15 porad i wskazówek dotyczących programu Microsoft Excel, które pozwolą Ci zaoszczędzić czas

Microsoft Excel jest popularny zarówno wśród profesjonalnych, jak i zwykłych użytkowników. Być może nie wiesz, że program Excel potrafi znacznie więcej, niż myślisz. Możesz przegapić kilka świetnych funkcji oszczędzających czas i nie być tego świadomy. Poniższe porady i wskazówki dotyczące programu Excel mogą pomóc w szybszym wykonywaniu zadań.

1. Wprowadź i sformatuj bieżącą datę lub godzinę

Być może już wiesz, że możesz wprowadzić bieżącą datę lub godzinę na swoim arkuszu za pomocą funkcji. Ale czy wiesz, że możesz wprowadzić statyczną datę lub godzinę za pomocą skrótu klawiaturowego? Jest to wygodny sposób, jeśli chcesz mieć stałą wartość, a nie taką, która jest aktualizowana za każdym razem, gdy otwierasz skoroszyt.

Wybierz komórkę i wprowadź jeden z następujących skrótów:

• Bieżąca data : Ctrl+ ;(średnik) w systemie Windows lub Command+ ;w systemie Mac
• Aktualny czas : Ctrl++ w systemie Windows lub Shift++ w systemie Mac;CommandShift;
• Bieżąca data i godzina : Ctrl+ ;, Space, Ctrl+ Shift+ ;w systemie Windows lub Command+ ;, Space, Command++ w systemie Mac.Shift;

Skróty formatujące

Domyślnie data jest wyświetlana jako MM/DD/RRRR, ale można to również zmienić za pomocą skrótu klawiaturowego.

• Wybierz komórkę, w której właśnie wpisałeś datę za pomocą powyższego skrótu.
• Naciśnij i przytrzymaj Ctrl+ Shiftw systemie Windows lub Command+ Shiftw systemie Mac.
• Naciśnij i zwolnij #(znak numeru lub hashtag).
• Zwolnij Ctrl+ Shiftlub Command+ Shift.

Data zostanie sformatowana jako DD-MMM-RR.

Podobnie jak w przypadku daty, godzina jest domyślnie sformatowana. Jego format to GG:MM:SS AM/PM. Jeśli chcesz usunąć sekundy z czasu, możesz to zrobić za pomocą skrótu.

• Wybierz komórkę, w której właśnie wprowadziłeś czas za pomocą wcześniejszego skrótu.
• Naciśnij i przytrzymaj Ctrl+ Shiftw systemie Windows lub Command+ Shiftw systemie Mac.
• Naciśnij i zwolnij @(przy symbolu).
• Zwolnij Ctrl+ Shiftlub Command+ Shift.

Godzina zostanie sformatowana jako GG:MM AM/PM.

2. Dodaj podział wiersza w komórce

Jest to często wyszukiwana akcja w programie Excel. Możesz chcieć wstawić podział wiersza między danymi w komórce zamiast jej zawijania. Jest to przydatne, jeśli na przykład tworzysz listę w komórce.

Umieść kursor za tekstem, w którym chcesz wstawić podział wiersza, i naciśnij Alt+ Enterw systemie Windows lub Option+ Returnna komputerze Mac, aby zobaczyć podział wiersza.

Pamiętaj, że może być konieczne wydłużenie wiersza lub paska formuły, aby wyświetlić całą zawartość komórki.

3. Skopiuj dane do sąsiednich komórek za pomocą kursora

Łatwo kopiuj zakres komórek w prawo, w lewo, w górę lub w dół za pomocą gestów myszy lub gładzika. Możesz także wyświetlić dodatkowe opcje dla skopiowanych danych.

Skopiuj komórki

Za pomocą uchwytu wypełniania skopiuj zakres komórek bez dodatkowych naciśnięć klawiszy lub poleceń menu.

• Zaznacz komórki, które chcesz skopiować, przeciągając przez nie kursor.
• Zobaczysz uchwyt wypełnienia (znak plus) w prawym dolnym rogu. Kliknij uchwyt wypełnienia i przeciągnij w miejsce, w którym chcesz skopiować komórki.

Skopiuj komórki z opcjami

Jeśli chcesz zrobić więcej ze skopiowanymi komórkami, możesz szybko wykonać więcej czynności.

