Voorwaardelijke opmaak gebruiken in Microsoft Excel

U hoeft uw gegevens niet handmatig op te maken met kleuren en stijlen om ze te laten opvallen. Met voorwaardelijke opmaak in Microsoft Excel kunt u uw dataset automatisch opmaken op basis van voorwaarden. Bovendien biedt Excel u vijf vooraf ingestelde voorwaardelijke opmaakopties om deze taak gemakkelijk te maken.

Markeer Celregels

Het gebruik van regels om cellen te markeren op basis van een waarde, tekst of datum is waarschijnlijk het meest populaire type voorwaardelijke opmaak in Excel. Met deze optie kunt u bijvoorbeeld cellen markeren met waarden die groter of kleiner zijn dan een andere, tekst die iets in het bijzonder bevat, een datum die in een bepaald tijdsbestek valt of dubbele waarden.

Markeer waarden

Als u waarden zoals getallen, valuta’s of percentages in uw blad gebruikt, kunt u waarden markeren in relatie tot andere waarden. U kunt verkopen groter dan of inventariseren kleiner dan een bepaald bedrag.

• Selecteer de cellen die u wilt testen, ga naar het tabblad “Start”, open het vervolgkeuzemenu “Voorwaardelijke opmaak”, selecteer “Markeer celregels” en kies vervolgens de voorwaarde die u wilt gebruiken.

• Voer de vergelijkingswaarde in het veld aan de linkerkant van het pop-upvenster in. U kunt ook een celverwijzing invoeren die die waarde bevat. We markeren bijvoorbeeld cellen in ons geselecteerde bereik die groter zijn dan ‘3000’.

• Kies de markering die u wilt toepassen in de vervolgkeuzelijst aan de rechterkant. We kiezen voor ‘Lichtrode vulling’.

• Klik op “OK” om de opmaak toe te passen en op te slaan.

Tekst markeren

Misschien is het bepaalde tekst in uw cellen die u wilt markeren. U kunt een woord of zelfs een enkele letter gebruiken voor uw aandoening. U kunt namen van werknemers, steden of staten, of lettercijfers opmaken.

• Selecteer de cellen die u wilt controleren, ga naar het tabblad “Start”, open het vervolgkeuzemenu “Voorwaardelijke opmaak”, selecteer “Celregels markeren” en kies “Tekst die bevat”.

• Typ de tekst in het veld aan de linkerkant van het pop-upvenster. We markeren bijvoorbeeld cellen die de letter “A” bevatten.

• Kies de markering in de lijst aan de rechterkant. We kiezen voor ‘Groene vulling met donkergroene tekst’.

• Klik op “OK” om uw opmaak toe te passen.

Markeer datums

Een andere manier om waarden te markeren, is door datums te gebruiken. U kunt een specifieke kleur kiezen voor vervaldatums voor aanstaande rekeningen of taken met datums uit het verleden.

• Selecteer de cellen die u wilt controleren, ga naar het tabblad “Start”, open het vervolgkeuzemenu “Voorwaardelijke opmaak”, selecteer “Markeer celregels” en kies “A Date Occurring”.

• Kies een tijdsbestek in het pop-upvenster. Als voorbeeld kiezen we ‘Deze maand’.

• Kies de markering uit de lijst aan de rechterkant. We selecteren ‘Gele vulling met donkergele tekst’.

• Klik op “OK” om de opmaak op te slaan.

Bovenste of onderste regels toepassen

Als u zaken als topverkopen, laagste testscores of bovengemiddelde kwartaalwinsten wilt markeren, kunt u de voorwaardelijke opmaakoptie Top of Bottom Rules gebruiken.

Markeer een toppercentage

Misschien bent u op zoek naar de topnummers van een groep cellen. U kunt een toppercentage markeren en dat percentage desgewenst aanpassen.

• Selecteer de cellen die u wilt testen, ga naar het tabblad “Start”, open het vervolgkeuzemenu “Voorwaardelijke opmaak”, ga naar “Bovenste/onderste regels” en kies “Top 10%”.

• Laat het getal “10” in het veld aan de linkerkant van het pop-upvenster staan, of pas dat percentage aan door een getal in te voeren of de pijltjes te gebruiken. We veranderen het bijvoorbeeld om de top “20” procent te bekijken.

• Kies de opmaak die u wilt toepassen in de lijst aan de rechterkant. We kiezen voor ‘Rode rand’.

