzie spędzasz czas iz kim, co pozwala na wprowadzanie zmian.

• Otwórz menu główne za pomocą ikony z trzema liniami w lewym górnym rogu.

• Pod polem wyszukiwania rozwiń „Statystyki dotyczące czasu”. Zobaczysz szybką migawkę w zależności od bieżącego widoku kalendarza. Na przykład, jeśli wybierzesz widok „Tydzień” w prawym górnym rogu, zobaczysz podsumowanie przeglądanego tygodnia.

• Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat Time Insights, kliknij „Więcej statystyk”, co spowoduje otwarcie paska bocznego po prawej stronie. Przedziały czasowe, które widzisz dla poniższych elementów, są oparte na używanym widoku kalendarza. Możesz przełączać się między Tygodniem, Miesiącem i Rokiem.

• U góry paska bocznego zobaczysz „Podział czasu” z wykresem kołowym pokazującym spędzony czas. Użyj zakładek u góry, aby przełączać się między „Według typu” i „Według koloru”.

• Pod „Statystyką czasu” znajduje się sekcja „Czas na spotkaniach”, w której zobaczysz średnią dzienną, który dzień jest najczęściej spędzany na spotkaniach oraz spotkania cykliczne i jednorazowe.

• Na dole zobaczysz „Osoby, z którymi się spotykasz”, aby dowiedzieć się, z kim spędzasz najwięcej czasu na spotkaniach, ile godzin i kiedy masz następne spotkanie.

4. Zaplanuj czas skupienia

Dostępność: wymaga planu Google Workspace

Wszyscy potrzebujemy tej odrobiny czasu każdego dnia lub tygodnia, aby skupić się na jednym lub dwóch zadaniach. Planując czas koncentracji w Kalendarzu Google, możesz utrwalić ten czas w swoim kalendarzu i powiadomić o tym innych bez kiwnięcia palcem.

• Na głównym ekranie kalendarza kliknij datę i godzinę, a następnie w wyskakującym oknie wybierz „Czas skupienia”.

• Opcjonalnie wprowadź inny tytuł, a następnie dostosuj datę i godzinę lub ustaw wydarzenie jako cykliczne.

• Zaznacz pola, aby skorzystać z funkcji Czas skupienia. Obejmują one wyciszanie powiadomień na czacie i automatyczne odrzucanie wydarzeń w określonym przedziale czasowym. Możesz odrzucić tylko nowe zaproszenia lub nowe i istniejące spotkania.

• W polu Wiadomość wprowadź odpowiedź do wysłania (lub użyj domyślnej) w przypadku odrzucenia wydarzenia.

• Wypełnij pozostałe pola, w tym lokalizację spotkania , opis lub powiadomienie, a następnie kliknij „Zapisz”, aby umieścić wydarzenie „Czas skupienia” w swoim kalendarzu.

5. Utwórz odpowiedź „Poza biurem”.

Dostępność: wymaga planu Google Workspace

Niezależnie od tego, czy wybierasz się na rodzinne wakacje, czy potrzebujesz dnia z powodów osobistych, możesz skonfigurować odpowiedź „poza biurem” dla innych osób zapraszających Cię na spotkania.

• Na głównym ekranie kalendarza kliknij datę i godzinę, a następnie w wyskakującym okienku wybierz „Poza biurem”.

• Opcjonalnie wprowadź inną nazwę wydarzenia i dostosuj datę i godzinę lub ustaw je jako wydarzenie cykliczne.

• Zaznacz pole, aby automatycznie odrzucać spotkania i wybierać nowe spotkania lub nowe i istniejące. Podobnie jak w przypadku wydarzenia „Czas skupienia”, możesz również dołączyć określoną wiadomość towarzyszącą odrzuceniu.

• Wybierz „Zapisz”.

6. Przygotuj notatki ze spotkania

Dostępność: wymaga planu Google Workspace

Robienie notatek podczas spotkań zapewnia Tobie i Twoim uczestnikom wygodną referencję. Możesz dołączyć datę, godzinę, uczestników, działania i notatki, tworząc notatki ze spotkania lub szablon automatycznie na podstawie wydarzenia w Kalendarzu Google.

Twórz notatki

• Aby natychmiast sporządzić notatki, kliknij jednym kliknięciem, aby otworzyć wyskakujące okienko zdarzenia, i wybierz „Rób notatki ze spotkania”.

• Dokumenty Google otworzą się w nowej karcie przeglądarki z gotowymi notatkami ze spotkania.