• Zaznacz komórki, które chcesz skopiować, aby wyświetlić uchwyt wypełniania, jak wyjaśniono powyżej.
• Używając „prawego przycisku myszy”, przeciągnij w miejsce, w którym chcesz skopiować komórki, i zwolnij.
• Zobaczysz opcje pojawiające się w wyskakującym okienku, takie jak Kopiuj komórki, Wypełnij serie, Wypełnij tylko formatowanie i inne. Po prostu wybierz ten, który chcesz.

4. Wykonaj obliczenia podczas wklejania danych

Obliczenie jest typową czynnością w programie Excel, ale istnieje więcej niż jeden sposób jego wykonania. Jeśli chcesz szybko dodawać, odejmować, mnożyć lub dzielić dane, możesz to zrobić za pomocą funkcji Wklej specjalnie.

Jako prosty przykład używamy dodawania. Chcemy dodać wartości z komórek od B2 do B6 do wartości z komórek od D2 do D6.

• Skopiuj komórki od B2 do B6, używając „Kopiuj” na karcie „Strona główna” lub klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając „Kopiuj”.

• Wybierz komórkę początkową zawierającą wartości do obliczenia. W tym przykładzie jest to D2.

• Wybierz „Wklej -> Wklej specjalnie” na karcie „Strona główna” lub kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Wklej specjalnie”.

• Wybierz obliczenie poniżej „Operacja”. W naszym przykładzie wybieramy „Dodaj”.

• Kiedy klikniesz „OK”, zobaczysz, że twoje komórki zostały wklejone przy użyciu wybranego obliczenia, dostarczając nowe wartości.

5. Pomiń puste komórki podczas wklejania danych

Jeśli chcesz użyć funkcji kopiowania i wklejania w celu zastąpienia istniejących danych, niektóre dane mogą zawierać puste komórki. Najprawdopodobniej nie chcesz zastępować rzeczywistych danych pustymi miejscami. Używając ponownie Paste Special, wklej swoje dane bez pustych komórek.

Na przykład aktualizujemy sumy sprzedaży dla kilku sprzedawców. Chcemy skopiować te dane, aby zastąpić oryginał. Ponieważ skopiowane dane zawierają puste komórki, chcemy pominąć ich wklejanie i zachować oryginalne dane.

• Skopiuj komórki przy użyciu preferowanej metody, wybierz komórkę, do której chcesz je wkleić, i kliknij „Wklej -> Wklej specjalnie” na karcie „Strona główna”.

• Zaznacz pole „Pomiń puste miejsca” u dołu pola Wklej specjalnie i kliknij „OK”.

• Wklejone dane zignorują puste komórki i zachowają oryginalne dane.

6. Wyeliminuj puste komórki

Być może puste komórki w twoim arkuszu już tam są. Pozbądź się ich szybciej niż ręcznie przesuwając komórki za pomocą kilku kliknięć.

• Zaznacz kolumnę, wiersz lub zakres komórek, naciśnij Ctrl+ Gw systemie Windows lub Command+ Gna Macu, aby otworzyć narzędzie „Idź do”, a następnie kliknij „Specjalne”.

• Wybierz „Puste” i „OK” w następnym polu.

• Naciśnij Ctrl+ -(myślnik) w systemie Windows lub Command+ -na Macu, a następnie wybierz „Przesuń komórki w górę”.

• Wybierz „OK”, a puste komórki znikną.

7. Usuń dodatkowe spacje z komórki

Być może zaimportowałeś dane lub omyłkowo wprowadziłeś dodatkowe spacje podczas wprowadzania danych. Niezależnie od tego, czy są to dane, czy formuła, możesz wyeliminować niepotrzebne spacje, które mogą później stać się problemem, używając funkcji TRIM.

Wybierz pustą komórkę i wprowadź poniższą formułę, zastępując odwołanie do komórki A3 własnym:

=TRIM(A3)

Twoja data nie będzie już zawierała dodatkowych spacji.

Skopiuj i wklej czyste dane w oryginalnej komórce lub usuń oryginalne dane.

Aby zapoznać się z podobnymi ulepszeniami, spójrz na te dodatkowe sposoby czyszczenia danych programu Excel .

8. Wybierz z listy rozwijanej

Jedna nieco ukryta funkcja w programie Excel może drastycznie poprawić wprowadzanie danych. Nie tylko zapobiega to niepoprawnemu wpisywaniu danych, ale także chroni przed wpisywaniem ich w ogóle. Funkcja Wybierz z listy rozwijanej wykorzystuje bieżące wpisy danych.

