Wat zijn Microsoft Teams-vergadernotities en hoe gebruikt u ze?

Vergadernotities zijn het handigst als ze tijdens een vergadering zijn geschreven en daarna gemakkelijk terug te vinden zijn. Met Microsoft Teams kunt u aantekeningen maken tijdens een vergadering en deze op elk gewenst moment in de toekomst openen vanuit de vergaderafspraak.

Niet elke vergadering vereist dat er aantekeningen worden bijgehouden, maar als u beslissingen neemt, taken toewijst of aan iets heel belangrijks werkt, is het maken van aantekeningen gewoon een goede gewoonte. Idealiter worden vergadernotulen tijdens de vergadering geschreven, zijn ze beschikbaar voor alle deelnemers om te bewerken en zijn ze later gemakkelijk terug te vinden.

De functionaliteit voor vergadernotities in Teams voldoet aan al deze criteria en is eenvoudig in gebruik. Hier leest u hoe u het kunt gebruiken.

Vergadernotities maken standaard deel uit van elke Teams-vergadering en zijn bij de vergadering zelf gevoegd. Dubbelklik op de vergadering om ze te vinden (of klik op de vergadering en klik vervolgens op “Bewerken”) in de Teams-agenda.

De vergadernotulen staan ​​op een tabblad bovenaan de vergadering.

Zodra de vergadering is begonnen, kunnen notities ook worden geopend door op het menupictogram met drie stippen boven aan het vergadervenster te klikken en vervolgens “Vergadernotities”te selecteren.

Op welke manier u de notities ook opent, de functionaliteit is hetzelfde. Om te beginnen met het maken van aantekeningen, klikt u op de knop “Aantekeningen maken”.

Er verschijnt een melding in de vergaderchat om alle deelnemers te laten weten dat er aantekeningen van de vergadering worden gemaakt.

Iedereen in de vergadering, inclusief externe gasten, kan klikken op “Toon notities op volledig scherm”en de notities in realtime lezen. Alleen mensen in uw organisatie kunnen aantekeningen maken of bestaande aantekeningen bewerken.

De vergadernotulen maken gebruik van de ingebouwde wikifunctionaliteit van Teams, met secties, koppen en een werkbalk voor het opmaken van tekst.

Als je de ingebouwde wiki van Microsoft Teams nog niet hebt gebruikt, is het een intuïtief systeem dat gemakkelijk onder de knie te krijgen is. Schrijf gewoon uw aantekeningen tijdens een vergadering en formatteer ze later indien nodig.

De notulen van de vergadering blijven behouden tijdens terugkerende vergaderingen, waarbij voor elke vergadering automatisch een nieuwe sectie wordt gemaakt. De notities (en de details van de vergadering) zijn beschikbaar in de vergaderchat zolang u de vergadering in uw agenda houdt.