Terugkerende e-mails instellen en verzenden in Outlook

Outlook is een krachtige e-mailclient die een breed scala aan functies biedt waarmee u uw e-mails efficiënt kunt beheren. Eén zo’n functie is de mogelijkheid om terugkerende e-mails in Outlook in te stellen en te verzenden.

Van het verzenden van wekelijkse voortgangsrapporten naar uw teamleden en het e-mailen van maandelijkse nieuwsbrieven naar uw abonnees tot het instellen van herinneringen voor uzelf of maandelijkse factureringsherinneringen voor uw klanten: terugkerende e-mails zijn een geweldige manier om tijd te besparen en ervoor te zorgen dat belangrijke berichten regelmatig worden verzonden. zonder ze elke keer handmatig te verzenden.

Terugkerende e-mails instellen en verzenden in Outlook

Hieronder vindt u een stapsgewijze handleiding over manieren om terugkerende e-mails in Outlook in te stellen en te verzenden om tijd te besparen en de communicatie te stroomlijnen:

1. Via de Kalenderafspraak
2. Gebruik Boomerang voor Outlook
3. Via automatische opvolging
4. Uitgestelde bezorging gebruiken
5. Via de Power Automate-functie.

1] Via de Kalenderafspraak

Als alternatief kunt u ook terugkerende e-mailherinneringen instellen via de Agenda. Als u een terugkerend bericht wilt maken, moet u eerst een nieuwe e-mailsjabloon maken, waardoor het eenvoudiger wordt om automatisch terugkerende e-mails in Outlook in te stellen en te verzenden.

• Start hiervoor Outlook en klik op Nieuwe e-mail.
• Klik nu op het tabblad Bestand en selecteer Opslaan als.
• Klik op de knop Opslaan en sluit de e-mail, maar zorg ervoor dat u deze niet verstuurt.

Nu u de e-mailsjabloon met succes hebt gemaakt, volgt u de onderstaande stappen om de afspraak voor de terugkerende e-mail in de agenda in te stellen.

Start Outlook en klik op het pictogram Agenda aan de linkerkant.

Terwijl de kalender wordt geopend, dubbelklikt u op de datum om het venster Evenement te openen. Vul hier de onderwerpbestanden in en voeg desgewenst de namen van deelnemers toe in het veld Deelnemers uitnodigen. Vervolgens kunt u doorgaan met het selecteren van de datum en tijd of de knop Herhaling selecteren, afhankelijk van wat voor u van toepassing is.

Je kunt dit vervolgens instellen op De hele dag als je de herinnering voor de hele dag wilt. Selecteer nu de vervolgkeuzelijst Niet herhalen en selecteer of u de herinnering wilt ontvangen voor Dagelijks, Wekelijks< /span> om een ​​specifieke datum in te stellen.Aangepast, of Jaarlijks, Maandelijks,

U kunt vervolgens de locatie instellen of indien nodig een beschrijving toevoegen, documenten bijvoegen en op Opslaan klikken om de wijzigingen op te slaan.

Voeg nu de e-mailsjabloon toe die u in het begin hebt gemaakt. Klik hiervoor op het tabblad Invoegen > Item bijvoegen > Outlook-item > Ga in het nieuwe venster naar Kijk in > Gebruikerssjablonen in bestandssysteem.

Selecteer hier uw opgeslagen sjabloon > Invoegen. Het sjabloon wordt nu aan de kalenderafspraak toegevoegd.

Stel nu een herinnering in het agenda-afspraakvenster in om u eraan te herinneren wanneer u de e-mail moet verzenden.

Houd er rekening mee dat deze herinnering de e-mail NIET automatisch verzendt, maar u er in plaats daarvan aan herinnert.

2] Gebruik Boomerang voor Outlook

Als u terugkerende e-mails in Outlook wilt plannen, is het gebruik van Boomerang voor Outlook een geweldige manier om tijd te besparen en dingen snel gedaan te krijgen. Maak daarom een ​​nieuw e-mailadres aan om terugkerende berichten in te stellen en te verzenden via Boomerang.

Zodra u de e-mail heeft opgesteld, klikt u op de optie Later verzenden.

Selecteer in de vervolgkeuzelijst terugkerend bericht plannen.

Selecteer nu de datum en de verzendtijd voor de eerste e-mail die u wilt verzenden.

Ga vervolgens naar Verzendt elke en selecteer in de vervolgkeuzelijst de frequentie van de e-mail, bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks , maandelijks of jaarlijks. Selecteer tegelijkertijd de dag(en) waarop u wilt dat de e-mail wordt verzonden.

Selecteer nu een specifieke datum waarop u wilt dat de terugkerende e-mails stoppen. Maar in plaats van een specifieke datum kun je het ook laten stoppen nadat een bepaald aantal berichten is verzonden, of laten doorgaan.