Mamy listę nazwisk w pierwszej kolumnie naszego arkusza. Jeśli zaczniesz wpisywać jedną z tych nazw w komórce poniżej, program Excel podpowie, jak szybko ponownie wybrać tę nazwę.

• Innym sposobem wprowadzenia jednej z tych nazw jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy i wybranie opcji „Wybierz z listy rozwijanej”.

• Program Excel wyświetli listę rozwijaną tych nazw, umożliwiając wybranie jednej z nich.

Pamiętaj, że aby wyświetlić listę rozwijaną w programie Excel, musisz użyć komórki znajdującej się bezpośrednio pod ostatnim elementem w kolumnie .

9. Zmień formuły na wartości statyczne

Jeśli skończyłeś obliczać lub analizować swoje dane za pomocą formuł w programie Excel i zamiast tego chcesz wyświetlić wyniki formuły jako wartości statyczne, ponownie użyj tej sprawdzonej funkcji wklejania specjalnego.

• Skopiuj komórki zawierające formuły.

• Wybierz „Wklej -> Wklej specjalnie” na karcie „Strona główna”. Uwaga: nie wybieraj innej komórki ani zakresu; zachowaj wybrane kopiowane komórki, aby móc je zastąpić.

• W polu Wklej specjalnie wybierz „Wartości” i kliknij „OK”.

• Zobaczysz, że wynik formuły zastąpi rzeczywistą formułę stałą wartością.

10. Zamień wiersze na kolumny i odwrotnie

Jest to przydatna wskazówka programu Excel, jeśli wiersze są za długie lub kolumny za krótkie i chcesz je odwrócić. Przekształć swój wiersz w kolumnę lub odwrotnie.

• Zaznacz i skopiuj komórki, które chcesz przekonwertować.

• Kliknij komórkę, w której chcesz umieścić dane, i wybierz „Wklej specjalnie”, używając preferowanej metody.
• Gdy pojawi się nowe okno, zaznacz pole „Transponuj” i kliknij „OK”.

• Twój wiersz zostanie przekonwertowany na kolumnę.

Aby uzyskać więcej sposobów transponowania danych w programie Excel , zapoznaj się z naszym pełnym samouczkiem.

11. Przekształć tekst w kolumnę

Ta kolejna sztuczka ułatwia rozdzielenie danych z pojedynczej komórki na wiele komórek. Zamiast ręcznie wycinać i wklejać lub przepisywać dane, przekonwertuj tekst komórki na kolumnę.

• Wybierz komórkę zawierającą dane, przejdź do zakładki „Dane” i kliknij „Tekst do kolumn” w grupie Narzędzia danych.

Aby poprawnie przekonwertować dane, należy wykonać trzy kroki. Podczas dokonywania wyborów zobaczysz podgląd u dołu pola, aby w razie potrzeby móc wprowadzić zmiany przed przejściem dalej.

• Wybierz opcję, która najlepiej pasuje do Twoich bieżących danych, spośród „Rozdzielany” lub „Stała szerokość” i wybierz „Dalej”.

• Wybierz tę opcję na podstawie tej, którą wybrałeś w poprzednim kroku. Na przykład, jeśli wybierzesz „Rozdzielany”, wybierz ogranicznik.

• Wybierz „Format danych kolumny” i wprowadź lub dostosuj „Miejsce docelowe”. Kliknij „Zakończ”.

• Zawartość twojej komórki zostanie rozłożona na osobne komórki, po jednej na kolumnę.

12. Zapisz wykresy jako szablony

Jeśli utworzysz wykres w programie Excel, którego chcesz ponownie użyć dla różnych danych w skoroszycie, zapisz go jako szablon. Dzięki temu możesz wybrać ten szablon dla następnego utworzonego wykresu i zachować schemat kolorów i inne style.

• Kliknij wykres prawym przyciskiem myszy i wybierz „Zapisz jako szablon”.

• W polu Zapisz szablon wykresu nadaj mu nazwę i wybierz „Zapisz”.

• Aby użyć szablonu, wybierz dane, przejdź do zakładki „Wstaw” i kliknij „Polecane wykresy”.

• Otwórz kartę „Wszystkie wykresy”, wybierz „Szablony” po lewej stronie i wybierz swój szablon po prawej stronie.

• Kliknij „OK”, a dostosowany wykres będzie gotowy.