• Uzyskaj dostęp do notatek z wyskakującego okienka wydarzenia w Kalendarzu Google, wybierając ikonę .

Utwórz szablon notatek

• Aby utworzyć szablon notatek ze spotkania, kliknij dwukrotnie, aby otworzyć stronę szczegółów wydarzenia, i wybierz „Utwórz notatki ze spotkania” w obszarze Opis.

• Mając ikonę Dokumentów Google w opisie, wybierz „Zapisz” u góry.

• Kliknij ikonę notatek Dokumentów Google w opisie, aby otworzyć i przechwycić notatki przy użyciu szablonu.

7. Automatycznie skracaj wydarzenia

Dostępność: wszystkie konta Google

Wydaje się, że na każdym spotkaniu przynajmniej jedna osoba spóźnia się, bo ucieka z poprzedniego spotkania. Dzięki funkcji Szybkie spotkania w Kalendarzu Google możesz ustawić automatyczne wcześniejsze zakończenie spotkań, aby wszyscy mieli czas na wypełnienie innych zobowiązań.

• Otwórz menu ustawień za pomocą ikony koła zębatego i wybierz „Ustawienia”.
• Rozwiń Ogólne po lewej stronie i wybierz „Ustawienia wydarzeń”. Po prawej stronie zaznacz pole „Szybkie spotkania”.

• Zauważysz, że domyślny czas trwania Twoich spotkań zmienia się o pięć minut w przypadku spotkań 30-minutowych lub o 10 minut w przypadku spotkań dłuższych.

Wszystkie wydarzenia, które zaplanujesz z włączoną funkcją Speedy Meetings, domyślnie automatycznie dostosowują czas. W razie potrzeby nadal możesz zmienić go na wybrany przez siebie czas.

8. Odpowiedz, że dołączysz wirtualnie

Dostępność: wymaga planu Google Workspace

Jeśli pracujesz w środowisku hybrydowym lub czasami musisz dołączyć do spotkania wirtualnie, a nie osobiście, możesz upewnić się, że organizator wie, że uczestniczysz za pomocą środków cyfrowych za pomocą jednego kliknięcia.

• Otwórz zaproszenie na wydarzenie, klikając je na głównej stronie kalendarza. Wybierz strzałkę odpowiedzi „Tak” obok „Idziesz?” u dołu i wybierz „Tak, dołączam wirtualnie”.

• Możesz również wybrać tę opcję na stronie szczegółów wydarzenia w menu rozwijanym „RSVP”.

Gdy organizator wyświetli wydarzenie w Kalendarzu Google, zobaczy ikonę kamery wideo obok Twojej nazwy i może najechać na nią kursorem, aby zobaczyć, że dołączysz wirtualnie.

9. Osadź Kalendarz Google w swojej witrynie lub blogu

Dostępność: wszystkie konta Google

Może zajmujesz się kalendarzem firmowym, organizujesz imprezy charytatywne, trenujesz drużynę sportową lub robisz coś podobnego, gdzie udostępnianie kalendarza na stronie internetowej lub blogu jest niezbędne. Możesz osadzić wybrany przez siebie Kalendarz Google, udostępniając go tym, którzy muszą być na bieżąco.

• Otwórz menu ustawień za pomocą ikony koła zębatego i wybierz „Ustawienia”.
• Wybierz kalendarz po lewej stronie pod „Ustawieniami Mojego kalendarza” i wybierz „Zintegruj kalendarz”.

• Skopiuj kod z pola „Osadź kod” po prawej stronie.

• Aby najpierw dostosować kod, kliknij „Dostosuj” pod polem „Osadź kod”.

• Ekran Google Embeddable Calendar otworzy się w nowej karcie. Użyj opcji po lewej stronie, aby wybrać, co ma być pokazane lub ukryte, dostosuj szerokość i wysokość, wybierz kolor tła i obramowanie, wybierz domyślny widok i zacznij od dnia i nie tylko. Zobaczysz podgląd zmian po prawej stronie.

• Gdy wszystko ustawisz tak, jak chcesz, użyj przycisku „Kopiuj” u góry obok pola „Osadź kod”, aby umieścić kod w schowku.

Wklej kod w edytorze witryny, wyślij go e-mailem do programisty, zapisz w notatce itp.

