Handleiding voor het instellen en verzenden van terugkerende e-mails in Outlook

Belangrijkste opmerkingen

  • Ontdek verschillende methoden om terugkerende e-mails in Outlook te configureren.
  • Maak gebruik van ingebouwde functies en hulpmiddelen van derden voor meer gemak.
  • Verhoog uw productiviteit door routinematige communicatie te automatiseren.

De kunst van terugkerende e-mails in Outlook onder de knie krijgen voor verbeterde communicatie

Door terugkerende e-mails in te stellen in Outlook kunt u kostbare tijd besparen en uw workflow verbeteren, omdat u ervoor kunt zorgen dat belangrijke berichten op de juiste plaats aankomen, zonder dat u hier telkens handmatig iets voor hoeft te doen.

Stapsgewijze handleiding voor het configureren van terugkerende e-mails in Outlook

Stap 1: Gebruik agenda-afspraken voor terugkerende e-mails

Als u terugkerende e-mails wilt instellen met behulp van de agenda van Outlook, maakt u eerst een e-mailsjabloon:

  • Open Outlook en selecteer Nieuwe e-mail.
  • Ga naar het tabblad Bestand en klik op Opslaan als.
  • Sla uw sjabloon op zonder deze te verzenden.

Maak vervolgens een afspraak in uw agenda:

  • Open de kalenderweergave en dubbelklik op de gewenste datum.
  • Voer een onderwerp in en voeg indien nodig deelnemers toe.
  • Gebruik de knop Herhaling om de frequentie in te stellen (dagelijks, wekelijks, enz.).
  • Selecteer Hele dag of stel specifieke tijden in en sla deze op.
  • Voeg uw e-mailsjabloon toe via Invoegen > Item bijvoegen > Outlook-item.

Professionele tip: Stel een herinnering voor uzelf in tijdens de afspraak, zodat de e-mail handmatig kan worden verzonden.

Stap 2: Plan e-mails met Boomerang voor Outlook

Om Boomerang te gebruiken voor het plannen, maakt u uw e-mail en klikt u op Later verzenden.

Selecteer ‘Terugkerend bericht plannen’ in de vervolgkeuzelijst, stel het tijdstip voor uw eerste e-mail in en kies een herhalingsfrequentie.

Controleer en plan het in. Uw e-mail wordt automatisch verzonden zoals aangegeven, zonder dat u verdere actie hoeft te ondernemen.

Stap 3: Maak terugkerende e-mails met automatische follow-up

Als uw Outlook Automatische opvolging ondersteunt, krijgt u toegang tot de functie

Selecteer Terugkerende berichten op het tabblad Automatische follow-up, maak uw bericht en stel de frequentie in.

Overweeg om indien nodig bijlagen toe te voegen om uw communicatie verder te stroomlijnen.

Stap 4: Implementeer vertraagde levering voor geplande e-mails

Voor Outlook 365-gebruikers:

  • Selecteer Nieuwe e-mail en configureer uw e-mail.
  • Klik op Opties en selecteer Bezorging uitstellen.
  • Stel uw gewenste bezorgtijd in en kies voor de optie voor herhaling.
  • Sluit het eigenschappenvenster en klik op Verzenden.

Stap 5: Automatiseer terugkerende e-mails met Power Automate

Gebruik Power Automate voor een eenvoudige installatie:

Meld u aan bij Outlook, open Power Automate en maak een nieuwe geplande cloudstroom.

Definieer de frequentie van het schema, kies vervolgens Office 365 Outlook en stel deze in op E-mail verzenden (V2) met de benodigde gegevens voordat u op Opslaan klikt.

Let op: vergeet niet om terugkerende instellingen uit te schakelen zodra uw taak is voltooid.

Samenvatting

Door terugkerende e-mails in Outlook in te stellen via verschillende innovatieve methoden kunnen gebruikers de efficiëntie verbeteren en zorgen voor tijdige levering van belangrijke communicatie. Of u nu gebruikmaakt van agenda-afspraken, tools zoals Boomerang of het proces automatiseert met Power Automate, er zijn verschillende benaderingen die kunnen worden gebruikt om handmatige inspanning bij e-mailbeheer te minimaliseren.

Conclusie

Het opnemen van geautomatiseerde terugkerende e-mails in uw Outlook-workflow kan de productiviteit enorm verhogen en communicatieprocessen stroomlijnen. Door de hierboven beschreven methoden te verkennen, kunt u kiezen wat het beste bij uw specifieke behoeften past en direct tijd besparen.

FAQ (Veelgestelde vragen)

Hoe stel ik automatische geplande e-mails in Outlook in?

Om automatische e-mails te plannen, maakt u uw bericht en gebruikt u de optie Later verzenden om de datum en frequentie voor verzending in te stellen.

Hoe automatiseer ik meerdere e-mails in Outlook?

Gebruik de functie Afdruk samenvoegen in Word met een gekoppelde contactpersonenlijst om efficiënt gepersonaliseerde bulk-e-mails te versturen.