• Klik op “OK” om de opmaak op te slaan en toe te passen na het zien van een voorbeeld.

Markeer onder het gemiddelde

U kunt ook de bedragen onder het gemiddelde markeren.

• Selecteer de cellen, ga naar het tabblad “Start”, open het vervolgkeuzemenu “Voorwaardelijke opmaak”, ga naar “Bovenste/onderste regels” en kies “Onder het gemiddelde”.

• Kies de opmaak die u wilt toepassen en klik vervolgens op “OK”. We kiezen voor “Aangepast formaat” en selecteren vervolgens “Bold Italic” in het volgende venster.

• Selecteer “OK” om de opmaak op te slaan die u in het voorbeeld ziet.

Gebruik gegevensbalken

Een andere handige voorwaardelijke opmaak in Excel zijn gegevensbalken. U kunt gekleurde balken toepassen op uw cellen, waarbij de lengte van elke balk de waarde van de cel vertegenwoordigt. Dit biedt een snel overzicht van hoge en lage cijfers, zoals de bevolking van een stad, productvoorraad of inkomsten per locatie.

• Selecteer de cellen die u wilt opmaken, ga naar het tabblad “Start”, open het vervolgkeuzemenu “Voorwaardelijke opmaak” en selecteer “Gegevensbalken” om opties voor verloop en effen vulling te zien.

• Terwijl u uw cursor over elke optie in de gegevensbalk beweegt, ziet u een voorbeeld in uw geselecteerde cellen.

• Klik op de stijl en kleur die u wilt gebruiken.

Voeg kleurenschalen toe

Misschien houdt u van kleuraccenten om snel waarden te identificeren, maar geeft u de voorkeur aan verschillende kleuren om de waarden weer te geven. Met Color Scales veranderen de kleuren naargelang hoe hoog of laag de waarden zijn.

Dit type opmaak wordt gebruikt bij warmtekaarten die temperaturen, populaties of inkomsten per regio weergeven, maar u kunt het net zo goed gebruiken voor verkopen, inkomsten of uitgaven.

• Selecteer de cellen die u wilt opmaken, ga naar het tabblad “Start”, open het vervolgkeuzemenu “Voorwaardelijke opmaak” en selecteer “Kleurenschalen” om de kleuropties te zien.

• Beweeg uw cursor over elke kleurenschaal om een ​​voorbeeld te zien en maak vervolgens uw keuze. U kunt een schaal met twee of drie kleuren gebruiken, afhankelijk van het aantal items dat u vergelijkt.

De eerste kleur in de schaal vertegenwoordigt de hoogste waarde in de groep. Grote groepen items zullen verschillende tinten van de kleuren laten zien als de verschillen tussen de waarden. Als voorbeeld selecteren we de optie “Rood Geel Groen”.

De hoogste waarden zijn in rood, de middelste waarden in geel en de laagste waarden in groen, met de waarden daar tussenin in verschillende tinten van die kleuren.

Pictogramreeksen invoegen

Een andere optie voor voorwaardelijke opmaak die u in Excel ziet, zijn de pictogrammensets. Dit type opmaak plaatst pictogrammen naast de cellen in uw groep, op basis van hun waarden.

De verzameling pictogrammen die u gebruikt, is aan u, maar Excel biedt enige hulp door ze te categoriseren als richting, vormen, indicatoren en beoordelingen. Bovendien zult u merken dat sommige sets verschillende aantallen pictogrammen bevatten, wat ook handig is bij het selecteren van een set.

Selecteer de cellen die u wilt gebruiken, ga naar het tabblad “Start”, open het vervolgkeuzemenu “Voorwaardelijke opmaak”, selecteer “Pictogrammensets” en selecteer vervolgens de gewenste pictogrammenset.

We hebben bijvoorbeeld een reeks beoordelingen voor onze steden, dus we selecteren een van de reeksen “Beoordelingen”. Aangezien onze beoordelingen op een schaal van één tot drie zijn, is de set “3 sterren” ideaal.

In een ander voorbeeld hebben we het aantal leden in elk van onze steden en willen we snel de hoogste en laagste vinden. We kiezen de set “Directioneel” en de optie “3 driehoeken” om de hoogste getallen te zien met een groene pijl die naar boven wijst, de middelste getallen met een gele rechthoek en de laagste getallen met een rode pijl die naar beneden wijst.