10. Wysyłaj e-maile do gości wydarzenia

Dostępność: wszystkie konta Google

Niezależnie od tego, czy nastąpiła zmiana planów w ostatniej chwili, dodatkowe notatki dotyczące spotkania, czy też przedmiot, którego potrzebujesz przed spotkaniem z zespołem, możesz chcieć skontaktować się z uczestnikami. Kalendarz Google zapewnia szybki i łatwy sposób wysyłania e-maili do gości wydarzeń za pośrednictwem aplikacji.

• Otwórz wydarzenie na głównej stronie kalendarza i wybierz ikonę „Wyślij e-mail do gości” po prawej stronie sekcji Goście.

• Możesz też otworzyć stronę ze szczegółami wydarzenia i wybrać ikonę „Wyślij e-mail do gości” w sekcji Goście.

• Kiedy pojawi się okno nowej wiadomości, zaznacz wybrane opcje u góry: wyślij wiadomość tylko do tych, którzy ją zaakceptowali i skopiuj siebie.

• Wpisz wiadomość i opcjonalnie dostosuj wiersz tematu, który domyślnie jest tytułem wydarzenia, i naciśnij „Wyślij”.

11. Sprawdź konflikty kalendarza

Dostępność: wszystkie konta Google

Upewnij się, że osoba, której kalendarz chcesz wyświetlić, jest w Twojej organizacji lub udostępniła Ci swój kalendarz . Jeśli widzisz gwiazdkę obok zaproszonej osoby, oznacza to, że nie możesz sprawdzić jej dostępności.

Istnieje kilka różnych sposobów przeglądania czyjegoś harmonogramu.

Wyszukaj osoby

• W menu głównym po lewej stronie wpisz nazwisko osoby w polu „Wyszukaj osoby”. Ich wydarzenia zobaczysz w głównym kalendarzu obok swojego.

• Aby skonfigurować z nimi wydarzenie, kliknij „Utwórz -> Wydarzenie” w lewym górnym rogu i uzupełnij szczegóły wydarzenia w wyskakującym oknie.

Znajdź czas

• Kliknij datę i godzinę na głównej stronie kalendarza lub otwórz stronę szczegółów wydarzenia i wybierz „Znajdź czas”.

• Wpisz nazwisko osoby zaproszonej w polu „Dodaj gości”, aby zobaczyć jej kalendarz obok swojego.

• Uzupełnij szczegóły wydarzenia w normalny sposób i wybierz „Zapisz”.

12. Automatycznie dodawaj łącza do wideokonferencji

Dostępność: wszystkie konta Google

Automatyczne dodawanie linku do wideokonferencji do tworzonych wydarzeń w Kalendarzu Google to ogromna oszczędność czasu. Domyślnie używaj Google Meet jako wybranej aplikacji.

• Otwórz konsolę administracyjną , rozwiń „Aplikacje -> Google Workspace” po lewej stronie i wybierz „Kalendarz”. Po prawej otwórz „Ustawienia udostępniania”.

• Obok Wideokonferencji zaznacz pola wyboru, aby ustawić Google Meet jako domyślnego dostawcę i automatycznie dodawać linki do tworzonych wydarzeń. Wybierz „Zapisz”.

• Podczas konfigurowania nowego wydarzenia kliknij przycisk „Dodaj wideokonferencję Google Meet”. Link zostanie dołączony do wszystkich zaproszeń wysyłanych do uczestników.

Często Zadawane Pytania

Czy mogę przyjmować płatności za harmonogramy spotkań w Kalendarzu Google?

Jeśli masz Stripe podłączonego do swojego Kalendarza Google, możesz wymagać płatności od gości rezerwujących spotkania za pośrednictwem strony rezerwacji.

Podczas konfigurowania powyższych harmonogramów spotkań zobaczysz opcję włączenia płatności na stronie rezerwacji . Zaznacz pole obok „Wymagaj płatności przy rezerwacji” i wprowadź kwotę, walutę oraz zasady anulowania rezerwacji.

Czy zamiast e-maili mogę czatować z gośćmi wydarzenia w Kalendarzu Google?

Gdy otworzysz wydarzenie w Kalendarzu Google, aby wybrać ikonę e-maila, po lewej stronie zobaczysz ikonę umożliwiającą rozmowę na czacie. Wybierz ten przycisk, a Google Chat otworzy się w nowej karcie, aby rozpocząć rozmowę.

Pamiętaj, że funkcja czatu wymaga konta Google Workspace.

Czy mogę używać innej aplikacji do wideokonferencji za pośrednictwem Kalendarza Google?

Źródło obrazu: Pixabay . Wszystkie zrzuty ekranu autorstwa Sandy Writtenhouse.