Zodra u uw keuze heeft gemaakt, bekijkt u het overzicht en klikt u op de knop Plannen.

Het terugkerende bericht dat u maakt, wordt opgeslagen in de submap Boomerang-Recurring en wordt automatisch verzonden naar de door u ingestelde ontvangers. Hiervoor hoeft u ook niet ingelogd te zijn bij Outlook of een internetverbinding.

3] Via automatische follow-up

Heeft u de functie Automatische follow-up in uw Outlook-versie? Zo ja, dan is dat een andere sleutel tot het maken van terugkerende e-mails.

Klik hiervoor op het tabblad Automatische follow-up naast Help in de werkbalk en selecteer Terugkerende berichten.

Het venster Beheer van terugkerende berichten wordt geopend. Klik hier op de knop Toevoegen.

Schrijf nu uw terugkerende e-mailbericht en vul de velden Aan en Onderwerp in.

Als u klaar bent, selecteert u in het zijpaneel de frequentie, bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks , maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks, of aangepast. U kunt ook de weekdag en/of het tijdstip selecteren waarop de e-mail moet worden verzonden.

Wilt u bijlagen toevoegen aan de terugkerende e-mail? Klik op de knop Bestandsbronnen bijlage om de bijlagen samen met de e-mail te verzenden.

4] Uitgestelde bezorging gebruiken

• Als u Outlook 365 gebruikt, klikt u op het tabblad Start en klikt u op Nieuwe e-mail om een ​​nieuw e-mailbericht te maken.
• Selecteer het tabblad Opties in de werkbalk en klik op Vertraging Bezorgknop.
• Het venster Eigenschappen wordt geopend. Vink hier het vakje aan naast Niet bezorgen vóór.
• Stel nu de datum en tijd ernaast in voor wanneer u wilt dat de e-mails worden verzonden.
• Je kunt het vakje voor de optie Terugkerend aanvinken of het vakje selecteren met de tekst Verloopt na en stel de datum en tijd in.
• Druk op de knop Sluiten en klik vervolgens op Verzenden.

5] Via de Power Automate-app

Maar als u een oplossing met één knop wilt, is het gebruik van de Power Automate-app de beste manier om terugkerende e-mails in Outlook in te stellen en te verzenden. Zo gebruikt u de app:

Meld u aan bij uw Outlook-app, klik op het app-opstartprogramma in de linkerbovenhoek, klik op Alle apps om het gedeelte uit te vouwen en selecteer Power Automate< a i=2>.

Klik vervolgens in het venster Power Automate op Maken-knop.

Selecteer op het volgende scherm de tegel Geplande cloudstroom om te definiëren wanneer en hoe vaak een e-mail moet worden verzonden.

Wijs nu in het venster Een planningscloudstroom bouwen een naam toe in het Flownaam veld.

Stel vervolgens onder de sectie Deze stroom uitvoeren de datum en tijd en de frequentie in de Herhaal elk veld. Klik op het vervolgkeuzemenu om te selecteren uit Maand, Week, < /span>Minuut< /span>.Maken. Als u klaar bent, drukt u op de knop Tweede, en , Uur, Dag

Zodra de Herhaling is ingesteld, klikt u op Nieuwe stap om de prompt Kies een bewerking te openen.

Klik nu op het pictogram Office 365 Outlook. Selecteer vervolgens in de lijst met Acties Een e-mail verzenden (V2).

Terwijl het e-mailvenster wordt geopend, vult u de gegevens in om de terugkerende e-mail te maken. Klik op Geavanceerde opties weergeven om cc, bc of bijlagen toe te voegen. Klik op Opslaan om het instellen van de terugkerende e-mail te voltooien.

Opmerking: Zorg ervoor dat u de instellingen opnieuw inschakelt zodra u de taak voltooit en u nu wilt stoppen met het verzenden van de terugkerende e-mail.

Hoe stel ik automatisch geplande e-mails in Outlook in?

Om automatisch geplande e-mails in Outlook in te stellen, maakt u uw bericht en klikt u op de optie Later verzenden. Selecteer vervolgens Terugkerend bericht plannen, stel de verzenddatum en -tijd in voor de eerste e-mail en selecteer de herhalingsfrequentie (dagelijks, wekelijks, maandelijks, of jaarlijks) in het vervolgkeuzemenu. Klik op Opslaan om te activeren.

Hoe automatiseer ik meerdere e-mails in Outlook?

Om meerdere e-mails in Outlook te automatiseren, gebruikt u de functie Afdruk samenvoegen waarmee u gepersonaliseerde e-mails efficiënt naar een grote lijst met ontvangers kunt verzenden. Maak hiervoor een sjabloon in Word, koppel deze aan uw contactenlijst en selecteer Voltooien & Samenvoegen. Hiermee worden uw e-mails automatisch verzonden.