Hoe een regel voor voorwaardelijke opmaak te bewerken

Nadat u voorwaardelijke opmaak op uw Excel-blad hebt toegepast, wilt u misschien een wijziging aanbrengen. Of u nu een wijziging aanbrengt in het celbereik of de opmaak zelf, u kunt een bestaande regel gemakkelijk bewerken.

• Ga naar het tabblad “Start”, open het menu “Voorwaardelijke opmaak” en selecteer “Regels beheren”.

• Gebruik de vervolgkeuzelijst bovenaan om de regels te kiezen die u wilt zien. U kunt ze bekijken voor geselecteerde cellen, het huidige werkblad of een specifiek blad in de werkmap.

• Als u alleen het celbereik wilt aanpassen, doet u dat in het overeenkomstige veld onder ‘Van toepassing op’. Klik anders bovenaan op “Regel bewerken”.

• Breng uw wijzigingen aan in het vak “Opmaakregel bewerken” dat wordt geopend en klik vervolgens op “OK”. In ons voorbeeld veranderen we de pictogramstijl.

• Klik op “OK” en vervolgens op “Toepassen” om uw wijzigingen op te slaan.

• Je blad wordt bijgewerkt met je bewerkingen.

Hoe een regel voor voorwaardelijke opmaak te verwijderen

Als u besluit dat u een door u ingestelde regel voor voorwaardelijke opmaak niet langer wilt, kunt u deze op twee manieren verwijderen.

Gebruik Regelbeheer voor voorwaardelijke opmaak

U kunt een regel in Regelbeheer voor voorwaardelijke opmaak met één klik op de knop verwijderen.

• Ga naar het tabblad “Start”, open het menu “Voorwaardelijke opmaak” en selecteer “Regels beheren”.
• Selecteer de regel, selecteer “Regel verwijderen” bovenaan en klik vervolgens op “OK” en “Toepassen”.

Gebruik de optie Regels wissen

Een andere manier om een ​​regel voor voorwaardelijke opmaak te verwijderen, is door de optie Regels wissen te gebruiken.

• Ga naar het tabblad “Start”, open het vervolgkeuzemenu “Voorwaardelijke opmaak”, ga naar “Regels wissen” en kies ervoor om de regels van geselecteerde cellen, het hele blad, een tabel of een draaitabel te wissen. Houd er rekening mee dat als u geen regel hebt ingesteld voor een bepaalde actie, deze grijs wordt weergegeven.

• Uw regel wordt verwijderd.

Veel Gestelde Vragen

Kan ik twee voorwaardelijke opmaakregels hebben voor dezelfde cellen?

U kunt desgewenst verschillende regels voor voorwaardelijke opmaak toepassen op dezelfde set cellen. U kunt bijvoorbeeld datums voor de afgelopen maand in rode tekst markeren en datums voor volgende maand in groene tekst. Volg dezelfde stappen die u hier ziet om meer regels aan uw geselecteerde cellen toe te voegen, maar pas op dat uw regels niet met elkaar in conflict komen.

Als het mogelijk is dat alle regels kunnen worden toegepast, maar dit een opmaakprobleem kan veroorzaken, selecteert u de eerste regel voor het celbereik in Beheer van regels voor voorwaardelijke opmaak en vinkt u het vakje ‘Stop indien waar’ aan. Hierdoor worden de overige regels niet uitgevoerd, mochten deze ook van toepassing zijn.

Kan ik mijn eigen regel voor voorwaardelijke opmaak maken?

Samen met de vooraf ingestelde regels voor voorwaardelijke opmaak die hier worden weergegeven, kunt u uw eigen regels instellen. Selecteer de cellen die u wilt gebruiken, ga naar het tabblad “Start” en klik op “Voorwaardelijke opmaak -> Nieuwe regel”. Kies bovenaan een regeltype, stel de rest van de regel in het gedeelte onderaan in en klik vervolgens op “OK” om het op te slaan.

Kan ik voorwaardelijke opmaak gebruiken om een ​​hele rij of kolom te markeren?

U kunt een voorwaardelijke opmaakregel instellen buiten een bepaald celbereik. Dus ja, u kunt een hele rij of kolom markeren op basis van voorwaarden. Selecteer de rij of kolom en stel vervolgens uw regel in zoals hierboven beschreven. Houd er rekening mee dat als u lege cellen heeft, u mogelijk geen opmaak ziet op basis van waarde, tekst of datum.

Afbeelding tegoed: Pixabay . Alle screenshots door Sandy Geschrevenhuis.