13. Użyj przycisku szybkiej analizy do formatowania, wykresów i nie tylko

Inną funkcją programu Excel, która często jest niedostatecznie wykorzystywana, jest funkcja Szybka analiza. Gdy pracujesz z grupą komórek i chcesz je sformatować, przekształcić w wykres lub uzyskać dla nich obliczenia, użyj funkcji Szybka analiza.

• Wybierz komórki, z którymi chcesz pracować, i kliknij przycisk „Szybka analiza” w prawym dolnym rogu zakresu.

• Użyj zakładek w oknie Szybka analiza, aby wybrać typ akcji, którą chcesz wykonać.

Opcje karty zależą od typu wybranych danych, ale zwykle obejmują Formatowanie, Wykresy, Podsumowania, Tabele i Wykresy przebiegu w czasie . Wybierz jeden, aby szybko zadbać o swoje dane.

14. Szybko wykonuj działania dzięki kluczowym wskazówkom

Jeśli używasz programu Excel w systemie Windows, skorzystaj ze skrótów klawiaturowych Porady dotyczące klawiszy. Wyświetlaj litery przypisane do kart, poleceń menu i przycisków wstążki. Po prostu wybierz literę lub kombinację liter, aby wykonać tę czynność.

• Wybierz Altklawisz na klawiaturze, a wskazówki dotyczące klawiszy pojawią się jako białe litery w czarnych kwadratach.

• Wybierz literę odpowiadającą karcie, którą chcesz otworzyć. W tym przykładzie naciskamy Hna kartę „Strona główna”.

• Wybierz literę przycisku wstążki lub menu rozwijanego, a następnie naciśnij, Maby otworzyć menu „Scal i wyśrodkuj”.

• Wybierz literę, którą chcesz wykonać w rozwijanym menu. W tym przykładzie naciskamy, Caby „Scal i wyśrodkuj” naszą komórkę.

15. Typowe skróty klawiaturowe programu Excel

Mamy pełną listę skrótów klawiaturowych dla programu Excel , które możesz sprawdzić. Ale w przypadku niektórych typowych skrótów w systemie Windows, oto kilka, które mogą Cię zainteresować:

• Ctrl + – : wyświetla opcje usuwania komórek
• Ctrl + A : zaznacza wszystkie dane arkusza
• Shift + spacja : wybiera aktywny wiersz
• Ctrl + spacja : wybiera aktywną kolumnę
• Ctrl + C : kopiuje wybrane dane
• Ctrl + V : wkleja skopiowane dane
• Ctrl + Home : wybiera pierwszą komórkę z twoimi danymi
• Ctrl + End : zaznacza ostatnią komórkę z danymi
• Ctrl + Strzałka w górę : wybiera pierwszą komórkę aktywnej kolumny
• Ctrl + Strzałka w dół : wybiera ostatnią komórkę aktywnej kolumny

Często Zadawane Pytania

Jak zmienić format daty i godziny w programie Excel?

Aby uzyskać szybki format daty lub godziny, wybierz komórkę i przejdź do zakładki „Strona główna”. Wybierz format z rozwijanego menu „Format liczb” w sekcji Liczby.

Alternatywnie kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę zawierającą datę lub godzinę i wybierz „Formatuj komórki”. Przejdź do zakładki „Liczba”, wybierz „Data” lub „Czas”, aby wybrać format po prawej stronie i kliknij „OK”.

Dlaczego w programie Excel nie ma narzędzia do szybkiej analizy?

Nie zobaczysz przycisku Szybkiej analizy, jeśli wybierzesz pojedynczą komórkę, grupę pustych komórek, kolumnę lub wiersz w programie Excel. Pamiętaj, aby wybrać zakres komórek lub tablicę zawierającą dane, a przycisk Szybka analiza powinien być widoczny w prawym dolnym rogu.

Jak automatycznie zapisywać każdą minutę w programie Excel?

Jeśli używasz funkcji Autozapisu do automatycznego zapisywania skoroszytu programu Excel, możesz wybrać, jak często uruchamiana jest funkcja Autozapisu.

Przejdź do „Plik -> Opcje” i wybierz „Zapisz” po lewej stronie. Po prawej stronie zaznacz pole „Zapisz informacje Autoodzyskiwania co X minut” i wpisz „1” w polu. Zaznacz również pole poniżej „Zachowaj ostatnią wersję Autoodzyskiwania, jeśli zamknę bez zapisywania”.

Źródło obrazu: Pixabay . Wszystkie zrzuty ekranu autorstwa Sandy Writtenhouse.